衛生監督部門檔案管理存在的問題和對策

文/鄭州市衛生計生監督局 洪濤 時華龍

衛生監督檔案主要包括日常監督檢查工作的執法文書、案件卷宗、督導檢查內容和各種業務培訓資料，以及固定資產、車輛人員信息、設備設施等，是衛生監督檢查工作的原始記錄和有效憑證。隨著目前科技的飛速發展和衛生監督部門的職能不斷調整，衛生監督檔案管理工作存在著較多問題，本文旨在探討當前我國衛生監督檔案管理工作中存在的不足及相應的改善措施。

一、衛生監督檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案設施硬件不配套。衛生監督檔案是日常衛生執法工作得以順利開展的有效憑證，因此衛生監督檔案的管理需要有固定的辦公場所。衛生監督機構已經成立了大概16年，但是在各級政府部門中還屬于相對成立較晚的單位，同時受國家機構改革的影響，監督職能和人員經常流動，造成大多數衛生監督機構辦公場所面積不能滿足衛生監督工作的需求，甚至部分監督機構沒有固定的辦公場所，也就談不上衛生監督檔案資料的保存管理，檔案儲存缺乏辦公場所是目前衛生監督檔案管理存在的主要問題。

（二）衛生監督檔案管理人員缺乏。衛生監督機構大多是參公事業單位或參照公務員管理單位，受人員編制所限，檔案管理人員多為兼職，還有的是從其他崗位上因年齡偏大轉崗來的。由此造成檔案管理人員缺乏相應的檔案管理專業知識，多數檔案管理人員責任意識不強、缺乏創新精神和工作活力，對檔案的歸集、整理和保存存在一定的紕漏。缺乏檔案管理專業人員和專業知識是造成衛生監督檔案管理工作混亂的主要原因。

（三）衛生監督檔案管理制度不健全。部分單位衛生監督檔案的歸檔和整理過程混亂，如監督執法檔案未按照規定期限和要求進行整理歸檔、歸檔資料不完整；隨意查閱、借閱日常案件的執法文書，無登記記錄、也不及時歸還，更甚至會丟失。衛生監督檔案管理制度不健全是導致這些現象的主要原因，致使檔案缺乏完整性，無法為后期檔案管理工作的進行提供完整的資料。

二、加強衛生監督檔案管理工作的措施

（一）改善硬件環境建設。各級政府要嚴格按照中央編委的要求滿足衛生監督機構工作需要的辦公場所，配備檔案管理需要的辦公設施和用品。衛生監督機構應當按照檔案場所存放規范設置堅固、防火、防潮的專用檔案庫房，配備去濕、滅火等消防設備設施，另外要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。同時加大衛生監督檔案工作的軟硬件設施的投入力度，為檔案資料的歸檔、貯存、借閱等提供基礎保障，逐步實現衛生監督檔案管理工作的科學化和信息化。

（二）提高衛生監督檔案管理人員的業務能力。衛生監督機構由于受編制所限，在無法配備檔案管理專業人員的情況下，必須加強檔案管理人員專業知識的培訓，重視對檔案管理人員素質的培養。第一，按照事業單位定編定崗的要求，設置專職或兼職衛生監督檔案管理崗，要求所學專業為檔案管理相近專業。第二，建立衛生監督檔案管理工作人員的科學培養機制，加強對檔案人員的業務能力培訓，提高衛生監督檔案管理人員的專業素質，不斷更新和強化檔案人員的相關知識，使之具備扎實的檔案管理業務知識，適應目前檔案管理工作日新月異的信息化發展速度。第三，重視檔案管理人員的道德思想教育，檔案管理人員要熱愛本職工作，忠于職守、堅持原則，樹立良好的道德觀念。第四，重視檔案管理人員法律法規意識的培訓，衛生監督檔案管理人員必須堅決遵守國家的法律法規，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。

（三）建立健全衛生監督檔案管理制度，優化衛生監督檔案管理機制。任何工作的有序開展都需要完善的規章制度來保障，作為執法部門，針對檔案管理工作衛生監督機構更要重視規章制度的建設，用規章制度來約束檔案管理工作，保證衛生監督檔案的真實性、可靠性和完整性，依靠規章制度來保障檔案的歸檔、整理、分類和保密等工作順利進行。為此，第一，要制定檔案管理規章制度和相應的獎懲制度，明確相關檔案管理人員的職責，確保管理工作順利進行。第二，要按照制定的規章制度加強衛生監督檔案的整理和歸檔工作，檔案管理人員要及時收集整理并統一歸檔。第三，對檔案管理人員的工作進行監督，不定期抽查其業務成果，以便能及時發現問題、解決問題。第四，衛生監督部門相關領導要提高對衛生監督檔案管理工作的重視程度，對于其中出現的問題要及時處理，以保證檔案管理工作高質量、高效率地完成。

（四）提升衛生監督檔案管理工作的信息化技術手段。現在人工智能技術發展迅速，已逐漸應用到各個領域，尤其是在醫療衛生系統得到了廣泛應用。衛生監督機構可以利用人工智能技術手段對現有的衛生監督檔案資料進行信息化處理，加快紙質檔案數字化進程，提高檔案資源的利用效率。對衛生監督人員和檔案管理人員進行智能化相關知識培訓，把日常的監督工作內容盡可能以數字化形式處理，為衛生監督執法工作提供便利的同時，也提供可靠的信息保障。

社會經濟和科技水平發展越來越快，衛生監督機構應當加大檔案資料的開發和管理力度，實現高質量的衛生監督檔案管理，為新時期衛生監督事業的發展作貢獻。