現代檔案管理中加強基礎工作的建議

文/淄博市第一醫院 王欣

科學技術的不斷發展促進了檔案管理工作的現代化，但是，當前檔案管理基礎工作中存在的問題降低了檔案調取和查閱的效率，因此，要正確認識檔案管理基礎工作的作用，并尋找相應對策來加強檔案管理基礎工作，使之滿足現代檔案管理工作的新需求。

一、當前檔案管理基礎工作中存在的問題

（一）檔案管理工作者專業素質低。據調查，當前一些單位的檔案管理工作者多為年齡較大的員工，這些員工對新知識的接受能力較差，缺乏信息技術知識和操作技能，無法正確理解并準確應用先進的檔案管理方法，這在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開展。另外，部分檔案管理工作者由于缺乏專業素養而忽視基礎工作的重要性也是影響該項工作順利開展的一個重要原因，部分檔案管理人員對基礎工作的認識不到位，埋怨基礎工作繁瑣復雜，以致在檔案管理過程中出現應付了事的現象。

（二）檔案分類不合理。檔案分類不合理主要體現在分類標準太過單一，有些單位在對檔案進行分類管理時只是簡單地依據時間先后順序進行排序分類，忽視了檔案的具體內容，這給日后的檔案檢索工作造成了很大的困難，大大降低了檔案調取查詢的效率。此外，檔案的不合理分類導致檔案管理工作混亂，缺乏規范操作，將給日后的檔案匯總工作帶來嚴重影響。

（三）檔案編號不健全。對檔案進行編號處理是檔案管理工作的重要組成部分，但目前在部分單位的檔案管理工作中，管理人員還是按照傳統的管理辦法對檔案進行編號，使得很多新的檔案內容無法錄入。另外，部分單位存在沒有設計目錄的檔案，這類檔案在內容上沒有準確定義，一旦丟失，便無從查找，對于已經存在的內容也無法順利排序。

二、如何加強檔案管理基礎工作

（一）提高檔案管理工作者的專業素質。單位要加強對檔案管理者的專業培訓，強化工作人員的專業觀念，幫助檔案管理者清楚地認識到檔案管理基礎工作的重要性。在實際工作中，檔案管理者也要準確規范地對檔案進行分類、整理和登記，做到分類有據、整理認真和登記準確。另外，除了專業素質，足夠的耐心和高度的責任心對檔案管理基礎工作者也是十分重要的。檔案管理基礎工作十分繁瑣和復雜，很多檔案管理者由于缺乏耐心和責任心而對分內的工作應付了事，因此，單位要想加強檔案管理基礎工作，還要加強對相關工作人員責任心的培養，使其在進行檔案管理基礎工作時能夠始終做到細心和耐心。

（二）加強檔案管理工作的整體性和系統性。對檔案進行分類的標準并不統一，不同單位的檔案管理者應該找到適合自身的檔案管理形式，對檔案進行合理分類和準確登記，完善檔案標題關鍵詞的區分工作，有效提高檔案查找的準確性和便捷性。另外，建立檔案的關聯數據庫也是提高檔案檢索速度的有效途徑，一個包含檔案管理基礎數據的信息庫是整個檔案管理工作系統高效運行的有力保障。為了使檔案管理基礎工作不斷向現代化發展，單位需要積極引進現代化的信息技術和管理方式，從整體上提高檔案管理標準，在更高層工作標準的指導下，使檔案管理工作者可以充分發揮主觀能動性，更加細致地對檔案信息進行管理。

（三）建立完善的檔案管理信息系統。如今，信息技術在檔案管理系統中發揮著越來越重要的作用，絕大部分檔案信息已經實現了數字信息化，這就要求檔案管理者更充分地應用先進的科技手段，不斷健全信息管理系統，提高檔案信息檢索的準確性和時效性。要完善檔案管理信息系統，首先要對檔案信息進行優化分類，要求檔案管理者在計算機上仔細填寫信息分類，并準確設置檔案名稱中的關鍵詞，方便日后進行檔案信息檢索。其次，在對檔案信息進行分類時，要合理控制類別名稱的長度，避免出現符號或生僻字眼，在設置檔案信息名稱中的關鍵詞時，要優先選擇新入檔的信息以及利用率較高的信息，分清檔案信息的主次關系。最后，對于已經丟失的檔案，要專門設置分類欄并標明所屬部門及相關檔案名稱，方便日后查閱。綜上，建立完善的檔案管理信息系統的主要目的是提高檔案信息檢索的時效性和準確性，因此要保證信息處理系統處于不斷更新的狀態，并爭取檔案管理信息系統與現代技術同步升級，實現檔案管理基礎工作的現代化。

三、結語

檔案管理基礎工作是整個檔案管理任務順利完成的基本保障，沒有基礎工作現代化這一步驟，其他任何管理部分的現代化都是沒有意義的。基礎工作中的分類、整理和登記都是在為后期的檔案查找和調取做鋪墊，因此，準確、認真地做好檔案管理基礎工作是十分必要的。單位在進行檔案管理時也要對檔案管理基礎工作提起高度重視，在管理之初做好準備，才能方便后期的工作開展。