新時期人口計生檔案管理工作探討

文/山東省成武縣九女集鎮計劃生育服務中心 何海

一、新時期人口計生檔案管理的必要性分析

（一）適應計劃生育工作信息化發展趨勢。近些年來，辦公自動化技術、辦公自動化設備以及互聯網技術的深入發展，使得各個計劃生育單位都開展了辦公自動化、辦公網絡化和辦公智能化建設。這意味著，我國未來計劃生育工作會朝著信息化的方向發展。傳統計劃生育檔案管理中，工作人員主要以手工勞動的方式對計劃生育檔案進行管理，難以適應時代發展需求。新時期，計劃生育服務中心利用多種數字化技術來管理計劃生育檔案，不斷提升單位信息化程度，推動計劃生育工作進一步走向信息化。同時，計劃生育服務中心在運用信息技術的過程中，也會汲取信息技術的運用經驗，吸取教訓，推動其他計生工作信息化。

（二）降低計劃生育服務中心成本的需求。傳統計劃生育檔案管理中，工作人員采取的是手工收集檔案資料、手工存檔等手工管理方式。伴隨計劃生育工作的深入推進，計劃生育工作中產生的各種信息資料不斷增多。如果繼續采用傳統計劃生育檔案管理機制，勢必需要耗費單位更多的資源，不利于單位各項成本的節約。在新時期，推動計劃生育檔案管理信息化，在計算機以及計劃生育檔案管理系統中對計劃生育檔案進行集中管理，不僅能夠降低管理難度，而且能夠最大限度縮減檔案管理開支。除此之外，單位通過構建計劃生育檔案管理系統，可以隨時隨地在互聯網上查閱、檢索和調用計劃生育檔案，十分快速便捷。

（三）提升計劃生育檔案保存周期的必然舉措。計劃生育檔案作為計劃生育工作的歷史憑證，詳細記錄了某一時期計劃生育工作的開展狀況。這些檔案資源能夠為計劃生育服務中心未來有針對性地開展工作提供信息參考，優化單位各項決策。正是由于計劃生育檔案如此重要，因此，如何長期性對其進行保管，充分挖掘計劃生育檔案的價值，則是現階段需要著重思考的課題。信息化技術的出現為單位延長計劃生育檔案保存周期提供了新契機。單位通過利用電子硬盤以及云儲存技術，可以長期對計劃生育檔案進行管理，防止計劃生育檔案的損壞。

二、新時期人口計生檔案管理工作的突破路徑

（一）打造專業化隊伍。各種信息技術運用的基礎是人才。人才要素在計劃生育檔案管理工作中較為重要。計劃生育服務中心把控好人才建設關和人才培養關，才能全面提升計劃生育檔案管理工作的可持續性。首先，從人才培訓視角來看。計劃生育服務中心不僅要強化檔案業務領域的培訓，也要強化信息技術以及信息化設備操作的培訓，培養出一批復合型人才。計劃生育服務中心可以與其他單位共同舉辦培訓班、交流會以及論壇，為本單位人員提供交流平臺。其次，從人才引進層面來看，計劃生育服務中心可以根據未來單位檔案管理工作需求，制定人才引進需求。計劃生育服務中心通過加強與各個高校的合作來引進人才，能夠提升引進工作的科學性。最后，從人才儲備層面來看。計劃生育服務中心有必要儲備一些人才，防止本單位人才供給不足。根據未來一段時期內檔案管理人員退休情況來儲備人才，能夠防止檔案管理工作脫節。

（二）以云儲存終端為基石，搭建互聯共享機制。計劃生育工作是一項龐大且復雜的系統工程，涉及醫院、衛生院、計劃生育服務中心以及衛生局等眾多單位。從節約單位開支、提升計劃生育工作質量的視角來看，各個單位有必要搭建互聯共享機制。本文認為，政府有關部門應當統一牽頭，推動各個單位進行協作，防止相關信息的二次采集，提高計劃生育檔案內部各項資源的準確性。首先，各個單位可以加強合作與聯系，共同出資購置云儲存終端，將計劃生育檔案上傳至云儲存終端。計劃生育檔案在云儲存終端能夠通過互聯網技術進行自由傳輸，極大便利了單位辦公。其次，各個單位應當利用點對點傳輸技術，將云儲存終端與本單位的計劃生育檔案管理系統進行連接，確保計劃生育檔案能夠自動上傳至云終端，提升計劃生育檔案管理工作的時效性和實效性。最后，各個單位均應當利用數字秘鑰、訪問權限以及防火墻等安全技術，提高計劃生育檔案云終端的抗風險能力，防止出現檔案丟失、檔案失真的現象。

三、結束語

計生檔案管理是全面推動衛生計生工作的基礎。計生檔案能夠為衛生計生工作的開展提供決策支撐，防止衛生計生工作偏離正常的軌道。伴隨未來社會環境的變遷，我國勢必會進一步優化計劃生育政策，調整計劃生育工作內部的各個結構。同時，信息技術也會進一步影響計劃生育服務中心的各項工作。在這種形勢下，計劃生育服務中心有必要開展數字檔案建設工作，夯實本單位信息化建設的基礎，為及時響應國家計劃生育政策做好鋪墊。相信在各個地區計劃生育服務中心檔案管理人員的努力下，我國計劃生育檔案管理工作會邁向新的臺階。