淺談信息數字化在婦幼保健機構檔案管理中的作用

秦邱立

摘 要：現代化技術正在飛速的發展中，數字化信息也已經在全國普及，婦幼保健機構作為我國一個重要的服務機構，如何提升其服務水平，保證其檔案材料的完整性和精確性已經成為了時下一個非常重要的課題。一些傳統單一的檔案管理方式工作量太大，效率太低，那么由此看來信息數字化在婦幼保健機構的檔案管理過程中變得尤為重要。

關鍵詞：信息數字化；婦幼保健機構；檔案管理

一、檔案管理信息數字化對于婦幼保健機構的重要性

婦幼保健機構作為我國的一個非常重要的服務性機構，它是一個集中了教學，醫療還有科研，以及婦幼保健四大職責的平臺。作為婦幼保健機構的重要組成部分之一的檔案管理，它支撐和保障了婦幼保健機構其下各個部門能夠順利的開展工作，由此，檔案管理對于婦幼保健機構的重要性不言而喻。因為我們有必要對于婦幼保健機構檔案管理工作進行進一步的提高，在現有的管理方式上，加強檔案管理的信息數字化建設，可以縮短工作時間，還能讓服務水平得到進一步的提高。尤其是在信息數字化如此普及的社會背景之下，將其運用到婦幼保健機構的檔案管理中來，使得檔案管理日趨專業，精簡，高效，這更有利于婦幼保健機構開展其他的工作。另一方面，婦幼保健機構檔案管理信息數字化能夠讓傳統的檔案管理方式逐漸開放，可以節約很多的人力，將檔案管理變得簡單化，透明化，規范化，以此可以推進婦幼保健機構其他部門的工作也逐漸走向系統化。

二、當下婦幼保健機構檔案管理信息數字化中面臨的難題

（一）忽略了檔案管理在婦幼保健機構中的重要程度

由檔案管理的信息數字化實在是不能對婦幼保健機構產生帶來一些實質性的經濟利益，所以在一部分的高層和管理人員的思想中，他們并不將檔案管理信息數字化放在一個重要的位置，甚至認為這是一件可有可無的事情。但是事實上。這種片面的認知對于婦幼保健機構的工作開展非常不利，對于婦幼保健機構來說，為群眾帶來高質量的醫療服務才是第一位，那么檔案管理的信息數字化就顯得不那么重要了，只有在面對領導的檢查的時候，檔案管理才能派上用場，而當這時候，只需要用簡單的紙質檔案就能交差，就是因為這個思想的存在，才使得婦幼保健機構檔案管理的信息數字化建設變得非常困難，工作難以展開。

（二）傳統的檔案管理人員綜合素質普遍不高

隨著當今社會的信息數字化的普及，一些較為先進的辦公軟件和技術的運用對于傳統的檔案管理人員就變得相對于比較困難。特別是對于婦幼保健機構的檔案管理人員來說，能夠熟練掌握這些先進技術的人士就變得很稀缺，由于專業的局限性，使得婦幼保健機構檔案管理的信息數字化的推廣和普及變得比較艱難。因此，當下我們需要解決的最大難題就是提高婦幼保健機構檔案管理人員的綜合素質，確保他們有一定的信息數字化的基礎和對計算機運用的能力，提高他們的職業素養，這對于婦幼保健機構檔案管理和發展都是一件非常有意義的重大進展。

（三）檔案管理機制的不健全

在婦幼保健機構現有的檔案管理中，電子文件是作為信息存儲的載體，我們可以通過文件的形式對信息進行收集和管理，還可以隨時的對信息進行更新。但是電子文件畢竟只是一種數字信息，它也存在很大的弊端，比如容易發生信息的丟失和篡改，文件一旦被破壞，想要恢復就變得尤為的困難，這一定程度上對婦幼保健機構的檔案管理信息數字化的發展產生了一定的約束。

三、婦幼保健機構檔案管理信息數字化的相關對策

（一）制定信息標準，建立電子檔案

為了確保檔案管理信息數字化工作的進行，首先婦幼保健機構檔案管理信息數字化工作的開展，首先就要結合當下檔案管理的實際情況來考慮，在原有的管理模式之下，將信息數字化與其相結合，制定一個嚴格的標準。那么信息數字化工作的開展過程中，第一件事就是要對信息進行整合，再將其按照標準記錄在系統中，不僅要保證頁面的美觀，更要保證信息的準確性。同時，通過區域網的聯系能夠更好在后期的維護工作中更新個人資料信息，保證了信息的及時性。

（二）讓檔案管理信息數字化的保密性得到提高

在檔案管理信息數字化的過程當中，最受關心的問題就是信息的保密性。畢竟現在的網絡信息都面臨的一個最大的隱患，那就是個人信息的泄露，一旦這些個人信息被泄露，那么面臨的可能就是一系列的，麻煩。那么如何保障這些私人信息的安全就成了一個難題。在進行檔案管理信息數字化的過程中，婦幼保健機構需要加強對管理人員的安全意識的培養，首先要做到的是能夠自覺地對檔案信息進行保密，其次還要有能夠及時發現安全隱患的意識，發現問題，立刻解決。同時對管理系統設定強有力的防護系統，必要時還需要對一些更為重要的文件進行加密的處理，如指紋識別等等方式，以提高信息的安全，確保檔案管理信息數字化工作安全有效地進行。

（三）展開對檔案管理信息數字化人才的培養工作

雖說信息數字化的發展是為我們人類工作帶來了很多的便利，同時也為人類的工作節約了很多的時間，但是這并不代表信息數字化可以完全脫離人類自行工作。在檔案管理信息數字化的過程中，有了人類的參與才能讓一系列的工作正常展開。由此看來，檔案管理信息數字化專業人員的培養變得至關重要。他們不僅需要對計算機有很好的操作能力，還要懂得相關的檔案管理知識，除此之外，他們還需要有良好的職業素養，要樹立真正的安全管理意識，用他們的專業知識做更好的服務，讓婦幼保健機構檔案管理信息數字化的工作更加系統化。

在計算機技術迅速發展的今天，我們從各個行業里都能看到信息數字化的身影，由此可見，婦幼保健機構檔案管理信息數字化已經是社會發展的一個趨勢了，這不僅僅是為了追逐社會發展的腳步，更重要的是檔案管理信息數字化可以有效地促進婦幼保健機構下各個部門工作的展開。但是這并不代表這我們當下的信息數字化已經非常完美無懈可擊了，它仍有不完美的地方，需要我們對它進行完善。但這只能通過在日常工作的運用中來找到問題，解決問題，由此構建一個更加合理的婦幼保健機構檔案管理平臺。

參考文獻

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[3]杜娟.淺析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性[J].治黃科技信息，2016（4）：26-28.

（作者單位：菏澤市定陶區婦幼保健計劃生育服務中心）