探討如何做好檔案保密管理與利用

劉迎東

摘要：隨著經(jīng)濟體制的改革，企業(yè)對檔案管理也越來越重視，尤其是相關機密檔案，包含著眾多商業(yè)機密，所以對這類文件的管理十分重要。如何在現(xiàn)行的檔案管理體制中對保密檔案進行保密管理，是現(xiàn)行企業(yè)檔案管理需要學習與改進的重點，文章通過對檔案管理保密工作中存在的不足進行說明，及進行改進的方案及方法進行闡述，以促進檔案保密工作的發(fā)展及保密檔案的利用。

關鍵詞：檔案管理;保密檔案;利用

隨著信息技術的不斷革新，企業(yè)在新時代的發(fā)展下也越發(fā)積極并跟上時代的發(fā)展，實施檔案管理的變革。但市場經(jīng)濟發(fā)展過快，企業(yè)檔案管理并不能及時跟上變革的腳步，現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理中存在著許多不足，針對保密檔案的管理也存在各種泄密的瑕疵，如何對保密檔案進行加強管理及確保檔案信息的安全，是現(xiàn)行檔案管理體制急需解決的問題，文章通過對檔案保密管理的改進方法進行分析，希望為企業(yè)在加強檔案保密工作的實施中，提供參考。

1.檔案保密管理存在的問題

通常檔案管理工作由于內容較多，工作性質較簡單，不會被工作人員所重視，在企業(yè)的眾多部門中，檔案管理部門由于不是經(jīng)濟效益的直接部門，所以不能夠企業(yè)領導所重視，所以在檔案管理工作變革中，會產生較多地問題，在某一程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

1.1檔案保密管理的保密意識差

過去我們不具備相應的保密意識，對待檔案管理只是睜一只眼閉一只眼。但是隨著改革開放的進一步發(fā)展，人們對檔案管理的意識有了深刻的認識，意識到這是企業(yè)之間進行交流的重要保障。由此對檔案的利用更加頻繁，其開放程度與利用程度均有了進一步的提升。但是這種提升也帶來的一些隱患，那就是檔案管理的工作人員不具備正確的保密意識，沒有形成嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在工作中造成不少失誤。

1.2檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關規(guī)定，制定完善的檔案保密規(guī)章制度，導致檔案管理工作在落實過程中缺乏相應的指導依據(jù)。而且部分檔案管理部門雖然針對檔案保密管理工作有明確的規(guī)章制度要求，但是缺乏相應的落實執(zhí)行措施，導致各項制度形同虛設，難以形成強有力的檔案保密管理體系。

1.3檔案保密管理技術手段低

要想將檔案的保密工作做到位，就必須要具備相應的保密手段。但是這種技術手段在當前的企業(yè)中并不常見。究其原因是企業(yè)檔案的保密工作意識不強，由此阻礙了檔案管理水平的提升。我們應該將先進的技術應用到檔案管理中，使檔案管理與技術手段完美的結合，促進保密工作的發(fā)展。另外，檔案的管理工作也應該得到重視，只有工作人員具備認真的工作態(tài)度，才能運用多元化的技術手段促進檔案管理的保密工作得到進一步發(fā)展，保證檔案管理的安全性。

2.檔案保密管理的改進方法

2.1提高檔案保密管理的保密意識

檔案保密工作的開展，首先要提高管理人員的保密管理意識，只有認識到了保密管理的重要性，保密管理才能順利開展實施。其次，應該加強宣傳進行普法教育，對于檔案管理者而言必須要懂得《保密法》，從而約束自己約束他人，同時也要對檔案使用的人員進行普法宣傳，讓使用檔案的人知道相關保密法規(guī)，從而利于檔案保密管理的工作。另外，作為檔案保密工作，由于性質不同，而且保密檔案一般關乎著重要的信息文件，一旦泄露將對企業(yè)或相關人員造成較大安隱患，所以應該成立一個專屬檔案保密管理的機構，在保密檔案的用人選擇中應在負責普通檔案管理的人員中挑選，第一這類人員通常了解公司內部結構，對檔案管理工作能夠合格勝任，第二，選拔素質較高得員工，通常這樣的員工具有較高的道德水準及責任意識，通過這種保密機構方案是實施，從而確保檔案的機密性及安全性。

2.2完善檔案保密管理制度

做好檔案管理保密工作必須要有一套屬于保密檔案的機制，從而確保檔案的機密管理。但檔案管理涉及的細節(jié)較多，所以完善管理制度要從整體管理體系進行改進，從根本出發(fā)并結合實際中存在的不足使檔案管理保密工作既不影響正常的檔案管理順序也能使檔案的保密工作做好。同時檔案保密工作也要進行等級劃分，從而根據(jù)不同保密等級的需要進行相關保密措施，從而在一定程度上節(jié)省人力資源、及物力資源的使用。此外，在保密文件的使用上要嚴格把關，建立相關監(jiān)督體系，對查看檔案的人員進行相關規(guī)定，即在規(guī)定地點進行查閱，禁止拍照等，使檔案利用變得安全，從而避免保密檔案的泄密。

2.3使用各種新型檔案保密管理技術手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲盤進行保存，另一種則是直接存儲與網(wǎng)絡數(shù)據(jù)服務器上。對于通過存儲盤等存儲介質保存的電子檔案資料，重點應該做好存儲介質的安全保管，定期進行消磁以及修復，避免檔案數(shù)據(jù)資料的丟失。對于存儲于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫內的檔案資料，則首先應該強化與網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫相關的計算機信息系統(tǒng)的管理，通過設置內外網(wǎng)隔離或者是登錄訪問權限，并設置完善的防火墻，保證檔案資料不會受到非法的竊取。

3.檔案的利用工作

企業(yè)中的檔案管理主要是將企業(yè)方方面面的資料進行整理與分類，從人員的個人信息到企業(yè)進行貿易洽談的相關資料都屬于檔案管理的范疇。這關乎到企業(yè)的發(fā)展與員工的隱私的保密工作，因此我們應該重視起來。及時糾正在管理過程中出現(xiàn)的不良行為，從而保證檔案的安全。例如，企業(yè)在進行談判的過程中，需要掌握談判對象的相關信息，檔案在這種情況下就充分的發(fā)揮其功效，根據(jù)原有的文件分析談判對象的心理與動機，從而促進談判的順利進行。如果不將這些案卷以及文件管理好，試想一下，又如何做到知己知彼呢，更不必說百戰(zhàn)百勝了。如果發(fā)現(xiàn)了檔案被銷毀的行為，一定要通知相關的管理部門，向領導通報事件的經(jīng)過，找到補救措施，從而將損失降到最低。我們每一個公民都應該具有保護國家機密的意識，這是我們的職責所在，是不容忽視的義務，更是檔案管理人員的應盡的責任。但是在日常工作中，經(jīng)常有相應的工作人員頑固職守，忽視檔案的保密工作，對自身的任務不負責任，導致但上述現(xiàn)象的發(fā)生。管理好檔案能夠為企業(yè)領導解除后顧之憂，幫助領導做出正確的企業(yè)決策，從而促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

4.結語

綜上所述，為了企業(yè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)檔案管理的方法尤為重要，尤其是企業(yè)中的保密文件管理，在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展，所以應加強企業(yè)檔案管理的保密意識，及建立健全檔案管理的保密制度，從而確保檔案的機密性。但在實際的檔案管理中仍然會遇到更多關于檔案管理保密工作的困難，工作人員應充分發(fā)揮主觀能動意識積極的參與到檔案的保密管理與利用中，從而使檔案保密工作符合時代的要求。

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