淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

李巖

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展、我國科技水平逐漸提高，信息化已然成為發(fā)展的一大潮流。信息化給我們生活的各個(gè)方面帶來極大的便捷，它已經(jīng)成為我們生活中不可或缺的一部分。而做為傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理模式卻已經(jīng)不再適應(yīng)這一發(fā)展模式，這使得傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理模式在工作時(shí)面臨巨大的困難。利用信息技術(shù)無疑是解決這一問題的最佳方法。這篇文章就是對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡單的探討和分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

1 規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度

隨著科技的逐步發(fā)展，我國的檔案管理模式也隨之改變，由傳統(tǒng)的保護(hù)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚瑢?shí)現(xiàn)了信息的共享性，使很多人更加方便地利用信息。但是，如果想要檔案管理信息被更加有效地利用，發(fā)揮它的最大作用，使檔案管理制度有序的進(jìn)行，就必須建立相應(yīng)的規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理制度更加規(guī)范化。而這個(gè)檔案管理制度建立也是有一定要求的，即必須符合國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)嚴(yán)格按照國家制定的著錄原則、方法、格式等方面將信息錄入檔案，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一錄入信息，以免在日后的檢索中出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響對數(shù)據(jù)的使用。其次，使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫硬件、軟件等制定檔案，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，使信息更加有序化、便捷化，以便事業(yè)單位內(nèi)部更加便利的使用信息資源。因此，規(guī)范的檔案管理制度在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化中占據(jù)重要地位，是其實(shí)現(xiàn)檔案管理制度信息化的關(guān)鍵。

2 加強(qiáng)單位檔案管理服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)好檔案管理信息化的重中之重，這里的設(shè)施基礎(chǔ)指的就是計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施。而軟件設(shè)施指的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化的通訊技術(shù)。在軟件設(shè)施方面，利用新型的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案信息的收集、儲蓄、加工、使用和傳輸。在硬件設(shè)施方面，事業(yè)單位就要以自身的實(shí)際情況為準(zhǔn)，理性購買電子設(shè)備。但是，電子信息設(shè)備的使用也是有一定周期性的，這就要求安排專業(yè)人員對電子信息設(shè)備進(jìn)行定期的檢查與維修，保證工作正常進(jìn)行的同時(shí)也延長電子產(chǎn)品的使用壽命，從而降低事業(yè)單位的成本。除此之外，在購買硬件設(shè)備的同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)提前了解電子設(shè)備的性能，選擇性能好的設(shè)備，為檔案管理提供資源，以便更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

3 保障檔案管理信息化建設(shè)的安全性

在這個(gè)電子信息技術(shù)日益普及的時(shí)代，信息技術(shù)給我們帶來極大便利的同時(shí)，信息安全問題也隨之而來。在檔案管理信息化中同樣也存在安全問題。所以，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的過程中，要著重檔案信息的安全，提升檔案管理信息的安全意識，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，努力為檔案信息提供安全保障。在這個(gè)講求信息透明的時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)信息都是公開的，許多不法分子就利用這一漏洞，盜取他人信息，導(dǎo)致他人信息泄露，對別人和社會都會造成一定的危害。因此，為應(yīng)對這一信息安全問題，檔案管理人員應(yīng)對機(jī)密文件加強(qiáng)防護(hù)，進(jìn)行兩次防護(hù)，即設(shè)置單獨(dú)的密碼，對訪問設(shè)立權(quán)限的同時(shí)也要進(jìn)行身份驗(yàn)證。除此之外，檔案信息管理人員還要對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行嚴(yán)格的把控，謹(jǐn)慎使用，注意上網(wǎng)安全。為避免網(wǎng)路出現(xiàn)安全問題，相關(guān)的技術(shù)人員也要設(shè)立網(wǎng)絡(luò)防火墻，增強(qiáng)檔案信息的安全性。最后，事業(yè)單位要按照國家相關(guān)的要求，嚴(yán)格執(zhí)行國家規(guī)定的各項(xiàng)事務(wù)來保障檔案信息的安全，如在事業(yè)單位內(nèi)部配置好檔案柜、防盜窗等，嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，提高保護(hù)能力。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

目前，我國檔案管理信息化建設(shè)還沒有完善，還處于人工與智能化相交接的階段，這一時(shí)期中，人工操作與計(jì)算機(jī)處理相結(jié)合。電子檔案的錄入、歸類等事項(xiàng)還需要人工處理。由此可見，事業(yè)單位內(nèi)部的主要任務(wù)離不開工作人員這一主要問題就要求了工作人員不僅要熟練掌握檔案管理的知識與技能，還要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備。但是，目前很多事業(yè)單位卻是因循守舊、故步自封，仍然采用傳統(tǒng)的信息管理模式。這種利用人工操作的模式，不僅大大降低了處理信息的效率，并且，還很容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。與此同時(shí)，這也極大的消耗人力，給工作人員帶來了巨大的負(fù)擔(dān)。創(chuàng)新是社會發(fā)展的動(dòng)力，對于檔案管理也是如此，創(chuàng)新可以促進(jìn)事業(yè)單位的改革。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)在社會發(fā)展的要求，這就需要我們創(chuàng)新。在創(chuàng)新制度這個(gè)過程中，最重要的就是提高技術(shù)人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)技術(shù)人員全面發(fā)展。只有綜合素質(zhì)提高了，才能更快更有效的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的目標(biāo)。如果想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先，事業(yè)單位內(nèi)部要加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人員的管理與培訓(xùn)，為他們提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，促進(jìn)學(xué)習(xí)與交流，以便提高信息化管理的能力。平時(shí)定期考核，了解員工學(xué)習(xí)的進(jìn)程、能力與水平，以便員工能夠熟練、準(zhǔn)確的掌握信息化管理的技能，提高自身水平。其次，檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主動(dòng)性，不斷提高工作意識，以積極認(rèn)真的態(tài)度對待每一份工作。檔案管理人員要學(xué)會自主化學(xué)習(xí)，多花費(fèi)一些時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)和研究信息技術(shù)技能。努力提高思想覺悟，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)。與此同時(shí)，一個(gè)良好的心態(tài)和工作態(tài)度也是做好工作、提升自身的重要前提。所以，要積極面對在工作中的種種問題和困難，努力使用自身技能去解決問題，從而有效的促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化，加快事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

5 結(jié)語

我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展共同促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，它是這個(gè)社會發(fā)展的必然結(jié)果。目前，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還不完善，信息安全還存在隱患，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也不完善。未來，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路還跟漫長，且任務(wù)重大。所以我們還要肩負(fù)重任、砥礪前行。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者不僅要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，還要站在宏觀經(jīng)濟(jì)的角度上，全面規(guī)劃和準(zhǔn)備信息化建設(shè)，了解信息化建設(shè)的詳細(xì)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中存在的問題，積極應(yīng)對，努力解決。除此之外，還要提高事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)員工全面發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，更好更有效的滿足社會的需求，發(fā)揮出信息化技術(shù)的最大作用與價(jià)值，努力提升事業(yè)單位管理水平和服務(wù)效率，滿足人民群眾的需要，更好的為人民服務(wù)。在此，一定要促進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，以創(chuàng)新促發(fā)展，以創(chuàng)新惠人民。不斷促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

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