多載體形式會(huì)議記錄歸檔與整理

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 王秀琴

會(huì)議記錄是一個(gè)單位應(yīng)歸檔的重要檔案信息資源之一，會(huì)議記錄對(duì)單位業(yè)務(wù)工作的開展和承載歷史的記憶起著重要的憑證和依據(jù)作用，在檔案查閱利用中占有十分重要的地位。然而在實(shí)際工作中，會(huì)議記錄的歸檔和整理卻因各種因素出現(xiàn)這樣那樣的問題。筆者結(jié)合長期在辦公室從事會(huì)議記錄和檔案工作的實(shí)際，提出一些粗淺的認(rèn)識(shí)和看法，希望能對(duì)多載體形式會(huì)議記錄的歸檔和整理工作有所幫助和啟發(fā)。

一、會(huì)議記錄的概念

會(huì)議記錄是指在會(huì)議過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成的會(huì)議記錄。“記”有詳記與略記之別，略記是記會(huì)議大要，會(huì)議上的重要或主要言論；詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對(duì)會(huì)議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄常常要借助音錄、像錄作為記錄內(nèi)容，最大限度再現(xiàn)會(huì)議情境。

二、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別

會(huì)議紀(jì)要有別于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要源自會(huì)議記錄，是從會(huì)議記錄中整理后正式印發(fā)的紅頭文件。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同。會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定公文。第二，功能不同。會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作檔案存檔。會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。第三，載體樣式不同。會(huì)議紀(jì)要作為一種法定公文，其載體為文件，享有《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所賦予的法定效力。會(huì)議記錄的載體是會(huì)議記錄本。第四，稱謂用語不同。會(huì)議紀(jì)要通常采用第三人稱的寫法，以介紹和敘述情況為主。會(huì)議記錄中，發(fā)言者怎么說的就怎么記，會(huì)議怎么定的就怎么寫，貴在“原汁原味”不走樣。

三、會(huì)議記錄的歸檔現(xiàn)狀

會(huì)議記錄是一個(gè)單位應(yīng)該歸檔保存的重要檔案信息資源，有些會(huì)議記錄會(huì)整理印發(fā)出正式的會(huì)議紀(jì)要，有些沒有印發(fā)正式的會(huì)議紀(jì)要，這些會(huì)議記錄在檔案的查閱利用中與會(huì)議紀(jì)要有著補(bǔ)充作用，利用就更加普遍。會(huì)議記錄的歸檔不僅包括紙質(zhì)的會(huì)議記錄本，還應(yīng)包括會(huì)議錄音、錄像、照片等特殊載體的會(huì)議記錄。實(shí)際工作中，會(huì)議記錄的歸檔整理不盡如人意，好多單位沒有歸檔。究其原因，有些是因?yàn)闄n案工作人員認(rèn)為僅紅頭文件需要?dú)w檔，屬歸檔范圍，不知道會(huì)議記錄也應(yīng)歸檔；有些是因?yàn)闀?huì)議記錄者認(rèn)為這是其本人的工作筆記，應(yīng)該自己保存；有些是因?yàn)閱挝蝗藛T更替快，人事調(diào)動(dòng)了，會(huì)議記錄也隨著人員調(diào)動(dòng)被帶走了；有些是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)議記錄的都是保密的內(nèi)容，會(huì)議記錄本只能由少數(shù)重要人物掌握和保管；有些是因?yàn)闀?huì)議記錄往往好幾年的會(huì)議記錄在一起（特別是小的單位更容易出現(xiàn)這種情況），不能按時(shí)歸檔；還有些是因?yàn)橹粴w檔了紙質(zhì)的會(huì)議記錄本，而忽視了特殊載體會(huì)議記錄（錄音、錄像、照片等）的歸檔。以上種種原因造成了會(huì)議記錄未歸檔或歸檔不全、歸檔不及時(shí)，即便是歸檔的會(huì)議記錄，在整理上也出現(xiàn)很多問題。

四、會(huì)議記錄的歸檔整理

（一）紙質(zhì)會(huì)議記錄的歸檔整理。單位開過會(huì)議后，一般會(huì)整理出正式的會(huì)議紀(jì)要或文件印發(fā)，但也有未出臺(tái)正式文件的。出過會(huì)議紀(jì)要或其它正式文件的會(huì)議記錄，這種情況下會(huì)議記錄只是會(huì)議紀(jì)要和正式文件撰寫的依據(jù)，正式的會(huì)議紀(jì)要或文件出臺(tái)后，這些會(huì)議記錄查找利用的就很少，查閱利用價(jià)值也就不大；一種是沒有出過會(huì)議紀(jì)要或其它正式文件的會(huì)議記錄，這時(shí)的會(huì)議記錄就成了立檔單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的唯一原始記錄，查考利用價(jià)值比較大。

紙質(zhì)會(huì)議記錄的整理是會(huì)議記錄本的整理，一本會(huì)議記錄本，有時(shí)會(huì)記錄一年的會(huì)議，有時(shí)會(huì)記錄幾年的會(huì)議。會(huì)議記錄本的整理原則是盡量不拆裝，盡量保持檔案的原貌，特別是記錄一年會(huì)議的會(huì)議記錄本，更不用拆成一次一次的會(huì)議記錄來按每次會(huì)議記錄為一件來整理，可以把整本會(huì)議記錄作為一件來整理；如果是記錄幾年會(huì)議的會(huì)議記錄本，可以按年度拆分開為多件，有幾個(gè)年度，就拆分成幾件來整理。會(huì)議記錄編頁碼以件（本）為單位，每件（本）編一個(gè)順序的頁碼，并在每件（本）的最前面加上封皮和目錄，封皮上標(biāo)注本件（本）的基本信息，如黨委常委會(huì)議記錄（2017年），目錄上標(biāo)注每次會(huì)議的具體名稱和所在頁號(hào)，以方便查找利用。如果大單位會(huì)議較多，一年同一類的會(huì)議記錄分成若干本，還需要在封皮上標(biāo)注上本冊(cè)會(huì)議記錄的具體時(shí)間，如黨委常委會(huì)議記錄（2017.1.1-2017.6.30）等等，依此類推。

（二）特殊載體會(huì)議記錄的歸檔整理。特殊載體會(huì)議記錄的歸檔整理，也就是會(huì)議錄音、錄像、照片的歸檔整理，好多單位一般只是歸檔紙質(zhì)會(huì)議記錄本，而對(duì)于會(huì)議的錄音、錄像、照片等特殊載體會(huì)議記錄檔案的歸檔卻沒有引起足夠重視，特別是會(huì)議錄音，只是被當(dāng)成了秘書們整理會(huì)議記錄的工具，整理出會(huì)議記錄或印發(fā)出會(huì)議紀(jì)要后就銷毀了，因此好多重要的原始音像資料都沒有保存下來，給單位造成了很大的損失。為保證會(huì)議記錄和檔案資料的完整系統(tǒng)性，一定要把與會(huì)議相關(guān)的錄音、錄像、照片等聲像檔案進(jìn)行歸檔，并按照相應(yīng)檔案（錄音、錄像、照片檔案）的整理要求進(jìn)行分類和整理，以保存完整的歷史記錄，為單位的各項(xiàng)工作服好務(wù)。