新常態下事業單位檔案管理規范化標準化建設探究

文/云南省建水第一中學 李翠松

隨著我國綜合國力的持續提升，市場經濟轉型的不斷深入，事業單位正處在改革發展的重要階段。對檔案管理工作來說，事業單位改革意味著諸多變化，檔案管理工作涉及的內容、工作、職責也更為廣泛，事業單位傳統的檔案管理模式顯然已經無法適應當前改革的步伐，檔案管理工作也迫切需要進行變革。規范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，歷來是企業管理高度重視的內容，對事業單位檔案管理工作來說，規范化標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質量，提升事業單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發生率。所以，為有效保障事業單位改革的有序推進，加強事業單位檔案管理規范化標準化建設勢在必行。

一、事業單位檔案管理現狀分析

（一）對檔案管理規范化標準化建設的重視不足。從事業單位實際情況來看，諸多事業單位仍舊將工作的重點放在經濟效益方面，片面認為檔案管理工作本身不具備經濟效益，在實際工作進程中對檔案管理重視程度不足，導致檔案管理規范化標準化建設嚴重滯后于事業單位改革。

（二）檔案管理規范化標準化制度建設較為滯后。科學合理的制度是保障各項工作開展的先決條件。但從事業單位檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理工作仍舊沿用傳統的管理制度，顯然無法滿足事業單位檔案管理工作的實際情況，檔案管理規范化標準化制度建設存在嚴重的滯后性。

（三）檔案管理數字化建設步伐較為緩慢。進入“互聯網+”時代，數字化建設已經成為各行各業發展的主旋律，檔案管理工作自然也不例外。但從事業單位檔案管理工作實際情況來看，因為檔案管理規范化標準化建設的滯后，導致檔案管理數字化建設的整體情況不夠理想，僅有部分內容實現了信息化管理，且因為數字化建設欠缺統一的規范與標準，事業單位檔案管理數字化建設步伐較為緩慢。

二、事業單位檔案管理規范化標準化的措施與建議

（一）加大內部宣傳教育力度。為有效推動事業單位檔案管理規范化標準化工作的開展，事業單位領導層必須要將檔案管理規范化標準化納入日常工作，將其提升到發展戰略的高度。與此同時，事業單位需要全面加大檔案管理規范化標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應當包含事業單位內部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規范化標準化的開展，同時主動參與進來，共同推動檔案管理的規范化標準化建設。

（二）建立健全立卷歸檔標準。事業單位傳統的檔案管理工作在立卷歸檔組合方面不夠規范，其正是制約事業單位檔案管理規范化標準化建設的主要原因，建立健全立卷歸檔標準成為關鍵所在。這就需要事業單位檔案管理全面按照“以我為主”的立卷歸檔原則，保障檔案保管利用價值的最大化。實際工作進程中，事業單位必須要嚴格落實有關要求，致力于完善以下幾個方面的問題：首先，有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進行全面的區分，諸如各種文件資料本身在內容、形式等方面類似，必然需要針對相關問題實施系統的研究，避免檔案管理存在重復、信息冗余的現象。其次，全面掌控立卷歸檔對應的時效性，必須要完成現行文件任務之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產生巨大的影響，同時案卷對應的立卷方法、裝訂質量同樣至關重要，必須要嚴格按照規范的流程標準來協調立卷方法、案卷裝訂質量，保障立卷歸檔的規范化標準化。

（三）完善檔案管理制度與機制。規范、標準的制度是推動各項工作有序開展的重要基礎，事業單位檔案管理規范化標準化建設同樣離不開管理制度。從事業單位實際情況來看，應當針對檔案管理機制進行全面的優化調整，基于組織保障、部門寫作、工作內容要求、崗位職責劃分等諸多層面進行全面的優化。具體來說，事業單位應當基于檔案管理工作實際，全面優化檔案管理規章制度，將對應的責任明確到個人，并安排專門負責人，針對檔案管理工作的各個環節進行全面的監管。與此同時，事業單位還應當組織檔案管理規范化會議，通過內部協商共同制定規范化、標準化的檔案管理機制，針對相關職能部門的職責、義務進行明確的規定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協調合作，規范檔案資料收集的完善性、利用的安全性。基于檔案管理制度與機制的全面完善，使得事業單位檔案管理工作能夠嚴格按照制度、機制來開展，整個管理工作的過程自然更為規范。

（四）規范信息化建設標準。進入信息化技術高速發展的“互聯網+”時代，各行各業均在致力于信息化建設，事業單位檔案管理自然也不例外。信息化管理作為顯著的特征在于標準化、規范化以及便捷化，這就需要事業單位全面推進檔案管理信息化建設，綜合參考信息化建設要求建立檔案管理工作的相應規范、標準。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設的相關要求，必須要針對檔案管理整個流程建立系統的標準、規范，檔案管理隊伍在開展相關操作的過程中，均能夠嚴格按照相關標準、規范來進行操作，基于統一的操作模式、規范的處理體系，使得檔案信息資料處理實現信息化轉化，保障事業單位檔案管理工作能夠進行高效的共建共享。

（五）規范檔案著錄與分類號。事業單位檔案管理規范化標準化建設必然離不開對應的標準、規范，建立規范標準開展檔案重組就成為首要內容。對事業單位來說，應當做好以下幾個方面的措施：首先，針對一些內容復雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進行重新組卷處理，即將本身存在聯系的檔案進行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規范、標準，從而有效優化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。著錄工作是檔案管理信息化建設的基礎性工程，關系到檔案管理的可靠性、真實性。所以，事業單位檔案管理部門必須要嚴格遵循《檔案著錄規則》，同時綜合參考檔案管理信息化建設的具體情況，建立健全檔案管理著錄的具體細則，針對著錄行為進行全面的規范，有效推動事業單位檔案管理的規范化標準化發展。與此同時，分類號是檔案檢索的重要標準，關系到檢索的效率與質量。事業單位檔案管理部分必須要在遵循《中國檔案分類法》的同時，主動結合事業單位檔案管理信息化建設情況，構建基于信息化建設的分類標準、流程，為事業單位檔案管理信息化建設奠定基礎。

三、結語

總的來說，事業單位檔案管理規范化標準化建設作為提升檔案管理效率與質量的重要途徑，必須要引起高度重視。對各個事業單位來說，應當主動吸收借鑒檔案管理相關的先進理論、經驗，針對當前檔案管理實際進行系統、深入的分析，結合檔案管理信息化建設進程來建立健全相應的規范標準，通過加大內部宣傳教育力度、建立健全立卷歸檔標準、完善檔案管理制度與機制、規范信息化建設標準以及規范檔案著錄與分類號，以此來推動事業單位檔案管理工作規范化標準化發展。