人力資源管理中強(qiáng)化人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

鄺津

摘 要：在社會(huì)現(xiàn)代化的進(jìn)程中，人力資源管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要性越發(fā)突顯，是企業(yè)管理過程中不容忽視的重點(diǎn)。其中，人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，與人力資源管理工作質(zhì)量好壞密切相關(guān)。本文從人力資源與人事檔案的區(qū)別出發(fā)，重點(diǎn)分析了人事檔案管理與人力資源管理的相互作用，提出了怎樣有效提升人事檔案管理在人力資源管理中的作用的建議措施，以期提升人力資源管理的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：人力資源;人事檔案;作用;管理;建議

人事檔案管理就是指對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的活動(dòng)。人事檔案的形成是在人力資源管理的過程中形成的，因此與人力資源管理密切相關(guān)。人事檔案記錄和反映了個(gè)人的經(jīng)歷、才能、德行，一般一個(gè)人為單位進(jìn)行建立，也可以看做個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰的原始記錄。是個(gè)人參加社會(huì)工作方方面面的記錄以及自身情況的真實(shí)反映，是人力資源管理活動(dòng)中重要的組成部分。人事檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，在人力資源管理過程中，要對(duì)其作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使其完整規(guī)范。從另一方面而言，人事檔案也是人力資源管理的基礎(chǔ)，沒有人事檔案提供的數(shù)據(jù)資料，人力資源管理就好比無米之炊。因此，評(píng)析人力資源管理中的人事檔案管理有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人力資源管理概述

人力資源管理實(shí)際上是對(duì)人力資源進(jìn)行合理的配置，通過招聘、培訓(xùn)、使用、考核、激勵(lì)以及調(diào)整等一系列方法手段，將人力資源調(diào)配至最適合的工作崗位，從而最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人才管理的目標(biāo)。事實(shí)檔案就是在為人才建檔的過程中形成的，是人力資源管理的基礎(chǔ)。人事檔案管理會(huì)對(duì)人力資源管理工作質(zhì)量產(chǎn)生最為直接的影響。

二、人事檔案管理的作用

人事檔案管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)，其記錄資料信息的完整性、真實(shí)性就顯得至關(guān)重要。如果人事檔案建檔過程存在信息不真實(shí)、不完整的情況或者在人事檔案管理中存在馬虎大意、工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那樾危蜁?huì)對(duì)人力資源管理產(chǎn)生不利影響。在實(shí)際工作中，由于對(duì)人事資料準(zhǔn)確性以及完整性方面的忽視，導(dǎo)致人事檔案與實(shí)際情況存在著一定的偏差，使基本信息資料失真。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)越發(fā)突出，改善了傳統(tǒng)檔案管理的不足。當(dāng)前，通過在網(wǎng)絡(luò)上建立一個(gè)完整規(guī)范的檔案資料庫，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新，就能夠是人們及時(shí)的了解到檔案的動(dòng)態(tài)信息。對(duì)于人力資源管理的歸檔、檔案查查詢、變動(dòng)以及更新方面都提供了極大的便利，有利于提高人力資源管理的工作效率。但是這都要建立在人事檔案信息資料完整、真實(shí)的基礎(chǔ)之上。人事檔案管理對(duì)人力資源管理工作有著非常積極的作用。人事檔案基本上記錄了員工的一生的經(jīng)歷及發(fā)展過程，用人單位通過人事檔案能快速的了解到一個(gè)人的經(jīng)歷，從而發(fā)掘其潛力，以至于人才不會(huì)被埋沒。

三、提升人事檔案管理的主要舉措

首先，完善人事檔案管理。人事檔案是人力資源管理工作能否順利開展的重要前提，完善人事檔案管理應(yīng)做到：一是確保檔案信息資料收集的真實(shí)性、完整性。信息資料的收集是人事檔案管理的第一步，做好這一環(huán)節(jié)的工作是至關(guān)重要的。對(duì)每一位即將入職的員工的檔案進(jìn)行收集，并核實(shí)信息記錄的真實(shí)性以及完整性，和保證查詢工作的系統(tǒng)性。二是建立完善的管理制度，要求相關(guān)管理人員以及工作人員在工作過程中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并嚴(yán)格的按照相關(guān)的管理制度來完成自身的工作。比方說，只要出示相關(guān)證件或者許可的人員才能查詢或者翻閱檔案資料。對(duì)于程序缺少的人員堅(jiān)決不讓其隨意查找翻閱檔案。三是規(guī)范細(xì)致地對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理，并嚴(yán)格地進(jìn)行檔案的篩選與信息校對(duì)工作。應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)地對(duì)檔案資料進(jìn)行細(xì)致的歸類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。裝訂應(yīng)規(guī)整，文字應(yīng)清晰完成，資料的內(nèi)容不能隨意變動(dòng)，最大限度地保護(hù)原版的內(nèi)容。四是人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的綜合素養(yǎng)，要有職業(yè)素養(yǎng)、較高的政治素養(yǎng)以及良好的道德品質(zhì)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，知識(shí)技術(shù)更新比較快，這就要求人事檔案管理人員已與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域，提高自身的工作能力。只有這樣，才能滿足當(dāng)前全新的檔案管理模式的對(duì)管理人員的要求。

其次，具備先進(jìn)、科學(xué)的人事檔案檢索工具。隨著現(xiàn)代科技信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案檢索工具告別了傳統(tǒng)的檢索方式，充分利用了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了人事檔案檢索工具的多種類、高功能、高效率等特點(diǎn)，充分的滿足了人事檔案檢索以及檔案信息保存的要求。結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案檢索以及信息保存方面的需求，人事檔案管理人員應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員簡(jiǎn)歷檔案數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)數(shù)據(jù)庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設(shè)計(jì)得簡(jiǎn)單快捷、方便使用，這樣才符合人事檔案使用的習(xí)慣，符合檔案內(nèi)容資料和形式特征。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，人力資源管理與人事檔案管理密切相關(guān)，二者相互作用。完善人事檔案管理制度以及選用先進(jìn)、科學(xué)的人事檔案檢索工具是提高人力資源管理工作效率的重要方法。隨著人力資源管理的重要性越發(fā)突出，人事檔案管理的作用也越來越重要，相關(guān)管理人員和工作人員應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度去對(duì)待。

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