論企業辦公室的協調功能

文/冀中能源股份有限公司水泥廠管理處 王曉衛

國有企業均設有黨政辦公室或叫綜合處、管理處等，其職能主要是為企業黨政領導服務，起到出謀劃策、綜合協調、上情下達、下情上傳的作用，是幫助企業管理層合理決策和對企業進行有效管理的關鍵部門。其工作性質具有綜合性強、服務性強、協調性強的特點，文章主要從辦公室的協調功能展開研究。

一、協調意味著管理

管理于企業，就如同筋骨之于人。人無骨而不立，企業無管理則不生。國有企業辦公室的功能定位是：高效服務、綜合協調、政令引領、督導落實。辦公室工作的重要特點是承上啟下、聯系左右、綜合協調。現在國有企業的領導班子通常是“條狀分工”，而職能部門則是“塊狀管理”，辦公室的工作目標要體現組織中最高管理者以及領導集體的戰略意圖，并對其戰略意圖實行管控，對各部門實行職能管理、業務引領、價值服務、商務支撐、平臺支持、資源配置、風險控制和績效評價。達到業務有分工、責任有主體、落實有目標、考核有對象，辦公室系統在企業的日常協調實際上就是在管理過程中發揮和釋放其統籌能力、引領能力和管理能力。

二、協調意味著擔當

辦公室上管人，下管事，中管物，工作繁瑣，事無巨細，周而復始，沒完沒了。尤其是協調上下左右的關系，沒有擔當意識還真干不好。對于人與人、部門與部門、事與事出現了矛盾，有擔當精神的就主動去管去協調去解決；無擔當精神就推就躲避。既然從事管理工作，就有指揮協調的職責，就要“敢”字當頭，敢抓敢管，敢于擔當。首先，要思路清晰，敢于面對矛盾，在解決矛盾中大膽創新，提高管理水平，提高工作效率。其次，要敢于承擔責任，敢于迎難而上，敢于決斷分歧，為領導分憂，幫群眾解難。最后，主動發現問題，主動解決問題，將矛盾沖突遏制在萌芽狀態，不怕別人說“多事”。用積極的態度投入工作，抓好管好自己分內的工作，積極配合、協助、支持同事工作。只要我們本著為企業負責，為工作擔當，有利于團結的原則，無所畏懼地大膽管理、耐心細致地說服規勸、大張旗鼓地肯定正確、旗幟鮮明地否定錯誤，就一定能取得事半功倍的效果，形成人人有事干，事事有人管，充滿正能量的良好局面。

三、協調意味著合作

辦公室雖然是一個具有服務性質的綜合辦事機構，但因為直屬企業最高管理者的領導，在其它部門的心目中還是很有地位的。它既是對外接待的“窗口”，代表著單位的形象和口碑；又是一個企業的中樞，代表領導對各個部門發號施令考核反饋；它還是一個紐帶，在部門與部門之間搭建橋梁。如果說其它業務部門只負責本業務系統的工作，相對單調，而每一項工作的各個環節的合理、準確、及時銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理、解決。所以，要提高辦公室的工作效率，就必須保持與兄弟部門之間良好的合作關系。找準定位，牢固樹立全方位服務觀念，積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務。才能促進辦公室的各項工作有序開展。

辦公室內部是有機整體，科員們雖然各有分工，各有職責，僅憑一已之力干工作很難有聲有色。工作分工不分家，要做好與其他同志的協調銜接，日常多與同事溝通，做到信息共享、集思廣益、發揮合力、共同進步。

四、協調意味著謀劃

企業的辦公室不僅是領導的左膀右臂，更是領導的智囊和參謀。企業管理的大政方針、主要領導的職代會報告、重要會議上的講話、各項規章制度，凡是以紅頭文件發布、加蓋企業公章、帶企字帶編號的重要通知和文件全部出自或經過辦公室。這就要求辦公室人員具有超前謀劃的意識，具有統籌全局的視野，具有“走一步看三步”的能力。要為領導出謀劃策，必須思路先于領導，才能提出有價值的建議，才能得到領導的采納。辦公室人員要善于深人調查研究，經常給領導提供有關的統計數據和業務信息，適時地提出可行性建議，撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調研報告。辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟面”的困擾，在出謀劃策時既不能越位，又不能失去初心。辦公室要本著理順企業內外部關系，協調各方利益的原則。能夠使全體員工的思想認識、行動規則、職責范圍等統一起來、明確起來、協調起來。

五、協調意味著素質

發揮好辦公室的協調功能，關鍵要提高辦公室人員的整體素質，培養良好的工作作風。

（一）提高政治素質。政治素質是人們從事社會活動所必需的基本條件和基本品質，是人的政治信仰、政治立場和政治觀念。辦公室的協調功能體現在辦事人員的政治覺悟。對待協調工作要處以公心，堅持原則，維護正義，不為利益所動，不為情感所惑。

（二）提高文化素質。當好協調人，需要得到被協調人的尊重；把事協調好，需要得到被協調人的信服。做好協調工作，協調人的人格魅力很重要。人格魅力與文化素質成正比，人有無文化不僅體現在語言或文字表達能力，更主要的是待人接物、舉手投足的瞬間反應。從這個意義上講，只有通過學習才能掌握大量知識，才能豐富自己的內涵，才能啟迪智慧和人格魅力，才能成為一個成功的協調人。

（三）提高業務素質。業務素質是為完成工作任務所需具備的專業知識和工作經驗。更是辦公室人員必須要具備的。企業的事情都與專業技術或業務有關，外行協調內行，只能引人恥笑。因此提高業務素質，提高專業理論水平和專業技能，永遠是我們追求的目標。

六、結語

總之，企業辦公室要緊緊圍繞經濟中心工作，善于統籌兼顧，深入做好協調工作，使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動單位和個人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。