精益管理理念在企業會務接待工作中的應用

張曉玲

【摘 ?要】按照公司對會議管理的要求，貫徹“消除浪費、創造價值、持續改善、精益求精”的精益管理理念，樹立憂患責任、成本效益、競爭服務意識，突出抓好公司重要會議、重大活動的組織籌備工作，從邀請嘉賓、印發通知、落實回執、安排接送、餐飲接待、場地布置等方面著手，注重細節，規范有序。在組織會議過程中如何堅持厲行節約、反對浪費、規范簡樸、務實高效的原則，同時保障圓滿完成了各項會議接待工作，展示部門的接待能力和服務水平，確保各項工作高效率運轉、高質量完成，是對我們今后的服務工作提出了新的更高的要求，也是對我們各項工作的巨大鞭策。在企業的發展中，會議活動發揮著重要的作用，在很大程度上推動著行政工作的順利開展，是新時期社會、政治和經濟生活中的重要活動方式。企業應該加強對會議活動的重視，尤其是會務接待工作，并融入精益管理理念，充分發揮出精益管理理念的作用。

【關鍵詞】精益管理理念;企業會務;接待工作;應用

引言

近些年來，在現代化社會的發展中，社會各個行業發展十分迅速，企業建設規模在不斷擴大，各個企業之間的競爭越來越激烈，而會議作為企業發展中的重要活動之一，在宣傳、貫徹、執行黨和國家路線、方針、政策的過程中發揮著十分重要的作用。企業必須加強對企業會務接待工作的重視，實行精益管理方式。本文通過闡述了精益管理的難點，從管理者要有一定決策力、營造精益管理的氛圍、對不同級別人員采取不同管理方案以及搭建知識體系和交流平臺四個方面有針對性地提出了對策。

1概述

1.1企業會務接待工作相關內容

在企業的經營和發展過程中，會務接待工作發揮著十分重要的作用，涉及多方面的內容，如出席會議、業務洽談、調查研究、學習交流、外事往來等公務活動，以及公務活動開展過程中的接待安排、協調和服務等。在會務接待工作中，相關人員需要遵循“精簡、節約、實效”的原則，以極大的耐心和細心明確會議全過程的要求，并將其落實到實際工作中。同時，在接待、餐飲、會議服務過程中，都要保持較強的責任心，提高這些工作的綜合質量，避免損害企業行政部門的形象，還要在企業內部會議接待工作中融入精益管理理念，完善服務制度和相關體系，提高會議的整體效率。除此之外，企業管理人員應該貫徹并落實管理發展理念，統籌企業發展各個環節的工作，實現企業內部各個部門、工作人員的有效配合，提升會務工作的整體質量，推動企業的進一步發展。

1.2精益管理的難點

1.2.1缺乏精益管理的具體技能和知識

盡管企業要求管理者積極參與各種培訓，管理者掌握了精益管理的部分理念、內容、工具和方法，但由于了解程度不夠深入或者對精益管理的具體含義掌握不到位等，導致他們無法推進以精益管理為基礎的人才管理，找不到突破口，使得人才管理看不到期待的效果，無法看到由點到面的整體效果。

1.2.2無法合理評估管理效果

企業在推行精益管理后，不知如何合理地評估改善的效益，難以找到推行過程中做得好的部分以及做得不好的部分，因此就不能夠有針對性的調整管理方向或方法，使得人才管理效果減弱。

2精益管理理念在企業會務接待工作中的應用

2.1加強溝通，做到會議籌備精細化

接待是一項細致而重要的公關工作。會議籌備組要加強過程管控，對籌備工作中的重要問題和環節，系統思考、認真梳理，具體研究、逐一落實，加強接待日程管理及會議現場檢查工作。結合信息化手段，實現公司內部會議室在線快捷預訂，提高公司會議室利用效率;掃碼簽到和實時入席指引，方便會議管理員進行會議召集、座位編排、材料共享等，提高與會者的參會體驗;建立一套會議全過程管理的移動應用體系，用來實現會議的組織、召集、會議簽到、座位安排、會議材料共享。會務人員應與主辦部門密切合作，精心準備，認真策劃，擬定整套接待方案，包括：訪問目的、來訪人員名單、接待人員名單、日程安排及兩地近期天氣狀況等。要嚴格執行相關制度規定，嚴禁超規格、超標準接待，嚴禁擴大接待范圍、增加接待項目，嚴禁組織到營業性娛樂、健身場所活動，不得安排專場文藝演出。充分發揮接待部門的統籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關部門的配合能力。

2.2加強學習，做到服務水準精細化

在會議服務方面，充分合理利用公司的會議資源，節省辦會開支，專屬會議室可根據實際情況靈活調劑使用，提高會議室使用效率。周密組織各項會議活動，落實到每一個細節，嚴格要求服務人員著裝統一整潔，佩戴服務標志，不穿拖鞋、響釘鞋;長發不遮眼、后發不披肩;要求畫淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾;坐站規范端莊，不翹腿;語言溫和親切，音量適中，普通話規范，語言文明禮貌，使用禮貌用語，對服務對象主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗語，不大聲喧嘩;出現差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉，解釋問題有禮有節，想服務對象之所想，及服務對象之所急，盡服務對象之所需;自覺維護、愛護會議室、接待室設施，對會議室、接待室的家具、物品定期巡檢，保證會議室的清潔、衛生;在會議開展過程中，應按時添加茶水并及時取走雜物。對服務團隊進行專業化培訓，用心學習其他單位、酒店等會議接待經驗，提高接待水平，提升公司形象。注重服務規范化、程序化、個性化;要責任明確到位，嚴格執行首問負責制、限時辦結制和責任追究制，對各階段任務進行評估驗收，發現問題限期整改，逐一查找全流程、各環節中的浪費，以及低效無效行為。

2.3加強管理，做到工作分工精細化

會務接待工作應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，各部門之間要講究協同配合。辦公室是業務接待工作的歸口管理部門，負責指導公司系統各部門的業務接待工作，負責牽頭確定業務接待標準和業務流程，統籌管理接待資源和接待物品，組織部門制定具體方案，包括日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動（會見、會談）安排、新聞報道等方面的內容，統籌協調接待安排，合理安排接待資源。在方案實施過程中，嚴格按照牽頭部門與配合部門的界定分工執行。在執行過程中如遇臨時變化，由牽頭部門機動處理，重要問題需及時向相關領導請示，并將變更信息及時通知相關部門。任務結束后，接待部門應當如實填寫接待清單，明確接待對象的單位、姓名、職務和消費項目、時間、地點、費用等內容。嚴格執行接待清單審批程序，從嚴管控費用報銷。接待結束后應進行評價與總結，提出改進和完善措施。

結語

綜上所述，在新形勢下的發展中，各個企業的建設規模在不斷擴大，企業的會務接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業會務接待工作中發揮著十分重要的作用，企業應該深入考慮精益管理理念的細節和涵義，將精益管理理念應用到企業會務接待工作中，這樣就能夠充分發揮出其精益管理理念的規范和指導作用，推動企業會務接待活動的順利開展，為企業的不斷完善和發展提供保障。

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（作者單位：國網太原供電公司）