智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設的策略探析

李清良

摘 要：高職院校檔案信息化管理是高職院校穩定發展的重要基礎，也是我國檔案事業的重要分支。信息化技術在各領域中的應用，給高職院校檔案管理工作提出新挑戰，智慧校園系信息化服務的推進，檔案信息管理工作受到越來越多的關注與重視。本文從智慧校園概念出發。闡述高職院校檔案管理信息化建設存在問題以及成因，闡述智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設策略，旨在強化高職院校檔案管理信息化建設，以供參考。

關鍵詞：智慧校園;高職院校;檔案管理;信息化建設

信息化技術的發展，改變了人們的思維方式和工作方式，給傳統行業以及人類生活帶來巨大沖擊。在高校智慧校園背景下，以及信息化技術的應用下，傳統管理模式必然受到沖擊。然而，信息化發展是人類社會發展的必然選擇，高職院校檔案管理工作應順應社會發展趨勢，不斷推進信息化水平的應用，不斷強化檔案管理的現代化建設，促進高職院校智慧校園的發展與建設。

一、智慧校園概念分析

隨著互聯網技術以及新型科學技術的發展，人們對智慧城市的關注度逐漸提升，智慧城市作為解決城市問題的有效方法，是當下城市發展首選的戰略決策。我國智慧城市建設自2010年開展至今，智慧城市建設以及規劃數量已經超過500個^[1]。智慧校園要求校園建設、管理、規劃等具備智慧化、安全化、現代化等屬性，以適應教師和學生的實際需求，更有利于社會的進步和發展。將信息化服務與智能化管理相結合，將校園服務以現代化信息技術的形式表現出來，結合師生的個性化需求，建設綜合智能的信息化平臺。將學校的服務職能與智能化平臺相結合，推進學校的現代化發展。隨著大數據、云計算以及移動互聯網的發展，信息化以及智能化儼然成為社會發展的主要趨勢，將其應用于校園建設之中是社會發展的必然要求^[2]。智慧校園的建設覆蓋面廣、涉及內容廣泛，其中包含基礎管理、宿舍管理、出入控制、考勤管理等內容。而智慧校園的首要目標，是通過物聯網技術，連接校園網中的各個物件，結合現代化技術和設備開展校園建設^[3]。

二、高職院校檔案管理信息化建設存在的問題及成因

隨著我國科學技術以及生產力的發展，傳統檔案管理的弊端逐漸暴露。高職院校檔案管理工作為適應社會需求，促進高校發展，積極開展信息化管理，并取得一定成績。然而，與智慧校園的實際需求仍然存在一定差距。主要表現在以下幾方面。

（一）檔案管理人員觀念陳舊

檔案管理人員觀念陳舊是檔案管理工作人員專業素質不高的直接因素，檔案管理體制不規范，檔案管理意識薄弱是當下高職院校存在的普遍問題。就現階段而言，高職院校檔案存放混亂、檔案管理難以形成較為系統化、規范化、科學化的管理。基于此種形式展開的高職院校檔案管理，不利于高職院校檔案管理服務質量的提升，不利于高職院校管理水平的提升，更不利于檔案資源的開發利用。檔案管理人員素質是決定檔案管理信息化建設質量的關鍵，專職檔案管理人員較少、年齡偏大，專業分布不合理是當下高職院校檔案管理信息化建設中存在的普遍問題。高職院校檔案管理人員難以適應信息化建設的需要，缺乏創新意識、服務意識，進而導致信息化建設阻礙重重。

（二）檔案管理信息化建設不規范

檔案管理信息化建設不規范，是學校以及管理人員不重視的直接體現。檔案管理信息化的強化與發展，需要相關標準和規定進行約束，將信息化建設引導到科學合理的發展過程中。檔案的規范化是當下信息化技術發展和管理的前提基礎，是實現高職院校檔案信息化建設的必要條件。然而，在現代高職院校檔案創新管理過程中，缺乏統一化、標準化的檔案管理意識，檔案管理建設規范制度不完善，難以形成檔案現代化、安全化建設。高職院校檔案管理制度規范在制定過程中，沒有結合院校的實際情況，其缺乏現實性以及適用性，導致其不能發揮檔案管理資源化建設的真正作用，難以起到保障檔案管理信息化建設的實際效果。

（三）檔案管理信息化建設不重視

院校領導對信息化建設的不重視，對信息化建設的資金投入不足，導致檔案管理信息化平臺建設不完善。隨著信息化技術的逐漸成熟，為高職院校檔案管理信息化提供發展平臺，然而從目前高職院校檔案管理信息化的功能性分析，離真正的信息化平臺還存在一定距離。許多高校設置檔案信息化管理系統的作用在于應付上級檢查，并沒有結合實際檔案管理的需求建立信息化平臺。其所建立的檔案管理信息化平臺，僅是簡單的網頁，沒有完善的數據庫做支撐，進而導致平臺利用率低下的狀況。

三、智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設策略

（一）強化檔案意識，建立信息化標準

高職院校檔案管理工作作為我國檔案管理中的一部分，其管理水平從側面展現我國的文明程度。然而，高校管理人員以及相關工作人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，外界人員認為檔案管理工作的主要工作內容僅是文件管理工作，檔案管理工作中重保管輕利用的意識根深蒂固與人們心中，人們對檔案的認識不足，甚至不知道檔案中包含什么，更不了解檔案對自己今后的發展有什么影響。因此，高職院校應該加強對檔案管理的重視，給予檔案管理建設足夠的經費，保障檔案工作的平穩運行。加強員工對檔案工作管理的熱情，將強化檔案意識作為檔案管理工作的重點。與此同時，強化檔案管理的統一化、標準化、規范化建設，糾正現階段檔案管理中的混亂局面，讓檔案管理工作按照相關規章制度開展。結合自身實際情況開展檔案管理信息化制度，規范檔案信息化建設的過程，要求檔案管理、操作以及運用按相關規章制度進行。建立健全檔案管理規章制度，完善檔案管理信息化建設，逐步實現信息化管理。

（二）充實平臺數據，提升平臺利用率

高校所設立的信息化管理平臺數據文件不全面，導致平臺利用率低下。就我國現階段檔案管理中包含的內容來看，并不能通過檔案文件動態反應人們的基本情況。基礎與此種情況展開的檔案信息化建設，工作人員很難對信息加以利用，難以提取較為有用的信息，因此應結合實際情況不斷豐富檔案的內容，使檔案永遠處于更新的狀態，在最大程度上滿足人們的需求，使平臺“活”起來，進而提升平臺的利用率。結合高職院校自身優勢，以可持續性發展為目標，以科學發展觀為指導，建立更好為學校服務、為學生服務、為社會服務的信息化管理平臺，強化自身服務意識，為高職院校檔案信息化管理健康、有序的發展。

（三）加強專業培訓，增強管理人員素質

高職院校檔案管理工作要想實現信息化，管理人員專業化知識和信息化知識必不可少。所以高職院校應加強對管理人員的專業培訓，提升檔案管理工作人員的信息化意識和檔案管理意識，更新管理人員原本知識結構，努力提升工作人員的綜合素質和信息化能力。對管理人員的政治素養和業務素養進行專業培訓，強化管理人員的責任心和事業心。定期開展業務能力培訓，將工作人員信息技術能力與檔案管理相結合。工作人員應該樹立終生學習的觀念，對工作始終保持高度熱情，不斷強化自身能力，使學校信息管理更適應信息時代的發展需求。

四、結語

在高校大力建設智慧校園的背景下，檔案管理工作應積極配合，轉變傳統觀念，與實際情況相結合，積極做出改變。應對智慧校園的實際需求，強化檔案管理的信息化建設，進而發揮檔案管理工作的服務職能，促進高職院校的現代化發展。

參考文獻

[1] 張勝春，林鵬，宿娜.大數據背景下高校智慧校園建設探索[J].中國成人教育， 2017（6）：71-74.

[2] 胡娜.信息化視角下高職院校質量保證機制模型構建及其實現機制研究[J]. 中國職業技術教育，2018（8）：47-52.

[3] 裴立志，徐普平.互聯網+時代高職院校智慧校園建設探析：以銅陵職業技術學院為例[J].蕪湖職業技術學院學報，2017，19（3）：10-13.