數字檔案在現代檔案管理中的應用

文/大連港油品碼頭公司 于燕

一、檔案數字化對于現代檔案管理的作用

（一）檔案數字化讓現代檔案管理實現了資源共享。通過計算機技術建立一個存儲量大而且信息量十分廣泛的數據庫，能夠有效為檔案管理工作提供更加廣闊的空間。現代檔案管理工作的目的就是通過對早期信息進行整理和利用，從而為日后的信息查詢和制定決策等提供相應的依據和借鑒。更好更快地為用戶提供利用。由于傳統的信息儲存方式主要依賴于紙質信息存儲，所以其存儲量非常小，存儲空間巨大，而且使用極不方便，很難滿足檔案信息的利用要求，也無法有效實現資源共享，因此在這種需求下，通過數字檔案技術建立現代檔案管理數據庫，不僅能快速實現資源共享，而且還能有效延長儲存時間，增加儲存的容量和范圍，這不僅對檔案管理人員的工作帶來了極大的便利，同時也更加全面滿足了員工的實際需求。

（二）數字檔案的應用使現代檔案管理工作更加便捷。在信息化技術不斷發展的過程中，網絡已經成為學習溝通的重要載體，在現代檔案管理中，其實用性有突出的表現，通過網絡數據庫能夠實現資源快速搜索和查找，相關人員登錄網站進入系統后，可以隨時隨地滿足對檔案查詢的需求，這不僅使檔案管理人員的工作效率得到了很大的提升，同時也有效節省了人力、物力和財力的投入。數字檔案技術可以讓檔案管理人員從復雜繁瑣的工作中脫離出來，能夠快速、大量保存相應信息，在查詢過程中也能夠按照設定的程序，根據相關的關鍵詞或者代碼等形式輕松的實現搜索和查看，因此有效減少了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的工作效率。這些信息的獲取需要檔案人員前期檔案的收集、整理、編目等基礎數據的錄入和文檔的掃描工作。

二、數字檔案在現代檔案管理工作中的具體應用

把計算機技術應用于檔案管理中，首先需要把相關的資料和數據進行有效的整合，建立相應的數據庫。在實際使用的過程中，要不斷對相應的資料進行整合和實時更新，通過不斷改進來逐步完善數據庫的相關內容，通過數據庫的建立滿足相關單位對檔案管理的實際需求。此外需要特別注意的是，建立數據庫時一定要根據本單位具體的實際情況和實際需求來完成，不能盲目模仿或毫無依據地建立，因此在建立數據庫時一定要根據需求，合理建立數據欄以及數據的檢索條目等，這樣才能方便相關人員查詢和檢索，此外，在對數據和資料進行添加和更新時也會更加便捷。基于以上的需求，在建立本單位的數據庫時，要有專業的技術人員做好軟件的研發和設計，這樣才能為后期的工作提供更多幫助。目前我單位已經全面實行實體檔案與電子檔案同步的原則。

三、數字檔案技術應用于現代檔案管理中需要注意的問題

（一）建立健全相關管理制度。利用數字化檔案技術對現代檔案進行管理的過程中，一定要建立健全相關的檔案信息管理制度，通過在原有制度的基礎上不斷改進和完善，從而使相應的管理制度更加科學合理，這不僅能夠有效確保管理的規范性，同時對于檔案管理工作的長遠發展也有很大好處。檔案管理制度涉及收集和歸檔制度以及利用和保管制度等，在收集檔案信息的時候，一定要確保信息的及時性和完整性，此外在其它的管理環節，還要對相關的檔案信息進行及時的補充和更新，確保檔案信息的安全性和準確性，把相關的管理制度切實應用于實際的工作當中。

（二）提高安全意識，保障檔案信息安全。在對檔案信息進行管理的過程中，一定要確保信息的安全性，尤其是一些重要的文件和資料，要嚴格界定檔案信息的保密級別，通過計算機技術的加密功能，來對數據庫中不同的數據進行分級別的加密設置。此外，還要安裝殺毒軟件，為相應的檔案管理系統設置入侵檢測以及漏洞的掃描和防火墻，通過實時的監控來隨時掌握系統的安全，一旦發現問題要及時采取相應的措施，并做出相應的彌補方案，這樣才能保證整個檔案管理系統的安全運行。

四、結論

數字檔案技術在現代檔案管理中的應用已經成為趨勢，這不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，充分節省了相關人力和財力的投入，同時對于檔案管理工作的長遠發展也提供了有效的支持。所以，我們需要不斷探索和研究在檔案管理中，計算機技術如何更好地發揮其作用，并且不斷創新和完善相關的解決方案，為促進檔案管理工作的現代化作出更多的貢獻，為企業的經營目標和利潤做好強有力的保障。