綜合檔案館電子文件管理分析

陳志明

摘要：自從進入21世紀以來，我國的信息技術和互聯網技術就獲得了進步的發展，在我國社會生活和生產的各個領域中也得到了廣泛應用，各行各業的發展都邁入了信息化的發展階段，這給我國檔案館的工作也產生了很大的影響，尤其是檔案館內部的檔案資料也呈現出了數字化的特征，各種電子文件的產生，給檔案館的文件管理工作提出了新的要求。在檔案館的管理工作中，電子檔案管理是其中重要的內容，尤其是在當前的信息化背景下，電子文件管理已經成為了檔案館檔案資料管理工作的重要內容，只是目前我國檔案館在電子文件管理工作中還存在著一些問題，其管理模式還有待改進。所以本文就對綜合檔案館的電子文件管理工作進行探討。

關鍵詞：綜合檔案館;電子文件;管理

檔案館作為檔案信息存儲、管理和應用的重要機構，檔案管理工作的開展對于檔案資料的利用以及社會生產生活都會產生重要影響。目前我國正進入了信息化社會，在信息化的時代背景下，檔案館的工作也發生了很大的變化，尤其是檔案館內部的檔案資料和信息已經向著數字化和信息化的方向轉變，電子文件逐步取代了紙質文件，這給檔案館的檔案管理工作提出了更高的要求。所以在當前我國綜合檔案館的建設和管理工作中，要求相關部門必須要重視電子文件的管理工作，并創新電子文件的管理模式，提高管理工作的效率和質量。

一、綜合檔案館電子文件管理項目的功能

我國綜合檔案館的電子文件管理項目功能是存在著很大差異的，管理的模式也不同，大體而言能夠分為以下4種功能模式：

1、永久保管型

永久保管，顧名思義，就是對電子文件進行永久的保管和存儲，這種功能主要針對的是一些確保了文件信息真實性，且能夠在后期長期發揮作用的文件檔案，對這種檔案需要進行永久管理，以方便其后期的使用。這種需要永久保管的文件主要包括了需要資源共享和數字遺產的文件和資源，這種文件必須要保證其真實性和完整性，還要保證其長期可讀性和可利用性。在綜合檔案館的文件管理工作中，針對這種需要永久保管的文件和資料，就可以將其制作成電子文件，存儲到服務器中，這樣能夠防止其丟失。

2、中轉站型

中轉站屬于一種中間性和過渡性的管理機構，中轉站型的電子文件管理就是構建起一個電子文件管理的中轉站，使電子文件在該中轉站進行短暫的存儲，后期將其交至檔案館進行管理。該功能主要適用于各個機關的電子文件，需要在機關內部進行簡單的整理和存儲，然后將其移至檔案館進行保管，這種文件在結構和格式方面存在著很大的不同，可能存在著不規范之處，這給電子文件的整理和管理帶來了很大不便，所以要求各個機關單位必須要先對其進行規范化的整理，然后將其移送至上一級的單位進行整理和篩選，最終將一些最為重要且具有保管價值的文件移至綜合檔案館進行管理。在該管理模式下，檔案館內部也可以建立起數據中心，利用數據中心進行檔案資料的整理和收集，然后進行跨平臺傳輸和存儲。

3、現行文件查詢服務

在綜合檔案館的電子文件管理工作中，除了需要對文件檔案進行存儲之外，最主要的目的是對文件檔案進行使用，為社會各個領域的生產和發展提供服務。因此在綜合檔案館的電子文件管理工作中，還具有現行文件的查詢服務功能，該功能能夠使用戶進行文件檔案的查詢，檔案館能夠通過專門的網站和內部網絡進行檔案文件的集中管理和調閱，然后向用戶提供服務，方便用戶進行查詢。目前我國很多檔案館都設置了電子文件服務平臺，該平臺的主要作用就是對電子文件進行歸檔和管理，為用戶的文件檔案查詢提供服務，該用戶能夠通過該平臺，獲取權限查閱檔案館的電子文件資料。從而實現電子文件的整理、管理和流轉、利用。

4、備份型

備份功能主要是對某一地區的電子文件檔案進行備份，防止檔案在流轉和使用的過程中出現缺損或丟失。

二、綜合檔案館電子文件管理的注意事項

1、集中式保管

在檔案館的檔案管理工作中，無論是紙質文件還是電子文件，都會采用集中式的管理模式，而在該過程中，檔案的集中式管理，需要文件形成機構先進行文件的歸檔和建立，將其進行移交，然后由檔案館進行集中管理，而在該過程中，電子文件的管理比紙質文件的管理更加便利，因為電子文件在生成之后，只要不進行刪除就能夠長期存在，而且還可以進行備份和實時更新，能夠滿足不同用戶的使用需要，但是紙質文件在使用的過程中很容易出現破損和丟失的問題。

2、檔案館電子文件管理與機構內部電子文件管理的關系

我國檔案館在進行電子文件管理時，其管理模式中包括了中轉站型的管理模式，而該管理模式還包括了很多機關單位內部的電子文件管理工作，所以要求綜合檔案館在進行電子文件管理時，需要處理好檔案館與機關單位內部電子文件管理之間的關系，需要對二者進行統一管理。檔案館要求電磁文件必須要具有真實性和完整性，所以要求機關單位的電子文件必須要具有行政有效性和法律憑證行，這就要求二者的電子文件必須要同步運轉，統一管理。

3、分布式保管思想

目前我國綜合檔案館在進行電子文件管理時，提出了分布式的保管思想，該理論與集中式的管理理論存在著很大的不同，要求在電子文件的管理過程中，要基于電子文件的生命周期理論，對電子文件進行重新劃分，使電子文件在管理的過程中能夠根據其生命周期，采取新型的分類管理方法，從而降低管理的成本。

結束語：綜上所述，在我國綜合檔案館的發展過程中，檔案文件資料的管理是其中必不可少的重要管理工作，而隨著信息化時代的來臨，檔案館內部的文件資料逐漸向著信息化和數字化的方向轉變，電子檔案已經成為了綜合檔案館檔案信息的主要形式，所以在檔案管理工作開展的過程中，必須要針對電子檔案和電子文件，開展新型的管理工作，創新管理模式。這就要求綜合檔案館必須要正確認識電子文件管理的功能和模式，并采取有效措施控制電子檔案管理工作中的并采取有效措施，對電子檔案管理工作進行有效的控制，降低其他因素對電子檔案管理工作的影響，提高管理的質量和效率，提高綜合檔案館電子文件管理工作的水平。

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