新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探究

王峰

摘 要：隨著信息化時代和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髯兊迷絹碓截S富。正是在這樣的背景下，對于企事業(yè)單位的建設(shè)來說，人事檔案管理已經(jīng)成為了重要的工作組成部分，并且與企業(yè)的發(fā)展存在著相當(dāng)密切的聯(lián)系。為了能夠進一步做好新時期人事檔案的管理，必須要依賴科學(xué)技術(shù)進行信息化的建設(shè)，突破傳統(tǒng)的工作瓶頸，促進其可持續(xù)性的發(fā)展和進步。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;新時期;信息化時代;科學(xué)技術(shù);可持續(xù)性發(fā)展

1 前言

今天，隨著中國經(jīng)濟水平和科技水平的不斷提高，信息技術(shù)的應(yīng)用趨于完善，并且已經(jīng)對人們的日常工作和生活產(chǎn)生了更大的影響。將信息化建設(shè)和人事檔案管理結(jié)合在一起已經(jīng)成為了新時期社會狀態(tài)下的重要組成部分，對企業(yè)事業(yè)單位人才引進的工作做出了巨大的貢獻，而且促進傳統(tǒng)意義下的時間和空間思維都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，有助于社會飛速發(fā)展起來。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)如今，由于我國改革開放進程的不斷推進，對于人事檔案統(tǒng)計工作的重視程度越來越強，尤其是對于檔案信息巨大的單位，信息化的認識檔案管理措施能夠?qū)⒐ぷ魅藛T從傳統(tǒng)的工作模式中解放出來，簡化工作步驟，提升工作效率。所謂的人事檔案管理信息化，實際上指的是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，從而更好地促進檔案信息資源的數(shù)字化的過程[1]。進行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻，第一點是解放了相關(guān)的從業(yè)人員，生成、采集、驗證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫等步驟的合理性和即時性變得更強，從而進一步提升了人事檔案管理的工作效率。第二個意義是通過人事檔案管理信息化的建設(shè)，工作人員能夠按照“德、能、勤、績、廉”等方面的標準進行批評和自我批評，以完善自身的綜合素質(zhì)。

3 人事檔案信息化管理存在的主要問題

人事檔案信息化管理存在的主要問題之一就是現(xiàn)如今的企事業(yè)單位對于該種工作的重視程度差，認為這是輔助性的工作，不需要大量的資金和人力資源投入，僅僅只是簡單的記錄就能夠滿足工作需求。第二個明顯暴露出來的問題就是傳統(tǒng)的人事檔案管理方式效率太低，以實體檔案的建設(shè)和記錄為主，大量的重復(fù)性勞動占較大比重，影響工作效率，而且后期查閱的時候也不方便，重復(fù)性的使用還會造成損傷的情況出現(xiàn)。第三個問題則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，不僅僅對數(shù)據(jù)的收集和處理不完善，而且相應(yīng)的信息安全建設(shè)還存在漏洞，導(dǎo)致人事信息相對紊亂[2]。

4 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)措施

4.1 構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于人事檔案信息化管理較為復(fù)雜，需要確保人事檔案管理系統(tǒng)的先進性、高效性和科學(xué)性。第一，需要進一步強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重要基礎(chǔ)，引進先進設(shè)備可以將檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度提高，更好地錄入文字圖片等。第二，我們還要建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫需要由統(tǒng)一的標準使不同區(qū)域和專業(yè)人力資源工程順利實現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容有畢業(yè)院校、工作時間、加入時間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號和編號等信息。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫既能促進數(shù)據(jù)利用效率提高，還能把重復(fù)性操作減少，確保結(jié)構(gòu)更加完善和合理。第三，我們需要構(gòu)建安全保密法規(guī)，在構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)量中安全保密問題占據(jù)著極為重要的位置，構(gòu)建相應(yīng)的法律法規(guī)可以為安全管理提供法律依據(jù)，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

4.2 人事檔案管理信息化建設(shè)獲得充足投入

企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理信息化建設(shè)的時候，要擁有扎實的思想基礎(chǔ)，也需要擁有物質(zhì)支撐。在物質(zhì)上加大投入，才會更好地實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。所以，企業(yè)需要想出有效的辦法，在資金的籌集上解決后顧之憂。檔案管理信息化建設(shè)提供充足資金支撐，讓人事檔案管理科技程度得到有效提高。企業(yè)自身的實際發(fā)展情況也不能忽視，要關(guān)注各項科研成果，保證企業(yè)的經(jīng)濟增長點得到提高。另外，企業(yè)內(nèi)部會隱藏很多優(yōu)秀的科技人才，對此進行深度挖掘，讓這些科技人才負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)工作。由此，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息化進程得到了推進，在資本的投入上也獲得了保障，不會出現(xiàn)較多的資本投入[3]。

4.3 創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍

以人為本的理念在各個領(lǐng)域的工作中都獲得了認可，也得到了有效灌輸和落實。同樣，人事檔案管理信息化建設(shè)中也需要讓人本理念得到滲透。信息化建設(shè)的實施主體是人，信息則是媒介和助手，人要發(fā)揮自身的主觀能動性，讓人事檔案管理信息化建設(shè)工作不再面臨困擾。所以，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍迫在眉睫，讓隊伍建設(shè)彰顯帶動作用和價值。由此，單位則要創(chuàng)建人才培養(yǎng)制度，為單位培養(yǎng)出復(fù)合型人才。比如，單位就可以定期組織專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，從信息技術(shù)管理層面著手，讓人事檔案管理人員獲得較強的信息技能。培訓(xùn)之中，要涉及技術(shù)方面的知識，也應(yīng)該涉及管理方面的知識。在展現(xiàn)出較強實效性的情況下，讓人事檔案管理人員獲得一定的職業(yè)道德，也擁有較高素養(yǎng)。在多個知識領(lǐng)域中，讓管理人員能夠形成寬闊的知識視野，從根本上形成十分清晰的邏輯思維。這樣，會讓人事檔案管理的水平得到提高，信息化建設(shè)工作的開展也會獲得充足的力量支撐[4]。

5 結(jié)束語

總而言之，自從我國進入到社會主義現(xiàn)代化的經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展過程中，我國大多數(shù)的企事業(yè)單位正處于轉(zhuǎn)型階段，為了促進其能夠在激烈的社會注義市場競爭中立足于一個穩(wěn)定的發(fā)展地位，必須要加強對于企事業(yè)單位的人事制度改革，相應(yīng)的對人事檔案管理進行信息化的建設(shè)，促進我國社會上的人事改革充滿生機和活力，并在一個新領(lǐng)域中保持穩(wěn)定的進步趨勢。

參考文獻

[1]付瓊麗.新時期疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（36）：168-169.

[2]陳亭君.新時期中醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：136-137.

[3]宋瑩瑩.朝陽區(qū)廣電中心人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2016.

[4]王麗.信息時代人事檔案管理新方略[J].企業(yè)改革與管理，2016（16）：81.