事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境與挑戰(zhàn)

鄭瑋

摘要：事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍舊面臨著很多挑戰(zhàn)和困難，這些問題嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，定期舉行檔案管理人員培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的管理技能。本文就事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境和挑戰(zhàn)進(jìn)行研究，以期能夠提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;困境與挑戰(zhàn);對(duì)策

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要重視檔案統(tǒng)計(jì)、檔案收集、人才選拔等工作，提高檔案管理的服務(wù)性。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，制定符合事業(yè)單位實(shí)際情況的檔案管理措施，以提升檔案管理的整體水平。另外，現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作仍舊存在很多問題，不僅在一定程度上降低了檔案管理的效率，甚至嚴(yán)重的還會(huì)降低檔案管理工作的質(zhì)量。

1事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境

1.1檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要重視檔案基礎(chǔ)管理工作，明確檔案管理的相關(guān)機(jī)制，建立完善的檔案管理制度，提高檔案整理的規(guī)范性，保障檔案管理制度的執(zhí)行力度，減少檔案管理中出現(xiàn)的問題。現(xiàn)在我國(guó)檔案管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理嚴(yán)重不規(guī)范、應(yīng)該進(jìn)行歸檔的檔案沒有及時(shí)歸檔，甚至部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還出現(xiàn)了檔案管理資料被銷毀的情況，給事業(yè)單位檔案管理工作造成的影響非常大，不僅違背事業(yè)單位檔案管理原則現(xiàn)象的出現(xiàn)，還降低檔案資料的利用效率。

1.2檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要想提高檔案管理的效率，就要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理方式，制定統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，以提升信息資源處理的水平。現(xiàn)在我國(guó)很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料無法得到及時(shí)裝訂、整理和歸檔，甚至很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)檔案管理設(shè)備利用效率低等情況，給事業(yè)單位檔案管理造成的影響非常大。另外，現(xiàn)在我國(guó)很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種方式不僅會(huì)降低檔案管理的水平，甚至還會(huì)導(dǎo)致檔案信息資料出現(xiàn)丟失的情況，給檔案管理造成一定的困難。

1.3檔案管理設(shè)施落后

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，事業(yè)單位要定時(shí)更新檔案管理設(shè)備，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案資料管理，以期能夠有效提升檔案管理的水平。但是，現(xiàn)在我國(guó)很多事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。現(xiàn)代化的檔案管理僅對(duì)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。

2事業(yè)單位檔案管理工作中所面臨的挑戰(zhàn)

2.1對(duì)管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)

就事業(yè)單位發(fā)展的總體情況來看，其檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，包含著大量的個(gè)人數(shù)據(jù)和不宜公開的業(yè)務(wù)信息以及事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)信息和活動(dòng)情況等，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)在明確檔案管理客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，積極建立完善的工作流程，并制定科學(xué)化的管理模式，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案的利用率，促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.2對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

檔案管理工作的保密性特點(diǎn)體現(xiàn)了它是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，在保證檔案資料的完好、真實(shí)、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式雖然能確保檔案的完整性和保密性，但是已經(jīng)很難適應(yīng)信息化背景下的管理。在信息化時(shí)代，對(duì)事業(yè)單位的檔案的管理技術(shù)提出了很高的挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項(xiàng)法律法規(guī)以及各項(xiàng)管理制度，而且還要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障等都要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展。

2.3對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進(jìn)越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)等，而以往的手工勞動(dòng)很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)對(duì)困境與挑戰(zhàn)的有效策略

3.1加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際開展過程中，檔案管理新形式和新方法不斷涌現(xiàn)，而當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員現(xiàn)有的知識(shí)水平體系難以有效的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。在此種情況下，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和再教育，定期開展檔案管理相關(guān)知識(shí)講座，深化檔案管理工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解和掌握，培養(yǎng)并提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高其對(duì)檔案管理工作的重視力度，從而能夠在事業(yè)單位檔案管理工作中端正工作態(tài)度，并積極規(guī)范自身檔案管理行為，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

3.2完善檔案管理交接工作的相關(guān)制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為促進(jìn)該項(xiàng)工作的順利開展，有效的緩解當(dāng)前現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的問題，提高檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)積極制定檔案管理交接工作的相關(guān)制度，明確各項(xiàng)規(guī)定，來規(guī)范檔案管理工作人員的各項(xiàng)行為，從而有效的避免由于職責(zé)疏忽而出現(xiàn)檔案管理問題。由于個(gè)人原因檔案管理工作人員需要離職時(shí)，應(yīng)當(dāng)在該名檔案管理工作人員離職之前，切實(shí)做好檔案管理的交接工作，并留下該離職檔案管理人員的準(zhǔn)確聯(lián)系方式，以保證事業(yè)單位檔案管理的后續(xù)工作中出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)聯(lián)系到該檔案管理人員，以便檔案管理問題能夠得到有效的解決。

3.3對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的保護(hù)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為切實(shí)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)充分做好檔案的保管工作，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作意識(shí)，定期對(duì)檔案的完好情況進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案保存存在問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)救，進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行妥善的保存。

3.4及時(shí)更新檔案

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了更好的迎接挑戰(zhàn)，提高檔案管理的總體效率，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效的應(yīng)用，及時(shí)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行更新，及時(shí)收集新的檔案來充實(shí)事業(yè)單位檔案庫，提高事業(yè)單位檔案的完善程度，為事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案的運(yùn)用提供可靠的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語

綜上所述，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案工作管理時(shí)，管理人員要根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，制定緩解檔案管理實(shí)際情況的對(duì)策，以提升檔案管理的整體水平。同時(shí)，事業(yè)單位要想更好的適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，就要重視檔案管理工作，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求，制定符合人們需求的檔案管理制度，以提升檔案管理工作的規(guī)范性。

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