企業檔案信息化建設存在問題與優化策略研究

張曉琴

摘 要：隨著時代的發展，我國綜合實力與社會經濟水平的不斷提高，在一定程度上帶動著我國大量企業的快速發展，由此產生了大量的數據信息，經過規范的收集整合就成為了企業的檔案，這些數據詳細記錄著企業在日常生產運營時的各種活動，以及企業自身的發展過程。而當前時期，由于全球化與信息化的進程日益加快，企業檔案管理也需要順應時代的潮流，進行信息化建設。下面主要就我國企業檔案信息化建設過程中存在的問題與相應的優化解決策略進行分析研究，以促進相關企業的健康發展，進而推動我國綜合實力與社會經濟水平的進一步發展。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;優化策略

一、企業檔案信息化建設的概念

通常情況下，企業檔案的信息化主要是指根據我國部分有關部門為此所頒布的法規政策，對企業內部的檔案通過現代計算機技術進行收集、整合管理、儲存、進而合理利用，并以此來為社會群眾進行服務。經過研究發現，企業檔案信息化建設的內容可以劃分為以下幾方面，分別是：通過部分電子儲存設備來將企業內部的檔案信息進行數字化儲存;結合企業檔案網絡服務與傳統的檔案服務工作，為相關的企業建立數字化的檔案管理系統;通過部分辦公自動化的軟件來對企業檔案中的電子文件進行管理;運用現代計算機技術來對企業工作人員提供他們所需要的檔案信息。

二、企業檔案信息化建設的意義

（一）強化相關企業在管理方面的效益

為了強化企業的經濟效益，并促進相關企業的快速發展，就需要企業的工作人員在日常的工作過程中加強企業檔案的信息化建設，而企業在檔案信息化建設的過程中，相關企業需要加強對自身檔案管理信息數據的處理能力，進而促進企業管理效率的提高，并降低企業檔案信息化管理時的成本投入。

（二）加強企業日常工作流程的完善

隨著我國科技水平的不斷提高，計算機網絡技術應用的加強，極大地促進了企業在日常生產運行時工作流程的完善，大大增加了企業各個環節之間交流溝通的便利性，促使企業的實際操作人員能夠更加及時、便利的了解企業管理人員的需求;同時企業的管理人員能夠更加便利的對企業的生產活動進行監管，降低了企業監管的成本投入，進而促進了企業的健康發展。

（三）強化相關企業在行業內市場競爭力的提高

為了促進企業檔案管理的信息化建設，相關的工作人員還需要利用企業內部的網絡，將傳統的工作模式進行轉變，并以此來實現企業檔案管理信息化建設的標準性與交互性。此外，相關的管理人員還可以將企業的部分檔案進行公開共享，以此來強化企業資源的優化配置，進而降低企業日常運營過程中風險問題出現的概率，促進企業在相關行業內市場競爭力的提高。

三、企業檔案信息化建設的現狀

（一）企業檔案管理人員缺乏足夠的管理意識

當前時期，部分企業在進行檔案管理的工作時，缺乏相應的工作意識，導致在實際的管理過程中，出現了推諉現象;同時，部分企業在進行一定的改革之后，部分管理人員認為有關政府部門無法充分的對企業進行管理與監督，進而影響企業檔案管理人員工作意識的提高。

（二）相關的工作人員自身專業知識掌握不足

企業在進行檔案管理工作時，部分工作人員缺乏足夠的專業知識，無法充分嚴格的根據有關規范、標準進行實際的工作，同時無法有效的利用有關制度規定來對實際操作進行制約，導致企業檔案管理工作難以滿足我國企業健康穩定發展的需求，進而阻礙了企業的進一步發展。

（三）企業的管理層缺乏對檔案管理的重視

當前時期，由于我國綜合實力與經濟的快速發展，導致企業檔案工作難以更加高效的進行;同時，由于部分施工人員缺乏健全完善的施工標準，因此，在較大程度上使企業內部管理人員在日常生產過程中對有關內容重視度的缺乏，進而導致企業的健康發展受到較大的影響。

（四）企業檔案管理方面缺乏先進性的介質

為了管理企業的檔案，大量企業先后建立了專業的檔案室，不過部分小型企業自身的檔案室缺乏專業的存儲設備對檔案數據進行存儲，例如磁介質的存儲設備;此外，由于當前時期的企業檔案信息在進行存儲時，過于依賴于存儲的設備，這些因素在一定程度上加劇了企業檔案管理工作的難度。

（五）企業缺乏健全完善的檔案管理渠道

部分中小型企業在進行檔案管理時，大多采用局域網技術，通過數據資料庫來對企業檔案的電子文件進行存儲，以此來滿足企業員工了解企業檔案的需要。不過，當前時期，由于企業在檔案管理方面的渠道缺乏，同時企業檔案管理工作缺乏健全完善的管理方式，導致企業檔案無法妥善完整的進行儲存，同時也無法有效便利的進行查找，大大影響相關企業的健康發展。

四、加強企業檔案信息化建設的策略措施

（一）加強檔案管理設備設施的優化

眾所周知，想要高效的進行某一項工作，就需要在進行實際操作之前，將相關的設備設施進行優化改進，以此來提高實際工作的水平與效率。而在企業進行檔案管理的過程中，就需要通過以下幾種方式來加強資料存儲設備的優化，確保檔案信息的存儲質量，分別是：充分的結合企業自身的實際情況，為企業檔案管理工作進行詳細的劃分，進而促進企業檔案資料信息的存儲質量。相關企業需要加強對相關資金成本的投入，以此來對企業檔案信息存儲設備優化的過程進行資金支持。

（二）改進創新相關的工作方式與管理理念

為了強化企業檔案的管理工作，相關企業的管理人員需要加強工作過程中所運用的方式與管理理念進行改進創新。其中，工作方法主要可以通過下面兩種方法進行改進，分別是：充分的結合現代多媒體技術，以加強企業檔案管理的信息化建設。改進創新企業檔案信息化建設的措施，以提高企業檔案管理工作的效率。而管理理念則需要企業員工與管理人員攜手，加強對企業自身檔案信息化管理的重視，同時加強對相關內容的宣傳，以此來強化提高企業檔案管理工作的水平與效率。

（三）健全完善相關的管理制度

為了提高企業檔案管理工作的質量，企業內部的管理人員還可以通過強化檔案管理制度的完善，以此來提高檔案信息化管理的質量。同時，相關企業還可以充分結合企業自身的實際情況，進而加強企業檔案信息化管理制度的健全完善。

（四）加強檔案管理數據庫的設計

加強企業檔案管理的信息化建設，相關的工作人員還需要通過以下方式來加強企業檔案數據庫的設計建設，確保檔案數據庫具有較大的完整性。明確設計任務的目標;合理選擇數據收集與運用的方法;為數據庫建立特定的數據結構與圖表;為各個環節建立邏輯連接;明確檔案管理工作的任務流程與規則;創建合適的視圖，并選擇合適的圖表等為數據庫進行定義;對數據庫的質量與完整性進行審核，進而提高相關企業數據庫設計的安全性。

（五）強化培養檔案管理工作人員專業素質

眾所周知，員工是任何企業單位運轉過程的基礎與前提，因此，為了加強企業檔案管理信息化建設的質量，就需要相關企業加強對工作人員有關內容與專業素質的培訓，以此來強化工作人員自身的政治素養、文化素質以及專業素質，進而促進企業檔案管理信息化建設水平的提高。

（六）加強宣傳企業檔案的信息化建設

為了強化企業檔案管理信息化建設，相關企業的管理人員還需要加強相關內容的宣傳工作，以此來將相關企業檔案管理信息化建設的結果與部分效益進行宣傳。而當前時期，人們對于企業信息化建設缺乏相應的了解，相關企業也對其缺乏相應的重視，這就需要企業的管理人員與相關工作人員加強對相關內容的宣傳工作，以此來加強人們對其的了解，并強化企業管理人員對其的重視，進而促進我國企業檔案管理信息化建設的發展。

五、總結

綜上所述，隨著時代的發展，我國綜合實力與社會經濟水平的不斷提高，在一定程度上帶動著我國大量企業的快速發展。不過，在企業快速發展的過程中出現了較多的問題，在很大程度上影響著相關企業的穩定發展，因此，為了解決這些問題，就需要相關的企業與員工選擇科學合理的方式，同時根據相關的規定制度進行，以此來強化企業檔案管理信息化建設的水平與效率，進而推動我國綜合實力與社會經濟水平的進一步提高。

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