淺析如何做好照片檔案管理

文/廣州市婦女兒童醫療中心 龍莉文

醫院內的照片檔案記錄與管理，是通過醫療事業在醫療、科研以及管理等活動中直接形成與產生的，能夠更加直接、真實地對醫療活動以及醫院的發展歷史進行完整的記錄。醫院照片檔案管理作為醫院檔案管理工作中非常重要的組成部分，應該積極轉變管理觀念，引進最新的管理手段，從而使醫院能夠更加符合醫療事業改革的需求，全面提高醫院照片檔案收集、管理以及利用的效率。

一、醫院照片檔案管理的重要意義

（一）記錄醫院發展歷史。通過照片檔案管理能夠更加真實、準確、詳細地對醫院發展歷史進行記錄，并且確保醫院的各個發展過程、重大會議以及相關重大活動都能夠及時完成資料的收集，從而更加方便、快捷地對上級部門以及相關媒體提供及時的訊息與資料，使醫院發展歷史的記錄更加完善與完整，并作為重要歷史見證保存下來。

（二）真實記錄治療效果。在醫師為患者進行治療以及護理時，對治療前患者的病情與治療后患者的改善情況進行分類式的拍照記錄，能夠更加真實地反映出治療效果，并且進行留檔處理，真正反映出臨床的治療效果，這對于醫院內的科研活動以及臨床效果總結等工作都有十分積極的促進作用，有利于醫院醫療水平的可持續發展提高。

（三）醫院檔案記錄更加豐富。對于醫院來說，內部檔案館（室）以及院史的建立都離不開照片檔案管理的支持，通過照片檔案的收集、記錄以及整理，使整個檔案更加形象、生動、具體和真實，這樣一來，既能夠豐富院內的檔案館（室）的收藏內容，也能夠對醫院的文化進行積累沉淀。

（四）提高醫院宣傳工作的效率。通過照片進行事件記錄，可以將照片陳列在醫院的文化長廊、醫院公告欄等位置，這其中包括醫院內部召開的大型活動、新的科研技術、文化建設以及臨床治療資料等，從而使患者以及家屬能夠通過照片更加深入地了解醫院的發展歷史，提高患者對醫院的信賴程度，提升患者與醫師的溝通效率。職工也可以通過文化長廊和公告欄的閱覽了解醫院的歷史和未來發展展望，從而提高患者和職工滿意度，對醫院品牌的宣傳效應是有積極作用的。

二、醫院照片檔案管理工作現狀分析

（一）對照片檔案管理的重要性認識不足。照片檔案管理不僅能夠更加詳細進行檔案記錄，也能夠為醫院的發展提供大量的信息數據。但是，在部分醫院管理部門中，沒有充分認識到照片檔案管理的重要性，并且也不能充分發揮照片檔案管理的作用，只是單一將照片進行存放，不能深刻認識到照片資料的珍貴性，更不能建立更加完善、規范的照片管理系統。

（二）收集與存放的方式不正確。在收集方面，很多珍貴照片的存放比較分散，因為種種原因的影響，使一些具有珍貴歷史意義的照片存放于個人手中，因為保存的方式不正確，部分照片已經出現褪色、發黃等現象，導致珍貴的照片資源出現流失現象。同時，在存放方面，相關的管理人員沒有認識到照片存在的重要性，也沒有掌握照片存在的相關條件，只是將照片進行簡單的保管，從而導致照片損壞，不利于照片檔案的長期保存。此外，現階段除了傳統照片的形式外，還有數碼照片的形式，很多檔案管理人員為了節約時間，經常采用電腦記錄的方式對照片進行保存，從而十分容易發生數據丟失的風險，降低了照片檔案管理的效果。

三、醫院照片檔案管理的有效策略

（一）加強對照片檔案管理的重視程度。醫院內部的相關管理部門應該提高對照片檔案管理的重視程度，并且制定更加完善與規范的管理制度，使照片檔案管理更加規范化、標準化，同時也要落實監督管理制度，定期對照片檔案記錄與管理工作進行監督，從而提高照片檔案管理工作的水平與效果。此外，應該將照片檔案的管理目標作為檔案評審以及復評的核心內容，故而能夠進一步提高檔案管理工作人員對照片檔案管理工作的重視程度。

（二）規范照片收集與存放的方式。對于照片的收集來說，應該嚴格要求工作人員按照收集要求進行操作，在數碼照片時代，基本上所形成的照片形式都是數碼形式，所以在實際操作時，應該分成兩種方式進行收集：一種是在電腦中進行，先將照片進行分類，建立文件夾，并且對照片進行備份，在大文件夾的子文件夾內應該根據照片的實際內容將其分類收集，根據內容進行詳細的記錄，對每個事件加以詳細的闡述與說明。另一方式，應該將數碼照片沖洗出來，將照片進行編號處理，根據照片記錄的詳細內容進行收集與整理，確保電腦整理形式與紙質照片整理形式能夠保持一致，方便以后的利用與查找。與此同時，照片的存放也是十分重要的，無論是紙質的照片，還是U盤、光盤備份，都應該將其放置于恒溫、防磁的位置，使其能夠得到更加妥善的保管，同時，管理人員不能過于依賴電腦，應該將照片檔案進行多份備份處理，防止出現資料遺失的現象，也能夠進一步提高照片檔案的利用效率，方便查詢與瀏覽使用。

四、結束語

總而言之，照片檔案管理非常重要，能夠直接影響到醫院的正常工作和日后發展，必須要不斷創新照片的收集與存放方式，確保照片能夠長時間保存，從而提高照片檔案管理工作效果，為醫院的發展奠定良好的基礎。