新時期辦公室檔案管理策略研究

文/山東省濰坊市人民醫(yī)院 鄧藝琳

辦公室檔案管理是單位的一項重點工作，良好的檔案管理工作是單位整體管理水平的直接體現(xiàn)。但是一直以來，單位對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導致辦公室檔案管理模式陳舊，管理觀念落后，無法適應當前時代發(fā)展對于檔案管理工作的總體要求，有待進一步創(chuàng)新提升。在工作實踐中，要針對新時期辦公室管理中存在的主要問題，有針對性進行整改，提升辦公室檔案管理綜合水平。

一、辦公室檔案管理過程中存在的突出問題

（一）對于辦公室檔案管理不夠重視。在工作實踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎性工作之一，一般單位的領導者將主要的管理精力集中在主要業(yè)務之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠。很多單位在管理過程中并未意識到辦公室檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式開展工作，在辦公室檔案管理過程中，不投入相應的資金，從而導致在實際的檔案管理過程中基礎設施不夠完善，這就給辦公室檔案管理帶來一定的安全風險，不利于辦公室檔案管理工作的有序開展。

（二）辦公室檔案智能化管理有待提升。對于單位管理來說，在辦公室檔案管理過程中，由于檔案管理具有一定的特殊性，很多時候需要在管理過程中將紙質(zhì)版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數(shù)據(jù)形式，然后便于存儲和管理，這是辦公室檔案管理信息化中最為基礎性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統(tǒng)的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨厚的優(yōu)勢。在大數(shù)據(jù)共享平臺的操作過程中，很難避免操作漏洞，一旦辦公室檔案管理計算機出現(xiàn)問題，就很容易受到外來的攻擊，導致存儲數(shù)據(jù)丟失。因為檔案記錄的都是具有重要信息價值的資料，一旦發(fā)生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴重的損害，影響辦公室檔案的信息安全。

二、加強辦公室檔案管理的有效策略

（一）加強大數(shù)據(jù)管理能力，提升管理綜合水平。在新時期開展檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代信息技術，特別是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術，與檔案管理工作存在著緊密的聯(lián)系，對于豐富和提升檔案管理綜合水平具有重要意義。在檔案管理實踐中，通過融入大數(shù)據(jù)技術，加強檔案數(shù)據(jù)的搜集、整理，可以進一步進行數(shù)據(jù)篩選和分析，形成有價值的信息，推動傳統(tǒng)檔案管理工作提檔升級。在檔案管理實踐中，大數(shù)據(jù)技術的應用包括三個層面：第一是基礎數(shù)據(jù)信息存儲設備的配備，第二個層面是注重數(shù)據(jù)信息的收集和整合，第三個層面是優(yōu)化技術算法，對收集到的信息進行有效分析，進而可以對下一步工作進行有效的指引，提升數(shù)據(jù)信息綜合分析與整合能力，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求，提升綜合管理效能。

（二）提高對辦公室檔案管理的重視程度，優(yōu)化規(guī)范化系統(tǒng)管理。為了有效防范檔案規(guī)范化管理過程中的安全風險，應該對辦公室檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應該在認識到辦公室檔案管理工作重要性的基礎上，積極創(chuàng)新辦公室檔案管理模式，運用數(shù)據(jù)技術，提升辦公室檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。同時，加大檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施，配備具備先進管理系統(tǒng)的規(guī)范化管理設備，簡化辦公室檔案規(guī)范化管理工作流程。根據(jù)辦公室檔案管理的實際特點，完善相關的系統(tǒng)建設，解決檔案規(guī)范化管理過程中基礎設施不健全的問題，促進檔案規(guī)范化管理質(zhì)量不斷提升，有效提升辦公室檔案管理質(zhì)量。

（三）優(yōu)化管理流程，建立科學完善的辦公室檔案管理工作標準。在辦公室檔案管理過程中，應該積極制定和完善辦公室檔案管理制度，制定嚴格的工作標準和工作流程。可以根據(jù)本單位工作實際，結合辦公室檔案管理的基本特點，制定符合發(fā)展特征的辦公室檔案管理工作標準，并在內(nèi)部進行宣傳和普及，要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執(zhí)行。對于其中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行整改，避免問題擴大帶來的不利影響。

（四）提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理需求。在管理實踐中，應該在提高辦公室檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)。單位應該積極更新管理觀念，對于辦公室檔案管理工作配備專門的工作人員，選擇具備辦公室檔案管理專業(yè)知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓，從外界聘請檔案管理領域的專家學者，針對當前時代背景下的辦公室檔案管理問題開展培訓，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，有條件的單位還可以在社會上招聘具備較高檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人才。

三、結語

綜上所述，辦公室檔案管理是單位的一項重點工作，應該給予足夠重視。在工作實踐中，應該積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，建立科學完善的辦公室檔案管理工作標準，促進辦公室檔案管理水平不斷提升。