檔案安全保障管理機制的構建

文/太原市尖草坪區教育教學服務中心 喬玉蘭

20世紀90年代至今，信息技術的高速發展掀起了全球范圍內的信息革命，改變了傳統的檔案管理模式，克服了檔案紙質管理中存儲信息量小、占用空間大等問題，實現了檔案信息的共享和遠距離傳播。檔案信息化建設中的關鍵工作就是保障信息安全，在檔案管理工作中研究保障信息安全的策略，能夠有效拓展檔案信息安全的研究領域。本文分析了檔案數字化建設中影響信息安全的因素，并探討了檔案安全保障管理機制的構建對策。

一、檔案數字化建設中影響信息安全的因素分析

（一）環境因素。在檔案數字化建設中各種自然環境都會對信息載體帶來一定的影響，如有害氣體、強光、霉菌等對光盤等載體的影響很大，溫度、濕度過高或者太低都會讓光盤、磁盤等發生變形、彎曲等。空氣中的灰塵和霉菌容易對光盤表面造成污染，導致記錄的信息損壞、丟失，讓系統無法讀取光盤等載體中的信息，有害氣體具有一定的腐蝕性，容易破壞光盤讓其老化、變質，而強烈的紫外線會讓光盤失去穩定性，進而影響到光盤的讀出效果等。

（二）社會因素。社會因素中，一方面是戰爭、社會暴力等不可抗力對數字化檔案的影響；另一方面是人文因素對數字化檔案的影響。研究表明，我國很多企業在改制、兼并或破產時存在檔案信息大量流失等問題。同時在檔案數字化建設過程中，網絡黑客、病毒和網絡犯罪等對電子檔案安全造成了很大的威脅，一些敵對勢力會利用互聯網竊取重要的檔案信息或者進行其他非法活動。

（三）技術因素。檔案數字化建設過程中的信息安全不僅與載體和環境等因素有關，其對系統也存在很強的依賴性，信息系統的軟硬件更新換代的速度很快，計算機信息系統本身存在一定的脆弱性，這也導致系統容易受到病毒等因素的影響。當前電子產品更新換代的速度很快，推出的新產品會替代原有的信息存儲等技術，必然影響到原有存儲信息的讀取。雖然計算機系統功能強大，但仍然存在一些缺陷，現有的信息系統結合了通信、信息處理等多種功能，網絡結構錯綜復雜、涉及內容十分廣泛，也讓檔案信息安全問題變得更為復雜。

二、檔案安全保障管理機制的構建策略

（一）完善檔案數字化建設中的信息安全法律法規。法律法規能夠為檔案信息安全提供必要保障。管理人員做到依法治檔，同時法律法規給人們以心理上的威懾，也能對損害檔案信息安全的不法分子給予必要的懲戒，為檔案信息安全管理創造良好的法律環境。1.檔案管理部門應該加強宣傳教育，讓管理人員深入了解相關法律法規。各級政府和相關管理部門應做到嚴格守法、規范用法，嚴厲處罰損害檔案信息安全的人員，提高檔案執法的公信力。2.目前我國對于檔案數字化建設中信息安全法律法規的研究還不夠深入，因此在理論研究方面我們可以充分借鑒國外的成功經驗，為研究檔案數字化建設信息安全保障打下堅實的法律基礎，以此為制定科學合理、具有前瞻性的法律法規提供理論依據。

（二）健全檔案數字化建設中的信息安全管理體系。在檔案信息安全管理工作中應該樹立科學管理的目標，不斷完善檔案信息安全管理體系，以此保障檔案數字化建設中的信息安全。需要努力提高檔案管理人員的專業素質，人是檔案數字化建設中的安全守護者，也可以說是破壞信息安全的“始作俑者”。首先應提高他們的政治素養，選拔政治可靠、有強烈責任心的人員，在日常工作中注意其言行和工作態度，加強教育和培養，充分調動他們工作的積極性和創造性。同時注重培養管理人員的信息素質，可通過培訓或者自學的方式，加強互聯網、信息技術等方面的學習，大力提高自己的檔案數字化管理水平。

（三）建立安全監控體系。檔案信息系統和檔案信息是否能夠真正獲得安全保障，關鍵還在于這些安全法規和標準制度是否能夠得到有效的執行和應用。因此，應加大執法力度，加強運行管理與監督控制的力度，為網絡與系統的安全運行提供法律保障和運行保障的長效機制。這不僅需要檔案管理部門及所有人員付出努力，更需要國家立法機構的支持，還需要建設、使用和維護檔案管理信息系統安全運行的所有參與者不斷加強安全意識，執行安全制度，隨需求改變和完善安全管理策略，確保系統運行和檔案信息存儲的持續安全。

三、結語

對于數字化檔案安全監控體系的建設，首先應根據各單位執行安全審計和安全監控的能力，選擇是否采取專業化服務來開展。其次是要確定安全監控的層次和內容。最后要選擇合適的安全監控服務的專業機構或團隊來確保安全監控體系的建設與執行。