新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探

文/山東省社會保障基金理事會 張新顏

創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，在創(chuàng)新的時代中，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作如何面對信息網(wǎng)絡(luò)時代帶來的變革，如何適應(yīng)社會發(fā)展的潮流？不少事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理工作不能跟進(jìn)社會的發(fā)展步伐，影響了融入社會信息化的進(jìn)程。因此，探究新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略，意義重大。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案是事業(yè)單位在各項工作中日積月累形成的具有保存和參考價值的資料。檔案存在的目的除了“保存”就是“使用”，用得好，用出效益，才能保證檔案擁有持久的生命力。因此創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理方法，踐行“以用為本”，通過電子化、數(shù)字化、智能化的管理模式，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)全生命周期管理，進(jìn)一步加快辦事效率，提升事業(yè)單位的服務(wù)水平和服務(wù)力度，在新形勢下具有極其重要的作用。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）現(xiàn)代化管理意識有待進(jìn)一步提升。一些年長的事業(yè)單位檔案管理工作者受到長期的傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，在接受新方法、新技術(shù)和現(xiàn)代化管理方式方面需要提高積極性。

（二）現(xiàn)代化管理機(jī)制有待進(jìn)一步完善。一些事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制老舊、傳統(tǒng)，有的雖然引進(jìn)了高效的管理平臺，但配套管理制度不健全，新技術(shù)擱置，并未發(fā)揮真正功效。

（三）現(xiàn)代化管理技術(shù)手段有待進(jìn)一步摸索。新形勢下，事業(yè)單位檔案管理部門在對存量檔案數(shù)字化、新增檔案電子化的過程中，不能百分之百保證電子檔案的真實性。比如在電子檔案的復(fù)制過程中，由于采用的方法、軟件或格式不同導(dǎo)致檔案失真的現(xiàn)象常常存在。數(shù)字化、電子化檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在使用和管理過程中，以往的管理方法不再適用，新的管理方法無論是對于檔案管理者還是對于使用者來說都需要長時間摸索和適應(yīng)。

（四）專業(yè)化人才不被重視。傳統(tǒng)檔案管理觀念根深蒂固，認(rèn)為檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理部門被邊緣化，檔案業(yè)務(wù)知識普及少，專業(yè)化檔案管理人才配備不全，現(xiàn)有管理人員工作積極性不高。

（五）忽視保存電子檔案的原始資料。新形勢下，數(shù)字電子檔案開始廣泛使用，不少事業(yè)單位就忽視了保存電子檔案的諸如紙質(zhì)、影像等原始資料。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略初探

實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)全生命周期管理，踐行檔案的“以用為本”，需要從管理觀念和技術(shù)、管理制度和機(jī)制以及人才吸引和保障等方面探究新方法。

（一）管理觀念創(chuàng)新。管理觀念創(chuàng)新，體現(xiàn)檔案服務(wù)的社會和經(jīng)濟(jì)效益。要明確檔案是事業(yè)單位非常重要的無形資產(chǎn)，檔案管理人員應(yīng)本著管好、用好檔案的理念，針對人事檔案、技術(shù)檔案、會計檔案或文化檔案等不同特點，深入體會其保存意義，摸索不同檔案的管理方法。檔案管理觀念的創(chuàng)新還應(yīng)體現(xiàn)自身的自主性，比如將單一功能的檔案管理工作發(fā)展為集檔案、資料、信息、統(tǒng)計、情報多位一體的信息網(wǎng)絡(luò)中心，在數(shù)據(jù)為王的信息時代，充分發(fā)揮信息載體的作用，使檔案資源成為科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力之一。

（二）技術(shù)手段創(chuàng)新。1.采用專業(yè)的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)。當(dāng)今電子信息化時代下的事業(yè)單位檔案管理應(yīng)選擇融合性強(qiáng)的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)。管理軟件功能應(yīng)涵蓋：（1）檢索功能健全。（2）模塊化設(shè)計，能夠快速擴(kuò)展和適應(yīng)不同需求和業(yè)務(wù)。（3）支持平臺擴(kuò)展和融合，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息交互。（4）安全性、保密性高，備份完善。2.數(shù)字電子檔案的過程控制。在數(shù)字化、電子化檔案的過程中，要保證采集檔案的真實性，可以采用優(yōu)化的技術(shù)手段，比如使用縮微復(fù)制技術(shù)、光盤備份技術(shù)做好檔案的數(shù)字采集和多重備份工作；在用好綜合檔案管理軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立電子檔案查詢網(wǎng)站，開發(fā)微博、微信等信息平臺，同時做好安全備份。3.數(shù)字電子檔案的原始資料管理。原始資料可以通過高速掃描儀或?qū)Ｓ玫膾呙柢浖呙瑁瑢⒃假Y料尤其是紙質(zhì)資料加工為高質(zhì)量的影像文件，可以設(shè)置不同的格式，保存在服務(wù)器或電腦中。

（三）管理制度和機(jī)制創(chuàng)新。為適應(yīng)社會的高速發(fā)展，需要不斷創(chuàng)新檔案管理制度，明確檔案工作的年度方針和目標(biāo)以及檔案管理者的義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的考核辦法，精益化管理，使得檔案管理工作職責(zé)明確、獎罰分明。

（四）人才吸引和保障。知識型、創(chuàng)新型的檔案管理人才是切實落實新形勢下的檔案管理工作的核心力量。一方面要科學(xué)選拔和培養(yǎng)檔案管理人員；完善檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，激發(fā)人才學(xué)習(xí)主動性。另一方面要制定和落實激勵政策，吸引專業(yè)化管理人才的入駐，同時激發(fā)人才的內(nèi)在成長動力，使高素質(zhì)的檔案人才能夠全身心投入到檔案管理工作中。

四、 結(jié)語

新形勢下的事業(yè)單位檔案管理應(yīng)“以用為本”，借助互聯(lián)網(wǎng)，嘗試跨界融合，創(chuàng)新驅(qū)動，建構(gòu)全新的事業(yè)單位檔案管理模式。