企業辦公室行政管理中存在的問題及改進

郝晶晶

摘 要：隨著時代的進步，企業辦公室行政管理工作涉及的工作內容越加復雜，為公司發展帶來了較大的挑戰。基于這種現狀，文章深入探索了當前辦公室行政管理工作中面臨的工作與實際分離、缺少規范體系及個人水平不足問題，并提出相應的解決方法，為公司發展提供指示意義，進而提升辦公室行政管理工作效率，促進企業更快發展。

關鍵詞：新背景；公司管理；行政管理

當前背景下，辦公室行政管理工作越加復雜化，工作量也有較大提升，因此對行政管理工作提出了全新的要求，同時也面臨著全新的問題。需要快速地提升辦公事務管理及行政事務管理的工作效率。本文對企業辦公室行政管理工作提出了全新的發展要求及改進措施，進而適應新背景。

一、企業辦公室行政管理中存在的問題

1、不具備規范的管理體系

辦公室工作較為繁瑣、復雜，并且隨著公司不斷擴展規模，辦公室工作復雜度及工作量也顯著提升，相應地出現了很多問題。由于不具備規范的體系來規定工作行為，造成工作授權凌亂、分工混亂的情況，引起不能順利開展最后的工作。另外，辦公室的壓力較大，如果不明確劃分工作職責，常常是很多人都可以從事相同的工作，很多工作人員的工作熱情不高漲。在某些缺乏辦公室行政管理工作規定的公司，會給部分工作人員懈怠工作的機會，不能嚴格根據規定開展實際工作，引起行政管理工作沒有頭緒和效率低。因此，當今的某些公司行政管理工作不具備規范性及科學性的指導，引起行政管理質量較差，進而制約了公司的全面發展。

2、行政管理脫離工作實際

與實際分離是行政管理工作的形式主義主要表現方式。在平時的管理工作中，因領導人員的能力問題導致的決策失誤有很多，正是由于這些失誤，才使得辦公人員在完成工作并執行管理人員命令時只關注形式主義，形成一種只為工作而工作的情況。很多辦公室人員對相關資料及實際工作狀況不太了解，不具備豐富的實踐經驗，在執行行政管理過程中，只根據規章制度辦事，引起部門之間缺乏配合交流，不利于公司效益的提升。

3、辦公室工作人員的整體水平有待提高

從對實際情況的了解及資料調查結果來看，很多公司的辦公人員存在能力不夠的情況，這種情況分成以下幾點：（1）缺乏專業人才指導幫助，辦公室行政管理工作缺乏專業人才，很多都是其他專業或者別的部門的兼職人員。（2）辦公室人員缺乏工作經驗，這種現象大多是由于很多辦公室人員都是缺乏工作經驗，工作年限較短的職場新人，在進行工作實踐時，不具備綜合的全方面考慮能力。（3）很多具備能力的行政管理人員不作為，或是由于不滿意當前的工資待遇及工作環境等等，引起其工作積極性不高，即使有能力也不愿意投身其中發揮核心作用。

二、新形勢下改進企業辦公室行政管理的措施

1、遵循先進的管理理念

現代公司管理倡導使用合理有效的組織、思想、手段及方法展開有效管理，

在這種思想指引下，公司辦公室管理應向流程化、精細化、效益化及協同化發展，這是滿足行政科目劃分愈加復雜和細化辦公室工作特征的。公司辦公室管理模式一直較為模糊化，無法切實保障管理工作的延續性及實效性，而定量化地精細管理可以很好地防止出現這一問題。精細化管理的概念，是根據一定邏輯性進一步細化各項行政事務，既滿足整體考核，又能對每一步驟加以控制，確保各項行政事務的有效落實實行。將流程化思想融入到公司辦公室中去，對各種工作任務進行分解，完善已有的工作步驟，進而提高行政管理工作效率。

2、健全辦公室行政工作管理體制

由于缺乏健全的制度及規范制約導致出現工作的失誤，辦公室行政管理工作也是這樣的。所以，需要有針對性地做好下面幾項工作：（1）完善相關體系制度。可借鑒學習其他先進公司的做法與經驗，也可以針對自己已有的積累和經驗進行制定，確保工作執行依靠于體系規范，而不是某些領導人員的個人想法。（2）要了解工作人員的職責，確保他們在執行工作過程中不會出現權利重疊的情況，避免出現工作熱情度不高的情況。（3）構建辦公物資管理制度，明確規范制定工作中需要存放、采購及使用的辦公物資，避免利用職務便利私拿辦公物資或使用不當情況。

3、注重培養辦公室行政管理人才

辦公室行政管理工作中提高個人水平是非常關鍵的，也是應對復雜而零碎的辦公室事務的核心。在提高個人水平方面，應做到：（1）吸引外來人才，要重金聘用具有豐富專業知識的行政管理人才。（2）對工作人員進行工作技能及基本知識的培訓，提高其實際工作的水平及能力。（3）提高職工的工作積極性，可以采用評級制度的形式考察工作，并加以獎懲制度，從而激發工作人員的熱情。

4、培養團隊精神，提高公司內部合作力度

只靠辦公室一個部門不能有效提升行政管理工作效率，需要建立企業內部的團隊精神，使得各機構可以建立健全的溝通制度，共同配合辦公室展開行政管理工作。公司發展與合作密不可分，每一個公司的正常運轉都不可能只靠幾個部門獨立工作實現的。行政管理工作是貫穿全部部門的一項工作，需要各部門共同合作參與進來。

結語：總而言之，本文對新背景下辦公室行政管理工作承擔的角色、內容及面臨的挑戰進行了深入探索，并提出了相應的改進措施，以期能夠促進公司進步并提升辦公室行政效率。

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