機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理思考

文/孝義市機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險管理服務中心 張愛蓮

養(yǎng)老保險業(yè)務的重要性不言而喻，在養(yǎng)老保險管理工作中，檔案是基礎的載體，其中記錄了所有參保人員的相關(guān)信息，對其管理水平直接影響到養(yǎng)老保險業(yè)務的開展效果。所以，這就需要堅持對檔案進行更新和健全，為業(yè)務的開展奠定良好的基礎，給養(yǎng)老保險管理工作提供依據(jù)，所以，要提升檔案管理的效果，需要引入信息技術(shù)，充分發(fā)揮其作用。

一、全面正確認識養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理

機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案十分重要，包含了參保單位及個人繳費及領取養(yǎng)老金的整個過程，還涵蓋了經(jīng)辦機構(gòu)辦理相關(guān)業(yè)務的所有環(huán)節(jié)，是參保個人按照我國有關(guān)法律享受保險待遇的依據(jù)。所以，當前提升機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的效率十分重要，這就需要加強業(yè)務檔案信息化管理，這樣才能更好地確保參保人員的利益，進而全面發(fā)揮業(yè)務檔案的作用，提升業(yè)務檔案工作的社會地位，讓其更好地為社會主義現(xiàn)代化建設提供服務。

要加強養(yǎng)老業(yè)務檔案信息化管理，需要先提升這方面的意識，各級經(jīng)辦機構(gòu)需要積極引入經(jīng)辦規(guī)程，進一步對此進行學習以及宣傳，可以在該行業(yè)、該系統(tǒng)以及所有從業(yè)人員中組織知識競賽，并設置獎品，開展學習測試等多種活動，這樣可以調(diào)動相關(guān)人員的積極性，提升他們對于經(jīng)辦規(guī)程的認識，深入認識檔案信息管理；縣以上的經(jīng)辦機構(gòu)主管部門要不定期檢查執(zhí)行經(jīng)辦規(guī)程的情況，重點進行抽查，要以經(jīng)辦規(guī)程為基礎，規(guī)范進行養(yǎng)老保險業(yè)務檔案材料的有關(guān)操作，逐一落實各項條款。業(yè)務檔案管理要實現(xiàn)信息化，就需要不斷在這方面進行投入，要增加資金投入，強化系統(tǒng)信息軟件建設，基于此，還需要依據(jù)管理的實際情況，加強硬件方面的建設，提升軟硬件的水平，進而為業(yè)務檔案的信息化建設奠定良好的基礎，提升信息化管理的水平。

二、加強檔案信息化管理基礎設施建設

要加強業(yè)務檔案信息化管理，需要注重基礎設施的建設，這樣才能為管理工作的開展奠定良好的基礎。基礎設施建設一般是建設養(yǎng)老業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，還有建設檔案數(shù)字化設備，要建立各種軟硬件包含在內(nèi)的一套完整的業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡。只有具備先進的基礎設施，才能對資源進行高效的交換、傳輸以及共享，進而促進業(yè)務檔案信息化管理效果的提升，實現(xiàn)預期的管理目標。

三、建設養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息資源

在養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理中，檔案信息資源是其基礎，一般有接收電子文件、對業(yè)務檔案進行數(shù)字化、運用信息技術(shù)等，信息資源的建設形式一般是構(gòu)建業(yè)務檔案目錄中心數(shù)據(jù)、專門數(shù)據(jù)庫以及各種數(shù)字化檔案全文，在實際的實踐中需要按照“誰經(jīng)辦誰收集”的原則，在經(jīng)辦業(yè)務的過程中需要同時對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，同步進行收集、整理以及歸檔，進而有效建設養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息資源。

四、注重養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化人才隊伍建設

在加強機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息管理中，信息化人才隊伍具有重要影響，只有提升素質(zhì)，才能為業(yè)務檔案信息化的發(fā)展提供保障。所以，這就需要加強業(yè)務檔案信息化人才隊伍建設，對他們進行相關(guān)方面的培訓，及時將新技術(shù)、設備以及方法傳授給他們，提升他們技術(shù)、設備應用水平，對他們進行信息技術(shù)知識的普及，進而讓他們更好地操作現(xiàn)代化技術(shù)。在實際的工作中，需要對培訓內(nèi)容進行補充和豐富，將和養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化有關(guān)的各方面知識也加入培訓中，以省級主管部門帶頭，培訓市縣以及參保單位，提升人才隊伍的水平，加強他們的業(yè)務素質(zhì)。

五、加強檔案信息化管理的應用系統(tǒng)開發(fā)

要想提升業(yè)務檔案信息化管理效果，需要確保業(yè)務檔案信息資源以及網(wǎng)絡能夠充分發(fā)揮出它們的作用，確保技術(shù)上不出現(xiàn)問題，所以，機關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合養(yǎng)老保險經(jīng)辦的具體情況，加強對從業(yè)人員的培訓，提升他們的信息網(wǎng)絡技術(shù)操作水平，采取有效的策略提升他們的技術(shù)能力，要科學合理地促進管理軟件建設，開發(fā)有效的軟件管理系統(tǒng)。

六、強化檔案信息安全管理體系的構(gòu)建

機關(guān)事業(yè)單位對于養(yǎng)老業(yè)務檔案信息系統(tǒng)需要加大管理的力度，通過制定有關(guān)的制度，對相關(guān)管理層級的信息系統(tǒng)權(quán)限進行相應的設置，進而保障檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。還需要對電子文件的歸檔工作加大監(jiān)督以及指導的力度，通過這樣的途徑，確保文件是可靠、全面、真實的；對于保存檔案數(shù)據(jù)庫的計算機，需要采取物理的措施將其和外網(wǎng)進行隔離，通過采取多種安全防護手段，如，防火墻、身份認證以及數(shù)據(jù)備份等，為檔案信息的安全提供保障，能夠在網(wǎng)絡中安全進行信息的傳輸，避免出現(xiàn)泄密問題。

七、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險事業(yè)在不斷發(fā)展，過去的紙質(zhì)養(yǎng)老保險檔案數(shù)量不斷增加，給管理帶來極大的不便，給管理效率帶來消極的影響，在這種情況下，要提升養(yǎng)老保險檔案管理的效率和效果，就需要在其中引入信息技術(shù)，充分發(fā)揮出信息化管理的作用。