信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

文/泰安市中心醫院人力資源部 田云峰

當今社會，現代化信息技術迅猛發展。受到互聯網的影響，各個行業都在潛移默化中不斷改變，文書檔案管理工作也不例外。受到信息技術的強力沖擊，傳統的文書檔案管理已經不再適應當前社會的發展形勢，文書檔案管理工作必須要與時俱進，融進新的理念和技術，緊跟時代潮流和腳步，才能滿足社會發展的需要。

一、信息時代檔案管理工作面臨的新形勢

毫無疑問，伴隨信息化時代席卷全世界，隨之而來的高科技、現代化信息技術掀起了文書檔案管理工作的改革發展新浪潮。文書檔案信息資源體量的劇增，信息資源的整合利用、各類電子文書檔案管理系統的建立等，都標志著現代社會文化檔案管理工作迎來了創新性的管理變革與技術進步。正可謂，機遇與挑戰并存。信息化技術在為傳統文書檔案管理模式注入新活力的同時，也在不斷顛覆傳統管理的思維方式，這對新時期文書檔案管理工作將是一項全新的挑戰。

二、信息時代檔案管理工作呈現出的新問題

（一）基礎業務的薄弱性仍然突出。信息化發展迅猛，但各單位適應信息化發展而對文書檔案管理工作作所出的調整卻不夠及時和有效。尤其是信息化初始，各類文獻資料呈現出“井噴”的狀態。一時間由于兩者的不匹配，導致文書檔案管理工作基礎薄弱性特征尤為突出。

（二）信息資源開發利用不足。當前，雖然很多單位開發利用了各類信息化系統助力文書檔案管理工作，但流于表面形式的居多，很多資源未能真正、及時、有效、充足得到使用。也就是說，雖然現已進入信息化時代，但信息化資源尚未真正得到充足的利用，信息資源開發利用不足。

（三）傳統文書檔案封閉落后的管理模式依然盛行。從實體管理到信息管理，從信息管理再到知識管理，這一過程是當今信息時代文書檔案管理必然要經歷的環節。受到傳統觀念的影響，“重藏輕用”的矛盾依然突出。信息時代，對信息數據的“用”，要提到更重要的地位，必須要通過合理、有效的二次開發，將編研成果推送至檔案受眾。

（四）工作人員技能素質與信息化時代要求差距明顯。信息時代對文書檔案管理的要求更為嚴格，由于管理內涵更加豐富，文書檔案管理人員必須要及時更新觀念，提高業務水準，強化業務技能。然而，很多單位對文書檔案管理人員缺乏培訓教育，導致其技能與信息化建設要求差距拉大。

三、信息時代檔案管理工作創新發展的對策

（一）以人為本，優化文書檔案管理人才隊伍結構。優秀的人才隊伍、科學合理的人才梯隊和結構，是確保新時期信息化時代背景下推進文書檔案管理又好又快發展的基本保證。沒有人才，就失去了基礎，一切都會變成空談。要培養適應新時代發展需要的高技能文書檔案管理人才，既要加強檔案管理人員的基礎業務技能，同時也應當不斷提高人才隊伍的綜合素質。當前形勢下，單位必須要以現代信息化要求為指導，強化檔案管理隊伍關于現代信息技術的開發和利用，增強理解、獲取、利用信息的技術能力，不斷優化人才隊伍，以確保管理人才隊伍體系科學、合理。

（二）資源優化，全面擴充文書檔案的信息資源庫。信息資源整合，是文書檔案管理的有效方式。要做好該項工作，首先要做好日常文檔管理的數據采集、整理、加工和利用；其次要根據具體形勢做好文書檔案管理的數字化建設，確保信息資源整合的有效性和科學性，并在此基礎上提升檔案信息資源推送和利用服務，構筑文書檔案管理工作與其他業務工作之間的橋梁，提升文書檔案的憑證價值和參考價值。

（三）統籌全局，打造系統完善的綜合服務機制。在信息化時代背景下，要做好文書檔案管理工作，必須要立足新形勢和新要求，將深入開展文書檔案管理事業作為根本目標，站在新的高度統攬全局、綜合協調，提升檔案管理的工作內涵，處理好檔案整理保存與保密安全及有效利用之間的關系，建立完善、系統的檔案綜合服務機制，有效利用管理制度化提高服務水準和工作效率。

（四）科學嚴謹，確保文書檔案信息化建設穩步推進。數字化和信息化，是信息時代檔案管理工作面臨的必然趨勢。這也是文書檔案管理從傳統模式向智能化方向轉型的必經階段。近年來，云計算、人工智能、大數據、區塊鏈等新興技術對文書檔案的信息化建設，將產生變革性的影響，要確保文書檔案管理的穩步推進，必須要有科學嚴謹的意識，制定文書檔案事業信息化發展建設規劃，逐步實現OA辦公自動化系統、電子政務等信息資源之間實現有效聯接。