科學管理燃氣企業檔案的實踐舉措

文/克拉瑪依市燃氣有限責任公司 許東燕

一、科學有效地建立完善的檔案管理網絡系統

（一）加強對檔案管理的正確認識，集中管理檔案。在燃氣企業發展中，檔案管理工作必須要各個部門有效配合才能更好地完成，可是我國很多燃氣企業存在下轄部門各自為政的現象，這使得檔案管理部門和其他的部門之間存在著脫節的現象，這樣將會使得檔案資料管理存在很多問題、降低檔案效能。對此，燃氣企業領導部門必須要明確檔案管理的重要性，并明確該工作的意義和作用，科學有效地集中統一管理，以此確保檔案信息實現有效管理的要求。

（二）對檔案管理的流程進行優化。檔案管理工作要堅持統一領導、統一制度及分級管理原則，并要建立完善的檔案管理領導小組體系，對檔案管理工作統一指導。建立完善的檔案管理室，配置專業人員開展檔案管理，規范檔案管理流程。

（三）建立完善檔案管理制度。科學有效地落實檔案管理崗位責任制，提升檔案管理制度建設，有效管理不同文檔、資料等，確保歸檔、整理以及存儲等工作及時、準確，有效提升燃氣企業檔案信息的利用率，充分發揮檔案信息的價值和作用，有利保障企業各項工作的開展。制度建設，應對燃氣企業中文書、工程、設備及會計和實物等檔案科學歸檔，完善歸檔時間、要求及范圍等，利于各部門開展檔案收集整理工作，保障燃氣企業在開展檔案信息管理工作中更規范、標準。

二、燃氣企業檔案管理的實際策略

（一）對檔案資源收集的渠道進行拓展。燃氣企業發展中會涉及眾多檔案信息資源，在實際檔案管理工作中必須有計劃、有針對性地開展檔案信息的收集工作，也要拓展檔案收集渠道，制定更合理有效的檔案信息收集形式。首先，追蹤收集工作。在燃氣企業實際工作中，對各項檔案信息進行跟蹤收集，檔案管理工作人員要結合實際情況，有計劃、有針對性地開展信息收集工作，由此提升檔案信息收集效率，也能確保檔案信息的完整性，提升檔案信息質量。其次，分階段地收集工作。在燃氣企業中的市政管網、跨年度工程等，需掌握企業工程進度，有效提升加強檔案信息的收集水平，并分階段來收集相應的信息，防止施工資料丟失，更好達標、提升檔案管理水平。

（二）開展專業化管理，對檔案資料科學分類。燃氣企業應建立完善、科學的檔案管理機制，確保其更穩定且有效。實際檔案信息管理工作，根據檔案大綱、信息保管的期限以及歸檔范圍等更為詳細且精準分類，對檔案信息更為科學有效地開展管理工作。專業化檔案管理，主要針對檔案管理分類明確歸檔的范圍，包含行政類、人事類、財務金融類、科技類、建設工程類等，執行國家相應檔案標準的同時，更契合企業實際，制定更規范的工作過程，更有效地對檔案進行歸納與整理，完善檔案信息，為燃氣企業工作的開展提供有利信息依據。

（三）依據國家標準，規范化管理。作為一個重要“數據源”，檔案工作有章可循、有標必達，執行國家標準、行業（含檔案、本企業所屬行業）標準、燃氣企業檔案管理相關條款規定，要建立更嚴格的燃氣企業內部標準，并適時調整燃氣企業檔案資料內容體系，規范燃氣企業檔案歸集范圍，制定嚴格的檔案資料歸檔質量要求，確保檔案信息內容更真實、準確且完善，由此能夠更好地確保檔案資料具有實用性的優勢，更好地對檔案信息管理體系進行優化。

（四）借助現代技術優勢，發揮檔案信息的作用。檔案的利用服務宗旨能夠為企業更加及時、全面且準確地查找到所需信息，能夠為企業各部門開展工作提供更為完善的信息依據，也能為相應的業務人員提供有利的信息咨詢。燃氣企業檔案管理工作應注重檔案檢索系統和咨詢服務系統的建立，由此能夠將檔案信息的作用發揮出來?，F代化檔案管理，應科學有效地借助計算機檢索及存儲優勢，有效建設檔案資料檢索系統，實現快、準的檢索所需信息，讓檔案管理人員依托計算機、網絡數據等先進技術，查詢案卷目錄及內容；若要想復制、傳送檔案數據，經檔案管理人員查閱原始資料，維護檔案信息安全、縮減調卷時間、提效能。檔案管理工作利用計算機設備、網絡資源、數據傳輸標準等，運用方便和安全的檔案管理軟件系統，事半功倍、精準高效；也要確保輔助設備（如專業掃描儀、條碼機、裝訂設備、移動存儲等）精良，為檔案文件掃描、錄入、檢索工作提供保障；同時利于檔案信息能準確、高效輸入，保障檔案信息的全面性。對檔案管理人員、資料送交人員等開展制度、程序、技術培訓和更新，增強各工作人員專業及融合能力，提升檔案管理工作的整體水平、信息利用效能。

三、結束語

燃氣企業應重視檔案管理，檔案工作人員應科學有效改善傳統檔案管理思想，與時俱進，進一步提升燃氣企業檔案管理的質量以及水平，以此為燃氣企業穩定發展提供保障。