醫(yī)院檔案管理的效益與改進(jìn)途徑分析

文/福建省龍巖市第二醫(yī)院 陳斌玲

醫(yī)院檔案管理作為承擔(dān)醫(yī)院各級公文傳達(dá)、分類、歸檔以及記錄醫(yī)院節(jié)日、重大事件、活動資料等的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)也是醫(yī)院管理歷程的有效見證。合理并科學(xué)地提升醫(yī)院檔案管理水平，一方面促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展，另一方面增強(qiáng)醫(yī)院的業(yè)務(wù)能力，提升效益。但是目前我國大部分醫(yī)院在檔案管理方面存在的問題較多，根據(jù)這種情況，對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的水平進(jìn)行研究分析，進(jìn)一步提出醫(yī)院檔案管理的效益與改進(jìn)途徑。

一、醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要性

保存良好完整的醫(yī)院檔案，可以更好地為醫(yī)院發(fā)展提供重要的資料。醫(yī)院發(fā)展歷程的完整體現(xiàn)就是醫(yī)院檔案，醫(yī)學(xué)研究者可以根據(jù)醫(yī)院檔案，在醫(yī)院進(jìn)行發(fā)展改革時(shí)，準(zhǔn)確捕捉醫(yī)院發(fā)展的漏點(diǎn)，根據(jù)漏點(diǎn)制定準(zhǔn)確有效的發(fā)展改革計(jì)劃，并采取快速有效的措施，顯著提升醫(yī)院的綜合實(shí)力。

醫(yī)院的檔案管理工作主要體現(xiàn)在兩方面，一方面體現(xiàn)在管理活動的舉行，另一方面體現(xiàn)在書面檔案的形式上。隨著時(shí)代與科技的快速發(fā)展與進(jìn)步，人們對于檔案管理的具體要求也越來越高，互聯(lián)網(wǎng)的高度普及，使得人們對于檔案管理高效性的要求逐漸升高，社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得人們對于檔案管理規(guī)范性的要求逐漸升高。但是，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中有著嚴(yán)重的弊端，使得大部分寶貴的檔案資料損毀與丟失，這種損失是不可挽回的。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識的缺乏。大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)知上對于檔案管理是忽視的，認(rèn)為醫(yī)院只要做好治病救人、醫(yī)學(xué)研究的工作就可以了，這樣就可以推動醫(yī)院在社會與經(jīng)濟(jì)雙重方面得到效益，但是忽略了檔案管理所帶給醫(yī)院的影響，認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作是耗時(shí)耗錢耗力、沒有經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)工作。所以大部分醫(yī)院的檔案管理工作面臨設(shè)備老舊、資金緊缺、人員缺少、信息化低的狀況，不僅如此，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)的這種思想嚴(yán)重影響了醫(yī)院工作者的思想，更是對于醫(yī)院的檔案管理工作缺失漏失不負(fù)責(zé)任，忽略國家對于檔案管理的相關(guān)條例與法律規(guī)定，認(rèn)為檔案管理工作，沒有任何技術(shù)含量，以及沒有任何的前途可言。

（二）檔案管理制度的不完善化。一個醫(yī)院經(jīng)過長期的工作，擁有一套完整的工作體系，但是這個體系往往會忽略檔案管理這部分，導(dǎo)致檔案管理的體系是不健全的、不完善的，對于檔案管理部門員工的職責(zé)、員工的考核、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程等等方面都沒有健全并完善的管理體系。所以醫(yī)院檔案管理部門長期處于混亂的狀態(tài)，工作人員也是渾渾噩噩。

（三）檔案管理工作的低信息化。在我國，醫(yī)療體系中基層醫(yī)院的檔案管理，因?yàn)樾畔⒘可伲ぷ魅藛T往往會采用書面進(jìn)行整理收集，這樣的方式一方面影響著基層醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展水平，另一方面對于患者的信息無法形成體系，影響著主治醫(yī)生對于病情的判斷與治療。雖然隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)療方面得到越來越多的應(yīng)用于體現(xiàn)，但是由于管理者的不重視，檔案管理部門的信息化技術(shù)非常低，只是出于檢索的低級模式，對于醫(yī)院的檔案管理水平?jīng)]有太多的幫助。

三、醫(yī)院檔案管理的效益與改進(jìn)途徑

（一）檔案管理意識的增強(qiáng)與重視。首先要增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員及管理層對于檔案管理重要性的認(rèn)識，從根本出發(fā)對于檔案管理工作人員進(jìn)行工作素質(zhì)與專業(yè)水平的培養(yǎng)與提升，系統(tǒng)學(xué)習(xí)與鉆研檔案管理，并熟練掌握使用檔案管理的各種技巧，同時(shí)要完成增加醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員，資金審批撥款等工作，下一步要提升工作人員及管理層對于檔案管理的重視度，改變傳統(tǒng)醫(yī)院管理層對于檔案管理的認(rèn)知，將檔案管理是一項(xiàng)耗時(shí)耗錢耗力的工作這種錯誤的認(rèn)知，改變?yōu)闄n案管理可以幫助醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)與政治發(fā)展這種認(rèn)知。為了改變這種認(rèn)知情況，要先從其根本的制度出發(fā)入手，在改變時(shí)要確保醫(yī)院檔案管理制度的具體化與全面化，要將新的檔案管理理念、管理方法與管理技術(shù)充分融入其中，確保醫(yī)院的檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，有意識地引導(dǎo)工作人員的積極性與主動參與性。

（二）健全完善檔案管理制度。制度作為管理體系的根本，在制定醫(yī)院檔案管理制度時(shí)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，以檔案管理部門為獨(dú)立部門的核心，設(shè)計(jì)并規(guī)劃一套專業(yè)并健全完善的管理體系與制度。要將現(xiàn)代化的管理模式融合醫(yī)院實(shí)際情況，將檔案管理的制度不斷完善與創(chuàng)新。在健全完善的檔案管理制度設(shè)計(jì)完成后，醫(yī)院管理層及檔案管理人員要全面配合推動檔案管理制度的落實(shí)與完善，為了提升工作人員及管理者的工作熱情，進(jìn)一步推動檔案管理制度的落實(shí)與完善，除了基礎(chǔ)的各項(xiàng)制度規(guī)定外，還應(yīng)該人性化增加各種獎罰制度，針對不同的情況制度的獎罰力度是不同的。

（三）現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的引入。推動醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展的基礎(chǔ)就是，基礎(chǔ)設(shè)施的完善與現(xiàn)代化設(shè)備的購置，但是這些工作都需要大量的資金支持。醫(yī)院從實(shí)際情況出發(fā)，針對醫(yī)院的規(guī)模、患者數(shù)量、病情發(fā)生概率等情況進(jìn)行專業(yè)的統(tǒng)計(jì)并分析，選擇和購置適合的檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化設(shè)備與配套技術(shù)。信息化檔案管理技術(shù)的引入能夠保證醫(yī)院檔案信息可以進(jìn)行快速便捷、實(shí)時(shí)分享、分類查詢等功能，醫(yī)院檔案管理作為承擔(dān)一個醫(yī)院各級公文傳達(dá)、分類、歸檔以及記錄醫(yī)院節(jié)日、重大事件、活動資料等的責(zé)任和義務(wù)，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)能夠快速便捷地傳達(dá)政府及醫(yī)院各級公文, 使醫(yī)院能夠有充分的時(shí)間去匯報(bào)反映各種情況。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，一方面可以推動醫(yī)院在社會和經(jīng)濟(jì)上的雙重發(fā)展，另一方面可以完成醫(yī)院管理檔案作為醫(yī)院歷史承載者所具有的使命。

四、結(jié)論

我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀是檔案管理意識的缺乏，大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)知上對于檔案管理是忽視的，認(rèn)為醫(yī)院只要做好治病救人、醫(yī)學(xué)研究的工作就可以了，這樣可以推動醫(yī)院在社會與經(jīng)濟(jì)雙重方面得到效益，但是忽略了檔案管理所帶給醫(yī)院的影響，認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作是耗時(shí)耗錢耗力且沒有經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)工作。對于醫(yī)院檔案管理的效益與改進(jìn)途徑，從檔案管理意識的增強(qiáng)與重視，健全完善檔案管理制度，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的引入，三方面進(jìn)行研究。從醫(yī)院的實(shí)際需求出發(fā)，切實(shí)有效地改善醫(yī)院檔案管理的效益，使檔案管理得到管理者的重視。