電力檔案管理實際工作存在的問題及其改進措施

趙容霞

【摘 ?要】在新時代背景下，電力檔案管理工作已經引起人們的關注，為了保證電力檔案管理工作得以順利開展，檔案管理人員要不斷提升自身的創新意識，結合電力檔案管理過程中出現的問題，制定更加科學合理的解決對策。鑒于此，本文主要分析新形勢下電力檔案管理中存在的問題與解決方案，從而保證電力檔案管理水平得到有效提升。

【關鍵詞】電力檔案管理;存在的問題;改進措施

電力檔案主要指的是以圖像、文字、錄音、錄像等形式，詳細記錄電力工程中各環節、各工序、各步驟及各類文書、各類會議、各類資料等原始信息的一種檔案類資料、材料。這些看似普通的電力檔案材料，不僅記錄了電力工程的建設軌跡，還為電力企業加強和改進運營管理工作方法、提升現代化企業管理水平、提高企業綜合競爭力等方面提供了可靠的參考依據。隨著我國信息化建設的不斷推進，檔案工作也開始呈現出電子化、信息化等特點，原有的手工記錄方式已經與時代脫節，不能滿足實際所需，尤其是在有關信息的調檔、查閱方面極為不便，影響了工作效率。在檔案信息化的大背景下，我國電力檔案的管理也發生了翻天覆地的巨大變化，當然這種變化也帶來一些不可避免的“水土不服”現象。

1力檔案管理實際工作存在的問題

1.1缺乏健全的檔案管理制度

與一般的檔案信息不同，電力檔案中的內容非常多，涉及到的數據對精準性的要求也很高。但是目前我國電力檔案管理工作還沒有建立一整套健全的管理體系，檔案信息和資料的歸檔缺乏統一標準，無法為相關工作者提供參考。另外，不同的檔案記錄和書寫方式，也給查詢工作帶來了巨大的困難，不利于信息的保存與應用。

1.2電力檔案管理專業力量不足

專業的人才與部門為檔案管理的專業力量。其一，在部分電力企業中，其檔案管理人員的素質普遍偏低，缺乏對檔案管理的深入理解，將檔案管理等同于信息收集與分類。此外，一些員工由于責任心不強，還會隨意抽取、修改檔案;其二，就專業部門進行分析，有的電力企業將庫房作為檔案室，有的甚至還未能設立專門的檔案部門。我國當前許多電力企業還未制定出規范的檔案歸檔與保管制度，使得許多重要的資料被丟失或損壞等。

1.3各級對電力檔案管理工作重視程度不高

“重效益、輕管理”，是我國電力企業普遍存在的一種現象。由于企業管理者眼中只有效益，而忽略了包括檔案管理等在內的一切管理行為，這就造成了檔案管理工作無人問津，檔案管理工作漏洞重重、危機頻現。如有的企業單純把電力檔案工作當作一種硬件設施建設來抓，只是保證“有”，而從未想過“用”。這種認識嚴重影響了電力檔案的管理水平，也遏制了電力檔案為企業管理運營服務的功能發揮，使電力檔案成為了一種擺設。

1.4電力檔案管理信息化程度不高

自動化辦公技術的提高使電子檔案的生成和管理被提上日程。但是，在實際工作中，電力檔案的信息化程度還有待提高，紙質檔案在檔案中仍占相當大的比例，如大量的專題圖、設計圖、地形圖等。而相關管理系統如CAD或CAM的運用還不完善，相關技術培訓比較滯后，現代檔案人才引進不到位等，都使得電力檔案的數字化、現代化程度較低。

1.5缺少實用、有價值的電力檔案編研成果

電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統地開發利用電力檔案信息資源，使其盡快轉化為生產力的一種有效方式。就筆者單位目前情況看，缺少實用、有價值的科技檔案編研成果。過去我們檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應用于檔案管理，這些編研成果已經遠遠跟不上電力檔案管理發展的需要。筆者認為要提高檔案服務水平，提高檔案利用價值，就要本著“存真、提煉、適用”的原則繼續開展檔案編研工作，當然首先要解決人員和經費問題，否則就成了“巧媳婦難做無米之炊”。

2電力檔案管理實際工作問題的改進措施

2.1構建有效的檔案管理制度和管理辦法

由于在電力建設過程中涉及到設計單位、施工單位較多，各自對檔案要求和做法差異較大，沒有統一的標準就無規范可言。因此，為確保檔案管理工作順利，就要構建一套合理、科學、適用性和可操作性強的檔案管理制度和工作辦法，不僅包含組織領導、管理體系、職責分工及獎勵懲罰等內容，還對形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔、竣工文件編制及交接驗收等工作作出了詳細的要求，形成一套行之有效的管理制度與管理辦法，并在建設初期告之各參建單位，工程建設與檔案管理同時進行，在工程建設過程中，應對竣工材料進行積累、爭辯及審定，在工程竣工及驗收階段，要確保有一套合格完善的竣工驗收檔案。平時檔案管理人員要定期對檔案進行收集與積累，將檔案管理由過去的事后控制轉化成事前和事中控制，避免由于意見不同而出現返工現象發生，從而提高檔案管理質量。

2.2提高電力檔案專業人員素質

檔案管理人員的整體素質至關重要。隨著電力系統改革的不斷深入落實，電力系統檔案的工作內容不斷豐富擴展，服務范圍更加寬闊，檔案管理人員不僅需要具備專業的管理知識，同時必須對工程建設、監督管理等方面知識做到基本了解，以此實現檔案管理的高效性。電力企業應當對檔案管理人員組織定期培訓教育工作，以此加強其業務能力，提升管理水平，能夠合理熟練對檔案進行分類、規劃和整理。此外，檔案管理人員應當參與到具體工程施工中，對工程做到全面了解，及時把握工程建設動態，同具體施工步驟做好詳細記錄，密切觀察建設走向，以此做好檔案管理工作。

2.3加大對電力檔案管理工作的支持力度

當前，由于很多電力企業管理層沒有充分認識到電力檔案對于電力企業的重要作用，因此在人員選配、設施配備、資金保障等方面并沒有明顯支持力度。各級領導要徹底改變思維觀念，高度重視電力檔案管理工作，既要定期舉辦培訓班對電力檔案管理人員進行集中培訓，提高實際工作能力，又要在硬件設施、資金保障方面予以傾斜照顧，通過一段時間的持續強有力支持，徹底改變原有的落后現狀，進一步提升電力檔案的工作水平。

2.4促進電力檔案管理信息化革新，實現數據共享

電力檔案管理走向信息化是電力改革及國家產業經濟發展的必然要求。那么為了保障電力檔案管理的完整性，減少資源的不必要占用。電力企業應以當前的運管系統為依托，結合智能電網的構建方針，建設網狀輻射的檔案管理結構。與電力企業的資源管理、項目管理、統計管理等數據平臺進行良性的對接，并借助ZigBee等無線通訊技術，實現無障礙通訊。按照文件的類型進行獨立編碼并按照文件的相關性進行統一關聯，實現系統的檔案調取。同時發揮電力檔案的價值，應在現有實體檔案管理的基礎上，加強數字化的進程，實現檔案的永久保存和長期保存。要求檔案的紙質管理與電子管理保持同步，其檔案管理手段與城市建設電子報批程序類似，由各電力檔案發生部門通過客戶端自行進行輸入、傳遞，并匯集到系統中進行類別整理和歸納，按照系統安全管理及規范管理要求，進行權限分配和管理，落實檔案共享及優先調配等制度。

3結束語

我們要經過不斷加強電力企業檔案管理水平，規范電力企業檔案管理制度以及提高電力檔案管理工作人員綜合素質，加大對電力檔案管理工作的支持力度，促進電力檔案管理信息化，確保在科學化管理的過程中與時俱進、腳踏實地、開拓創新開展，然后確保電力企業檔案管理可以非常好的對電力企業的建造和開展服務，完成電力企業的可持續發展。

參考文獻：

[1]李登芳.淺談電力企業科技檔案管理創新[J].低碳世界，2016（35）：152-153.

[2]楊英.新形勢下談電力檔案科學化管理[J].低碳世界，2016（35）：167-168.

（作者單位：山西運能電力科技有限公司）