新時(shí)期會(huì)議全過程管理問題探究

金佳

摘要：在改變當(dāng)前“會(huì)而不議”和“文山會(huì)海”問題上，國(guó)有企業(yè)應(yīng)做出表率。企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體，其行為偏好的內(nèi)在邏輯應(yīng)放在“效率”二字。本文主要分析探討了新時(shí)期會(huì)議全過程管理相關(guān)問題，以供參閱。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；會(huì)議；全過程；管理

新時(shí)期的會(huì)議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會(huì)議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時(shí)代要求，從而全面提高會(huì)議全過程的工作優(yōu)化，同時(shí)要從會(huì)議形式、會(huì)議核心價(jià)值等方面入手，構(gòu)建完整的會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會(huì)議管理工作，加強(qiáng)會(huì)議管理的執(zhí)行力度，從而保證會(huì)議全過程的高效運(yùn)行。

1會(huì)議管理的重要性

會(huì)議是組織內(nèi)不可或缺的溝通方式和管理手段，組織的經(jīng)營(yíng)運(yùn)行都需要通過會(huì)議來決策、溝通和貫徹，會(huì)議的效率直接體現(xiàn)組織效率。會(huì)議具有系統(tǒng)性、積累性、頻繁性的特點(diǎn)。但如果事事僅停留在“會(huì)”開了沒有，而不是“事”辦了沒有的程度，那么會(huì)議本身就是流于形式，成了為“開會(huì)而開會(huì)”，而開會(huì)這個(gè)動(dòng)作就會(huì)成為組織內(nèi)部極大的官僚主義、形式主義。現(xiàn)階段會(huì)議廣泛存在著隨意性、反復(fù)性、成本浪費(fèi)嚴(yán)重、信息傳遞失真、落實(shí)跟蹤不到位等問題，已經(jīng)成為制約組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的掣肘。總結(jié)深層次的原因有如下幾點(diǎn)。從管理理念來看，會(huì)議往往被作為管理者實(shí)施管理和權(quán)威的一種工具，信息傳遞多為自上而下，信息流向極為單一，造成管理者和參會(huì)者信息不對(duì)稱，這種根深蒂固的管理思維阻礙組織對(duì)會(huì)議管理模式的改進(jìn)和提升。從管理要素來看，會(huì)議涉及到人、事件、時(shí)間、地點(diǎn)等多維度多場(chǎng)景，同時(shí)會(huì)議的種類層級(jí)以及對(duì)應(yīng)的形式和內(nèi)容都不固定，很難找到通用的方法和方案去一治百病。從管理工具來看，會(huì)議管理的動(dòng)作貌似簡(jiǎn)單，但要實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)各流程各要素高效集成統(tǒng)一是非常不容易的，模型構(gòu)建需要參考的因素較為復(fù)雜。會(huì)議管理這項(xiàng)如此頻繁、復(fù)雜且重要的必修項(xiàng)目，直接反映了一個(gè)組織、團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)管理水平。如何確定會(huì)議的必要性、如何選擇議題和參會(huì)人、如何安排會(huì)議議程、如何組織討論達(dá)到預(yù)計(jì)目的、如何達(dá)成并落實(shí)決議，以及會(huì)議過程中的各種操作技巧，都是會(huì)議管理中核心的環(huán)節(jié)。只有形成一套真正借用科學(xué)化管理思維的方法和工具，才能優(yōu)化會(huì)議管理模式，提高會(huì)議管理效率，使會(huì)議成為各類決策、溝通和貫徹的效率倍增器。

2當(dāng)前會(huì)議過程管理中存在的難點(diǎn)

2.1會(huì)議人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜

會(huì)議管理承擔(dān)的工作量較大，因此其會(huì)議工作人員較多既有會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的主持人員、操作人員也有專門的管理人員同時(shí)這些人員的素質(zhì)和學(xué)歷各不相同給會(huì)議全過程管理管理工作的開展帶來了困難。通過對(duì)某會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)人員的調(diào)查顯示在會(huì)議中參與會(huì)議的人的學(xué)歷較為復(fù)雜對(duì)于構(gòu)建合理的管理機(jī)制帶來了困難。

2.2會(huì)議的頻繁性

當(dāng)前我國(guó)的會(huì)議頻繁性較大，會(huì)議的頻繁性較強(qiáng)，參與會(huì)議的隊(duì)伍通常會(huì)隨著會(huì)議項(xiàng)目而不斷流動(dòng)，雖然會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的會(huì)議時(shí)間固定，但是由于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理的混亂，造成了會(huì)議效率低下，同時(shí)下屬的會(huì)議管理部門也根據(jù)會(huì)議項(xiàng)目的具體情況而組建，從而造成了管理機(jī)構(gòu)的不確定，造成了管理工作難以開展。此外會(huì)議隊(duì)伍人員的頻繁性較強(qiáng)，往往會(huì)議項(xiàng)目的位置發(fā)生變動(dòng)，其會(huì)議隊(duì)伍也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變動(dòng)。

2.3會(huì)議評(píng)價(jià)信息的收集困難

會(huì)議的目的是通過會(huì)議評(píng)價(jià)信息的收集來完成決策的科學(xué)性的評(píng)估同時(shí)傳達(dá)相關(guān)的政策信息但是在當(dāng)前的會(huì)議管理中存在著會(huì)議評(píng)價(jià)信息收集困難的現(xiàn)象為會(huì)議全過程管理帶來了諸多的不便。尤其是在一些會(huì)議中由于缺乏有效的溝通和交流方式會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理措施很難及時(shí)傳達(dá)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)此外這些會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督力量較為薄弱缺乏有效的監(jiān)管也造成了會(huì)議全過程管理全面評(píng)價(jià)的困難。

3定位驅(qū)動(dòng)下的會(huì)議全過程管理途徑構(gòu)建

3.1事前會(huì)議管理途徑

從企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特征出發(fā)，在控制會(huì)議數(shù)量上可以從采取多種會(huì)議形式，以及充分利用電子商務(wù)平臺(tái)來解決點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聯(lián)系上來做文章。對(duì)于前者而言，可以借助電視電話會(huì)議來完成總廠與分廠的目標(biāo)管理工作；對(duì)于后者來說，則可以采取電子郵件、數(shù)字辦公平臺(tái)來完成部門與部門之間的即時(shí)信息溝通。這樣一來，再根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要建立起定期會(huì)議制度，從而使參會(huì)人員能對(duì)會(huì)議召開進(jìn)行充分準(zhǔn)備。

3.2事中會(huì)議管理途徑

會(huì)議的事中管理重點(diǎn)應(yīng)放在會(huì)議時(shí)間控制和會(huì)議決議的形成上，為此，可以在會(huì)議召開伊始就對(duì)會(huì)議流程和議程公開闡述，并通過書面形式來傳達(dá)到各個(gè)會(huì)議者手中。對(duì)于某些議程難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行決策，則可以在遵循“先易后難”的原則，在會(huì)議之后再進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息溝通。

3.3事后會(huì)議管理途徑

事后會(huì)議管理的重點(diǎn)在于督促會(huì)議決議的執(zhí)行上，這也是國(guó)企在會(huì)議管理中的短板。對(duì)此，應(yīng)根據(jù)企業(yè)決議執(zhí)行制度和績(jī)效管理辦法，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督查，并將督查結(jié)果納入到對(duì)部門負(fù)責(zé)人的年終績(jī)效考核之中。

3.4增強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理工作的規(guī)范化水平

制定科學(xué)合理規(guī)范的企業(yè)會(huì)議流程，能對(duì)提升現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議效率發(fā)揮積極作用。會(huì)議流程應(yīng)明確主題，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)與主持人應(yīng)控制議題的數(shù)量，要先行討論典型性、緊要的重要議題，次要的議題可在重點(diǎn)問題結(jié)束后探討。企業(yè)會(huì)議的規(guī)范化要求還體現(xiàn)在會(huì)議規(guī)模、與會(huì)人數(shù)、參與部門等，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)劃，針對(duì)議題內(nèi)容通知相應(yīng)部門參加，以免無關(guān)部門參與，浪費(fèi)時(shí)間與企業(yè)成本。

3.5建立領(lǐng)導(dǎo)能力強(qiáng)的管理層

會(huì)議的管理者是會(huì)議的導(dǎo)航者，引導(dǎo)著會(huì)議向著正確的方向發(fā)展，管理者的素質(zhì)直接決定了會(huì)議管理制度的質(zhì)量，一個(gè)優(yōu)秀管理層能把會(huì)議在爭(zhēng)端的邊緣拯救回來，并繼續(xù)發(fā)展壯大，相反，一個(gè)不合格的管理層會(huì)把會(huì)議帶入混亂中。因此，會(huì)議要任用優(yōu)秀的高層管理人才，對(duì)于會(huì)議的管理制度要加強(qiáng)全過程管理，保證會(huì)議在正常的軌跡上發(fā)展。

4結(jié)束語

總之，新時(shí)期的會(huì)議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會(huì)議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時(shí)代要求，從而全面提高會(huì)議全過程的工作優(yōu)化，同時(shí)要從會(huì)議形式、會(huì)議核心價(jià)值等方面入手，構(gòu)建完整的會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會(huì)議管理工作，加強(qiáng)會(huì)議管理的執(zhí)行力度，從而保證會(huì)議全過程的高效運(yùn)行。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司）