企業部門文檔管理探索

文/臺山核電合營有限公司 陳麗嬪

企業文檔是企業的寶貴財富，文件產生流轉管控服務于企業核心業務與日常業務的有效開展，具有保存價值的文件進行歸檔后則成為記錄企業發展、成長的證據檔案，文檔的有效管理是支撐企業長期有效運作的支柱和基石。企業部門文檔管理是企業文檔管理的重要組成部分，是企業文檔有效管理中的重要一環和關鍵元素。要做好企業部門文檔管理，可從以下幾方面進行。

一、明確部門文檔的管控范圍

部門文檔管理工作主要包括：明確部門文檔管理人員、建立部門文檔控制工作體系，配置部門文檔管理所需資源。

（一）部門文檔管理人員。各部門需設立專兼職文檔管理人員，這非常重要，專兼職文檔管理人員作為文檔部門與業務部門的溝通橋梁，是文檔法規標準和程序要求的宣貫者，部門文件形成質量的監督者，部門歸檔文件整理的指導者。

（二）部門文檔控制工作。部門文檔控制工作包括兩方面：文件產生、流轉、保存、利用；文件收集、整理、歸檔。需規范文件的產生要求，如統一的文件編碼、文件格式、文件內容模板、編審批流程，在產生環節控制文件形成質量；規范文件的流轉要求，如統一分發范圍、分發方式，高效準確地將文件送達閱知對象；在文件歸檔前，電子文件應有序存儲，紙質文件應妥善保管，部門內部人員能快速方便利用所需文件。在文件產生或接收時進行登記，有助于日后對文件進行完整的收集，對于有保存價值的文件進行整理，移交給文檔部門保管。

（三）部門文檔管理資源。部門文檔管理需要文件盒、檔案盒、資料盒、標簽、歸檔章等文檔耗材，需要文檔柜架等裝具及辦公家具，以及空調、去濕機等文檔管理辦公設備，文件量大的部門還需專門用房，如培訓檔案庫房、人資檔案庫房、財務檔案庫房等。

二、厘清文檔部門和業務部門的職責

部門文檔工作實施統一指導、分級管理原則，文檔部門負責對整體文檔工作實施統一指導，業務部門負責文件在歸檔前的管理。

（一）文檔部門職責。文檔部門需及時跟蹤并學習國家或行業最新的法規標準，并在文檔管理工作中落實標準要求；需對部門文檔管理工作開展監督、指導、檢查和培訓工作，幫助業務部門建立并完善文檔管理體系；需建立統一的文件形成、歸檔等管理規則，使部門文檔管理工作有據可依；需建立整體文檔管理信息系統，提升文檔管理的效率；需接收、檢查、保管部門歸檔的文件，妥善保管便于后續提供利用。

（二）業務部門職責。業務部門需接受和配合文檔部門開展的監督、指導、檢查、培訓工作，執行統一程序要求，同時編制本部門文檔管理相關程序或指南，對文檔的完整、準確、系統和安全負責；需向文檔部門歸檔經過系統整理的成品檔案，成品檔案是指歸檔文件經過系統整理，包括歸檔文件紙電內容一致，文件頁號、檔號填寫齊全完整，卷內文件目錄、案卷目錄著錄完整準確，案卷背脊、封面等外觀整齊達標，文件有序化達到入庫標準。

三、抓住部門文檔管控的要點

部門文檔管控工作瑣碎繁雜，歸檔單位眾多，而且文檔部門在企業中的地位，可能會處于服務部門較為弱勢的地位，文檔部門需采取一些措施抓住部門文檔管控的要點。

（一）建立文檔工作網絡。業務部門需設立專兼職文檔人員，大多業務部門是兼職文檔人員，兼職文檔人員應是部門內熟悉業務且工作穩定性較高的人員，初期要建立這樣一支兼職文檔人員團隊會比較困難，需要公司高層領導的支持，但一旦形成，則對長期部門文檔工作大有裨益。

（二）編寫文檔管理程序。企業部門一般是按規章、按程序辦事，文檔管理程序需規范文檔部門，業務部門管理文檔工作的方方面面，需經過業務部門協審，高層領導批準，后續則按程序要求落實管理，避免出現部門文檔管理工作不規范，歸檔工作不配合的情況。

（三）開展歸檔分級培訓。每年部門歸檔工作是重點，歸檔前的培訓也是例行工作，如何使培訓更有效，應開展理論層級和操作層級的培訓，理論層級主要就歸檔文件整理應達到的狀態進行培訓，操作主要就歸檔文件整理的具體操作細節進行集中面對面培訓，并輔以成品案卷參考樣本。

（四）走訪檢查全面覆蓋。走訪檢查全面覆蓋各個部門，主要檢查部門文件在歸檔前的保管狀況，部門文件日常收集積累的情況，現場解答部門在文件管理中的疑惑，并強調歸檔操作負責人之間的工作交接必須有歸檔文件整理交接這一項。

（五）建立量化考核機制。可編制部門文檔管理評分表，把日常文檔管理和文件歸檔提交進度和質量中的重要要素，如文件分類是否合理、文件是否登記、文件是否妥善存放、文件歸檔是否按時、文件著錄錯誤率等進行細化登記，最終得出部門文檔管理水平的排位。

四、結語

部門文檔管理所做的工作落到實處就是為了保障部門文件能按要求形成、流轉，歸檔文件收集整理滿足質量要求，自存資料井然有序，文檔資料的管理能服務于本部門日程基礎業務和核心業務的開展。