事業單位檔案管理信息化建設問題經驗分析

李宗斌

[摘? ? ? ? ? ?要]? 當今社會是信息化的社會，對于事業單位來說，檔案管理是管理事業單位工作人員的重要舉措之一，對事業單位檔案管理實行信息化已經成為我國事業單位檔案管理行業的共識。近年來，我國事業單位檔案管理信息發展速度非常快，理論發展相對成熟，隨著計算機技術以及數字化技術的發展，事業單位檔案管理已經逐步從傳統的紙質版檔案保存轉換為數字化檔案保存。對事業單位檔案管理員來說，利用計算機技術和互聯網技術對檔案進行管理是一個挑戰。為解決事業單位檔案管理信息化中存在的問題，主要介紹事業單位檔案管理信息建設存在的主要問題，以及進行信息建設的必要性，最后提出了事業單位檔案管理的幾個策略，為從事檔案管理的工作人員提供參考。

[關? ? 鍵? ?詞]? 事業單位;檔案管理;信息化建設;檔案保存

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）11-0228-02

一、事業單位檔案管理信息建設的主要問題

隨著計算機科學技術的迅速發展，各行各業都開始信息化建設。對我國的事業單位而言，檔案管理工作也開始進行檔案管理的信息建設，因此檔案管理工作模式和工作方法發生了很大的改變。

隨著檔案管理的信息建設，檔案管理工作已經開始向信息化方向轉變，在我國很多地區事業單位信息建設工作已經展開，然而，很多信息化的方式方法并不適應時代和科技的發展，造成了一定的事業單位檔案管理信息建設的問題。

1.對于部分事業單位而言，很多單位在進行事業單位檔案管理信息建設的過程中，缺少科學合理開發信息資源的措施。對于事業單位檔案管理信息建設的信息資源存在重復加工的問題或收集信息不全的問題。如果事業單位收集檔案信息重復而事業單位的工作人員較多，這就會給信息建設增加很大的工作量;如果事業單位收集檔案信息不全面，信息資源內容比較少，在日后調用人員檔案的時候會出現問題，很多信息調用不出來。

2.事業單位檔案管理信息建設中，對檔案的安全缺乏基礎的保險措施。事業單位人員非常多，很多工作人員的檔案信息具有幾十年的檔案資料，很多事業單位在進行檔案管理信息建設時，沒有注意到保護信息資源的重要性，一些國家的機密或者個人隱私的檔案資料沒有受到特殊的保護或者加密處理，容易造成資料泄露。

3.很多事業單位對檔案管理信息建設工作，沒有給予足夠的重視，很多單位讓工作能力不強的工作人員負責此項工作，在具體開展事業單位檔案管理信息建設工作的時候，沒有具備專業素養和經驗的人才來進行信息建設，這會極大地降低事業單位檔案管理信息建設效率。很多工作人員認為事業單位檔案管理信息建設不重要，在工作中存在插科打諢的問題，在信息處理方面具有消極的工作情緒，在遇到工作困難的時候還會出現畏難的情緒。

4.檔案檢索在事業單位檔案管理信息建設中非常重要，因為我國的事業單位工作人員數量龐大，在調用檔案的時候，如果沒有檔案檢索就會花費大量的時間。現在，事業單位檔案管理信息建設的檔案檢索方式主要是采用計算機檢索或手工檢索兩種方式。很多事業單位沒有給予具體檢索足夠的重視，檔案檢索程序沒有得到良好的處理和開發，在具體管理過程中還有可能會出現重疊等錯誤現象。

二、事業單位檔案管理信息建設的必要性

隨著計算機和互聯網技術的不斷發展，事業單位檔案管理信息涉及的數據量非常大，工作人員的數據多種多樣，因此事業單位檔案管理信息建設已經成為事業單位檔案管理的一個必然發展趨勢。事業單位檔案管理信息建設主要是利用數字化技術進行檔案管理工作，這也是我國檔案管理工作未來的主流管理方法，在日常事業單位檔案管理工作中具有重要意義。

1.對機關事業單位檔案管理來說，如果能夠實現事業單位檔案管理信息建設，將事業單位日常工作中形成的資料與數據收集起來。通過事業單位檔案管理信息建設，可以將這些信息整合在一起形成長效機制，便于事業單位管理更加規范和高效。

2.事業單位檔案管理信息建設能夠促進工作人員進行檔案管理的效率，在查詢和借閱檔案時候的效率會有很大的提升。對于事業單位的檔案管理員來說，如果仍然沿用傳統的檔案管理方式，每個工作人員都有很多的資料，紙質檔案數量巨大，在查詢檔案的時候會花費工作人員的大量時間。過去在查詢檔案的時候，檔案管理員只能根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。經過事業單位檔案管理信息建設后，檔案管理員可以通過信息檢索來提高檔案查詢的效率。

3.傳統的檔案管理中，主要是采取紙質檔案的保存方式。很多紙質檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這對提高檔案管工作效率不利。事業單位檔案管理信息建設可以統一檔案的內容、字體及字跡等，用數字化統一的方法極大地減少了紙質檔案保存的弊端，同時使檔案數字化信息保存方便快捷，效率高。

4.事業單位檔案管理信息建設主要是利用網絡平臺和電子平臺實現對檔案的管理，通過建設平臺或者磁盤的方式，將事業單位的工作人員將檔案信息錄入到信息建設中。這是對檔案管理模式的創新和優化，和傳統的檔案保存方式相比節約紙質資源，是一種環境友好型的檔案管理方式，同時對于資料本身而言，事業單位檔案管理信息建設能夠提高檔案資料的完整性和安全性。

三、事業單位檔案管理信息建設的策略

當今社會，各行各業都朝著信息化和數字化方向發展。對于事業單位的檔案管理工作而言，信息化和數字化已經成為檔案管理主要依托的技術。在信息時代，事業單位檔案管理信息建設借助計算機技術和互聯網知識可以突破傳統檔案管理的弊端，對于檔案管理來說具有重要的促進作用。

近年來，事業單位檔案管理信息建設逐漸規范化，信息建設的相關理論發展非常快。隨著計算機技術以及數字化技術的發展，事業單位檔案管理信息建設將變得更加完善。事業單位在開展檔案管理信息建設工作時，可以從以下幾個方面進行。

1.由于我國是社會主義國家，事業單位直接歸政府管理，政府也要加大事業單位檔案管理信息建設的力度和重視，加強領導，明確主題責任。事業單位檔案管理信息建設由于涉及事業單位的人事變動、文化活動、工作成績、經費成果、失誤教訓等內容，因此很大程度上關系著事業單位的建設與發展，必須給予足夠的重視，確保事業單位檔案管理信息建設的完整性與準確性。事業單位的領導要分工明確，分管領導要認真負責，及時督導事業單位檔案管理信息建設進度，要投入時間和精力進行學習和研究，借鑒成功的事業單位檔案管理信息建設例子，少走彎路，制定科學的決策。

2.事業單位要健全制度，逐步規范檔案管理信息建設管理，形成長效機制。事業單位檔案管理信息建設要在平臺上設置電子政務管理模塊，由于這一部分的內容會涉及秘密文件，因此必須重視保密處理，要把政務信息的整理、歸檔等工作納入其中。為了宏觀調控事業單位檔案管理信息建設，整合檔案管理信息資源，規范信息資源的統一和集中整理，一定要在事業單位檔案管理信息建設的過程中注意避免錄入相同檔案，這樣可以減少數據管理時間，在檢索信息、搜索信息時可以減少一定的工作量。

3.事業單位必須盡快開展事業單位檔案管理信息建設工作，整合檔案信息。事業單位工作人員多，每年都會有新增檔案，個人檔案內容多，檔案資源覆蓋方方面面，不同工種的工作人員檔案信息的來源具有很大的不同，工作人員在事業單位檔案管理信息建設中，要注意歸檔保存，對信息的分類管理要找到合適的工作方法，同時優化事業單位檔案管理模式，實現共享資源。

4.事業單位檔案管理信息建設工作可以利用先進的科學技術保存這些文獻史料，延長文獻史料的生命期，幫助其保持文獻資料的原貌。另一方面很多紙質檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張、材料及薄厚程度往往也不同，這些對檔案的保存工作產生了很多弊端。事業單位檔案管理信息建設工作雖然能夠解決這些問題，但是要注意做好標引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。

5.事業單位檔案管理信息建設工作必須加強信息資源安全管理，主要負責人必須給予足夠的重視，通過制訂細則的方式引起職工重視。由于檔案管理中，涉及很多涉密文件要歸檔，因此事業單位檔案管理信息建設工作要加強保密工作。現在黑客的技術發展速度很快，很多不法分子為了獲取政府信息，會利用黑客與病毒盜竊機關事業單位檔案信息，然后進行不法操作，危害國家的安全。如果事業單位檔案管理信息建設工作的安全性不足，一旦遇到錯誤操作、系統故障等，事業單位檔案管理信息建設將平臺安全面臨著巨大威脅。

四、結論

事業單位檔案管理進行信息化建設，是事業單位發展的必然趨勢，進行檔案管理信息化建設非常重要，可以保證事業單位工作人員檔案的完整性和真實性，這是檔案管理的初衷。同時，事業單位檔案管理信息化建設可以促進檔案管理的完整性，在檔案整理及分類方面也會具有很大的便利。為了提高事業單位檔案管理信息化建設的效率，本文介紹了事業單位檔案管理存在的問題和重要性，提出了檔案管理工作人員利用先進的信息手段建立完善的檔案管理信息化的方法，促進了事業單位的正常發展，讓檔案管理真正發揮其作用。

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編輯 李 靜