檔案館電子檔案管理的思路與策略

文/昭通市檔案館 張翔

檔案館電子檔案主要記錄在磁帶、光盤和磁盤等載體中，通過代碼形式生成，并利用計算機系統存取文件。電子檔案的形式有電子書、電子郵件、電子表格和電子圖片等，其優勢非常明顯，大大減少了檔案存儲空間，也為今后的查詢與利用帶來了便利。但是檔案的電子化也有很多問題，其信息容易被篡改與竊取。對此檔案館要重視電子檔案管理工作，不斷轉變工作方法，提升電子檔案管理效率。

一、檔案館管理電子檔案的特征

第一，電子檔案具備獨立性特征。檔案館電子檔案主要通過計算機網絡實現傳遞，存儲位置并未固定下來，存儲環境、利用載體經常出現變化，不過其內容與信息形態相對固定。第二，檔案館電子檔案利用計算機實現存儲與利用，在軟硬件設施、操作系統上有著較強的依賴性。在計算機的支持下，才能完成對電子檔案的制發、存儲、分類和歸檔。第三，容易發生安全隱患。電子系統內檔案主要通過計算機完成，因為互聯網登錄較為便捷，他人容易修改和復制電子檔案，可以快速變更原電子檔案，且不會出現處理痕跡，不利于電子檔案的有效管理。若是原材料缺少備份，傳遞時計算機硬盤系統發生故障，將出現檔案丟失與受到破壞等問題。

二、檔案館電子檔案管理的思路與策略

（一）轉變觀念，增加資金投入。檔案館要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，將其納入單位管理的重要位置。檔案館要注意人員的合理配置，安排專人負責管理電子檔案，對電子檔案實行標準歸檔，保證可以隨時隨地查詢檔案資料。為了讓電子檔案管理工作高效開展，檔案館還要將各項現代化設備配置齊全，如盡快購置計算機、掃描儀等，并定期增加相關軟件，這需要領導重視程度，在資金上加大投入力度。此外，為了提升電子檔案管理的一體化和網絡化水平，檔案館也要注重開發與之配套的應用軟件體系，要注意組織技術力量進行開發，或者是購買適用于本單位的電子檔案管理體系。

（二）完善電子檔案管理制度，提升標準化水平。檔案館在制定電子檔案管理制度的過程中，要做好以下幾點措施：第一，對文件管理與電子文檔作出統一管理，這是由于電子文件屬于電子文檔的基礎內容，需要在基礎上做到操作的規范性，才能讓電子文檔更加準確與真實。第二，檔案館要在檔案管理體系中納入電子檔案前期收集、整理等工作，讓檔案資料在收集與整理時實現規范性與統一性的提升。第三，檔案館要建立專門的電子檔案檢測部門，對電子檔案接收之前需要嚴格檢測，這樣可以保證電子檔案的原始性與真實性。此外，檔案館為了提升電子檔案現代化管理水平，還需要采取標準化管理方法，應該從實際電子檔案管理工作出發，明確制定相關標準，在具體工作中嚴格執行。這樣電子檔案管理才更加標準化，為后期的利用創造良好條件，能夠將應有的價值與作用發揮出來，促進檔案館進一步發展。

（三）做好電子檔案安全保管工作。在檔案館電子檔案歸檔以后，應該實行有效的保管方法，提升檔案資料的安全性。第一，應控制好存儲載體的質量。第二，對存儲載體保管條件進行改善，在檔案館的電子檔案保管過程中，要注意遠離有害氣體和磁場環境，建立有利于磁、光介質管理的良好環境，并加強對環境溫度與濕度的控制。第三，做好計算機病毒檢測工作，保存電子文件的載體不能有病毒，讓載體始終處于良好保護狀態，加強對加密電子檔案的管理。第四，檔案館要想保持電子檔案信息的完整性、可讀性和載體的無損傷，要注意對電子檔案的安全性檢查，只要信息與載體等出現損壞，就要將維護措施做到位，認真開展拷貝、修復等工作，從而避免出現安全問題。

（四）培養高素質檔案管理人才。電子檔案的規范化和科學化管理，離不開一批素質高、能力強的檔案管理人才，對此檔案館要加大人才培養力度，為電子檔案管理工作高效開展奠定良好基礎。檔案館要注重對已有檔案管理人員的培訓，讓他們盡快掌握最新的檔案管理知識，能夠熟練操作各種現代化設備，避免出現錯誤操作的行為，保證電子檔案的完整性與安全性。同時檔案館也要注重引進人才，尤其是懂檔案專業知識和計算機運用技術的人才，這樣才能解決電子檔案管理中出現的問題，發揮出計算機技術、網絡技術的作用，促使檔案館電子檔案管理工作效率不斷提升。

三、結語

總之，隨著計算機的進一步普及與應用，檔案館電子檔案數量將日益增多，在便于存儲與利用檔案的同時，也容易出現各種風險隱患，如黑客攻擊、病毒傳播等。對此檔案館管理人員應該提高重視，既要提升電子檔案管理水平，提升檔案資料的完整性與真實性，同時也要注意做好安全工作，避免對電子檔案造成破壞。檔案館要逐步增加資金投入，將現代化設備配置齊全，并培養更多素質高、能力強的人才，為電子檔案管理水平的提升創造更有利的條件。