論檔案管理的基本策略

文/廣州市工貿技師學院 鐘巧毅

一、當前檔案管理存在的問題

人事檔案按照國家的人事政策，在培養、選拔和任用的工作中，記錄職工的經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作業績的系統規范文檔，是單位合理使用、培養和提拔職工的主要依據。當前許多部門的人事檔案管理比較混亂，收集的個人材料不全或者歸類不正確，在檔案的轉遞過程中不按照規定的流程操作，導致檔案丟失毀損現象時有發生，就人事檔案來說，在保管及使用上存在著不規范的現象，庫房雜亂，缺乏干燥設備及遮光、防潮設施等，造成人事檔案破舊、字跡不清，給人事工作帶來許多隱患問題。由于人事調動比較頻繁，因此人事檔案的轉遞顯得尤為重要，在轉遞過程中，許多單位不履行相關的轉遞手續，致使人事檔案在轉遞過程中丟失材料，給單位及個人造成無法彌補的損失。這類現象主要是我們的人事檔案管理人員沒有認真學習黨和國家的方針政策，不能熟練運用我國人事檔案管理規定，未規范地對人事檔案進行管理和運用。本人根據實際工作中的操作，就如何具體做好人事檔案工作進行粗淺探討。

二、檔案管理的基本策略

在人事檔案管理中，檔案員應以高度負責的態度對每份人事檔案進行整理管理。人事檔案管理的具體策略有以下幾點：

（一）檔案管理的歸集整理。1.收集。（1）因個人的經歷和社會實踐活動是一個持續發展的過程，檔案收集需堅持不懈地做好補充工作。（2）檔案材料主要產生于現實的工作中，既有組織形成的，也有個人形成經組織認可的，來源廣泛，注意不要遺漏，要采取定向收集的方法。（3）有一部分職工檔案材料是按照一定的時間規律形成的，時效性較強，收集應及時，以免時過境遷，增大收集工作的難度。（4）檔案的形成不是孤立的，每一項工作，一個事件，都有其相互的聯系性，收集要按圖索驥，追蹤進行。2.整理。嚴格按照國家及有關上級部門的工作要求整理檔案，做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案均達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。3.不需歸檔的文件材料。（1）經過區分，應屬于文書檔案等其他檔案的材料。（2）重份材料，職工檔案中每一件材料保存數量最多不超過三份，多者刪除。（3）不真實的材料，指的是那些含糊其詞，自相矛盾或虛假、誣陷不實的材料等。4.處理不需歸檔文件材料的辦法。（1）轉出。即轉送有關部門保管和處理。（2）退還。對不齊全不完整的文件材料，退還原形成部門，補辦完整，限期歸還；對個人所得獎狀、榮譽證書、任命書、日記原件等不應歸檔的材料，退還個人保管。（3）銷毀。凡是重份和無保存價值的材料均按規定程序進行銷毀。（4）留存。不屬于歸檔范圍，但有保存價值，由相關部門整理后作為資料保存。

（二）檔案利用管理的基本制度。1.轉遞。（1）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。（2）對轉出的檔案必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。（3）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。（4）接收單位收檔后經核對無誤，應在回執上簽字蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問。（5）接收職工檔案，必須按中組部等有關人事檔案管理的規定進行整理、裝訂；接收時要認真檢查，不合乎要求的應拒收。2.保管。（1）根據有關規定的范圍和原則，集中保管檔案。（2）負責檔案的收轉和登記。（3）確保檔案的安全，定期檢查檔案，發現問題及時解決。（4）配備適用的庫房、裝具及其他設備，并按照“七防”要求，防止人為與自然災害發生。3.提供利用。檔案的價值和工作目的在于利用，利用中應嚴格執行檔案的查閱制度。（1）檔案的查閱規定。凡申請查閱特定職工檔案的單位，首先要填寫查閱檔案報告，寫明查閱何人檔案，還要填寫查閱的姓名、工作單位等，需要摘抄或復制的一并注明。其次，查閱單位要在報告上加蓋公章并由負責人簽字，最后由檔案管理部門審核批準。（2）檔案外借規定。職工檔案一般不外借，在特殊情況下，經分管檔案工作的單位負責人批準方可借用，但要執行以下規定：第一，外借單位必須持有外借檔案介紹信。第二，借出前，要進行認真登記，并由借檔人員簽字。第三，外借的職工檔案，嚴禁轉借、隨意復制和愈期不還（借期一般不超過二周）。第四，歸還時，經檢查清點無誤后，在外借登記冊上及時注銷。（3）出具證明材料的規定。利用單位派人或發函索要某職工檔案內容的證明材料時，一律使用“調查證明材料介紹信”或“函調證明材料信”，加蓋公章，檔案管理部門提供的證明材料，要經領導審閱加蓋公章后登記發出。

三、結語

人事檔案的管理涉及到職工的切身利益，只有嚴格按照檔案管理的基本章程管理，才能將檔案管理水平全面提升，檔案管理作為各項管理工作的基礎，是每一個行政機關及企事業單位必不可少的職能，我們按照國家檔案管理規定做好人事檔案管理工作，建立功能齊備的人事管理檔案室，培養和不斷提高人事檔案管理人員水平，相信我們的人事檔案管理工作會日趨規范。