淺談大數據背景下電子信息檔案管理

文/黑龍江大慶市石油勘探開發研究院科技資料室 陳清

隨著互聯網以及云計算越來越普及，大數據迎來了一次巨大變革，并且在比較短的時間內進入各行各業當中。大數據是一個規模比較大的數據集合，其有著數據規模大、數據速度快以及類型多等特點。其中，人事檔案是對各類人才的有關信息進行記錄，利用大數據來對人事檔案進行管理，更加有效地縮短檔案信息查找時間，進而帶來比較便利的服務。

一、大數據背景下電子信息檔案管理的重要性

（一）有助于提高工作人員的效率。利用電子信息形式檔案更有利于提高有關工作人員的效率。通過計算機管理系統能夠降低從事檔案管理工作人員的工作負擔，更好地提高工作效率。它是當前檔案管理工作實現持續健康發展的必然發展方向。

（二）有助于對存檔資料進行保密。利用電子信息形式的檔案更加有利于進行保密存檔。當要查閱檔案文件時，不必提供整卷檔案，僅僅通過智能檢索工具就可以找到自己需要查閱的文件。這樣會提高查閱的速度。除此之外，電子信息檔案還能夠在查閱的時候防止資料泄露，進而提高檔案管理的保密性。

（三）有助于進行查漏補缺。利用電子信息檔案將更好地對檔案文件補漏增缺。在查漏補缺檔案文件的時候，傳統形式檔案管理需要通過手工形式來裝卷和拆卷，電子信息形式檔案管理僅僅在有關的系統當中直接修改系統，非常便利，大大提高了工作的效率。

二、目前企業電子檔案管理過程中存在的問題分析

（一）檔案管理技術以及設施比較落后。對企業來說，在認識檔案管理的過程中，不僅缺少專業檔案管理技術，還缺少計算機有關技術人才。企業在管理檔案信息化過程的時候要依靠計算機完成相關技術支持。當前，雖然多數企業都有了檔案管理信息系統，然而由于對檔案管理技術設施投入不足，進而造成了技術手段比較落后，同時一些企業甚至還利用傳統管理模式，檔案優勢不能充分發揮出來，進而給企業持續健康發展帶來不利影響。

（二）缺乏檔案管理制度。當前，大多數企業在認識檔案的有關管理上還不健全。檔案管理和收集缺少規范性，往往會發生信息缺失以及檔案丟失的問題。除此之外，企業在檔案使用以及評估當中缺少合理性，不能充分將檔案的利用價值體現出來。

（三）檔案管理工作人員綜合素質偏低。目前，我國多數企業檔案管理人員為兼職，檔案沒有專業人員進行管理，進而造成檔案管理工作的效率比較低。另外，從事檔案管理的工作人員學歷往往比較低，并且年齡比較大。所以，對新事物的接受能力比較欠缺。多數檔案管理人員缺少專業的培訓，其專業知識和技能都不足。同時，多數企業還是傳統檔案管理模式，其信息化管理水平比較低。

三、健全大數據背景下電子檔案管理對策

（一）強化檔案技術以及設備的投入力度。在大數據背景下，企業要想更好地對當前存在的困難進行解決，不僅要增加檔案管理硬件方面的投入力度，還需要提高軟件建設資金投入。在檔案管理隊伍建設過程中，不但要配備檔案管理專業人才，還要對計算機有關人才進行配備。只有這樣才可以更好地提升檔案管理的工作效率以及工作質量。

（二）健全檔案管理有關的制度。企業在對檔案有關信息進行收集和整理有關工作的時候，要利用一體化手段來進行控制，并且還需要在檔案管理有關工作當中進行對應的考核，特別在當今大數據背景下，檔案有關的工作人員需要對自身專業知識進行不斷豐富，并且對專業技能進行不斷提高，進而能夠與時俱進。除此之外，還可以對檔案有關工作人員進行有效的督促，對工作人員工作的積極性進行更好的激勵。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。隨著大數據應用越來越廣，其對檔案管理來說，傳統管理模式不能和當前社會發展相吻合，其需要對檔案管理模式進行不斷創新，提高有關工作人員的素質水平。為了提高檔案管理人員的素質水平，能夠從下面兩個方面進行改進：第一，管理檔案的工作人員需要有著比較大的時代意識，進而保證自身知識和技術水平能夠與時俱進，適應當前社會背景發展的基本需求。第二，管理檔案的工作人員需要對大數據有關技術進行更好的掌握，通過這些技術來開發和利用檔案數據，提高檔案的使用范圍。

（四）提高檔案管理數據的安全性。在大數據背景下對檔案進行信息化管理，要充分發揮網絡平臺的優勢。構建更加方便檔案管理工作人員操作的軟件系統。為了提升檔案管理數據更大的安全性，要從下面兩個方面進行：首先，完善檔案管理的信息化水平，構建大數據的互聯網平臺。其次，充分發揮大數據優勢，對有關業務進行整合，并且改進檔案管理的工作流程。

四、結語

綜上所述，在當今大數據環境下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰，同時也面對著眾多的機遇。因此，有關工作人員需要不斷增加自身專業技術水平，提高自己業務能力，緊緊抓住當前所面臨的機遇。只有這樣，檔案管理工作才能夠持續健康發展，將自身價值發揮到最大化。