新形勢下檔案“雙套制”管理模式研究

文/廣東省河源市廣東省南粵交通河惠莞高速公路管理中心 陳靜妙

當前我們已經全面進入信息化時代，檔案管理領域也不例外，尤其是電子文件的出現大大提高了檔案使用效率，也節約了檔案的物理儲存空間。電子簽名是實現工程項目信息化管理的主要技術手段之一，它解決了信息系統生成的電子文件經系統化整理后直接歸檔成為電子檔案的問題，有效提高項目檔案工作效率，但目前比較難以實現檔案全文信息數字化，最終形成了當前電子和紙質檔案并存的檔案管理新局面。

一、檔案“雙套制”管理模式

所謂“雙套制”檔案管理就是建設項目檔案由電子檔案和紙質檔案兩部分組成，目前在高速公路建設單位實施“雙套制”檔案管理模式，即電子簽名的電子文件經系統化整理后直接歸檔成為檔案，卷內文件上相關責任人不再進行手工簽名。但電子文件仍存在兩種類型，第一種是通過電子簽名直接形成的，第二種是紙質文件數字化形成的。其主要特點是，第一種有電子簽名的電子文件為原生文件，有電子簽名的文件打印成紙質歸檔的文件為電子檔案的復印件；第二種則反之。

二、檔案“雙套制”管理中的問題及解決對策

（一）問題一。通過信息系統生成帶有電子簽名的電子表格，所打印的紙質表格屬于電子檔案的復印件，按傳統程序應在紙質表格上加蓋單位公章，那么即存在電子表格無公章的問題，導致電子施工表格與紙質不一致。解決對策：為確保電子文件與紙質文件的一致性和電子文件原件的效力性，同時確保檔案“雙套制”管理模式的規范化，建設單位可要求各參建單位啟用電子公章。由中標單位辦理電子公章數字證書并向建設單位正式行文啟用該電子公章，由各參建單位指定專員負責電子公章數字證書的使用及保管，通過完善電子公章各項辦理及啟用程序手續，確保電子公章的效力性。

（二）問題二。電子簽名主要通過個人數字證書實現，但當下形式存在施工單位個人數字證書使用不規范問題，如何確保個人數字證書簽認的真實性？如何確保該數字證書為本人使用？解決對策：重點加強個人數字證書的申請及領用手續管理。首先，各參建單位設置專員負責數字證書的申請及發放工作。其次，進一步完善數字證書申請及領用各環節相關手續，要求以本人手持身份證、個人數字證書及簽領表進行拍照確認領用。最后將申領資料及申領照片存檔。通過完善領用手續和建立責任機制來約束本人應正確使用且做好個人數字證書保管，同時對個人數字證書所簽認的質檢文件承擔相應的責任。

（三）問題三。電子檔案的數據安全問題。解決對策：實行檔案“雙套制”管理模式得保證項目電子數據容災條件，做好本地、異地備份，且電子檔案管理系統及數據的計算機機房應具備防攻擊、防病毒等軟硬件能力。

三、對檔案“雙套制”管理模式的新思考

（一）提前介入，做好培訓。1.完善合同管理。指導各參建單位在與軟件公司的技術服務合同中明確電子檔案系統的數據存儲和托管、建設及營運各階段電子檔案系統的使用權限等問題，確保檔案系統模塊滿足檔案工作的所有要求，使電子檔案系統的歸檔工作和技術支持得到保障。2.為加快推動項目檔案“雙套制”實施工作，建設單位首先應建立《檔案“雙套制”管理實施方案》，并及時組織各參建單位進行實施方案的宣貫和電子檔案系統的培訓。

（二）抓好過程，加強措施。1.做好電子檔案進度管控。實行電子檔案形成情況季報管理，同時通過電子檔案系統對各參建單位電子檔案系統的使用進行全程監控，并加強監督、指導工作。2.做好電子文件質量管理。對紙質檔案數字化操作提出標準化要求，并開展紙質檔案數字化質量的專項檢查，可要求監理將電子檔案數字化質量納入月度檔案檢查。

（三）不斷完善，優化應用。1.檔案“雙套制”的管理目前仍在邊試邊行的階段，各建設單位在過程管理中，應根據實際應用情況對實施方案進行合理修訂，以“方案指導工作，工作修正方案”為原則，進一步優化“雙套制”的各項管理及提升電子檔案系統的有效應用。2.持續保持對電子檔案系統的“鉆研”態度，鉆研如何達到高效收集電子表格并完成排序，如何改進系統操作模塊及功能等達到更有效的電子檔案管理效果，如何通過應用電子檔案助力本項目檔案管理，如何改進常規的項目檔案過程管理更貼合檔案“雙套制”管理模式等。

四、結語

當前應用的“雙套制”檔案管理模式是以實現“單軌制”為目標的過渡階段，這一階段的檔案管理以紙質和電子化檔案并重，需要我們適應新形勢，轉變舊觀念，適當轉變以往常規的檔案過程管理，通過不斷完善、提高管理水平，為檔案管理“無紙化”時代的到來做好準備。