基于信息化背景的事業單位檔案管理科學化研究探討

吳國標

摘 要：信息化背景下，檔案管理面臨著工作和服務模式創新的要求和挑戰，檔案管理能否實現科學化、檔案信息能否發揮最大價值，直接關系著事業單位檔案管理質量的高低，關系著事業單位能否實現健康運行。因此，事業單位應當跟上信息時代發展的步伐，加強檔案管理信息化建設，保證檔案管理工作科學、規范、有序地開展。本文主要就檔案管理科學化的重要意義及其現狀進行了簡要的分析，并提出了基于信息化背景的檔案管理科學化路徑。

關鍵詞：信息化背景；檔案管理；科學化；路徑

1 引言

檔案管理是事業單位整體工作中的重要組成部分，進入新時期，事業單位內部業務增多，相應的檔案資料的數量和類型也在與日俱增，這給檔案管理工作帶來了不小的壓力。隨著我國信息化進程的逐漸加快，檔案管理工作也正面臨著由傳統管理模式向信息化管理轉變的新要求和新挑戰。只有在與時俱進原則的指導下加強檔案管理信息化建設，才能真正提升檔案管理工作的質量和效率，才能發揮檔案信息在推動事業單位科學決策和正常運轉中的重要價值。也正因為如此，在信息化背景下，如何提升檔案管理的科學化，成為事業單位應當重點研究的課題。

2 信息化背景下檔案管理科學化的重要意義

隨著我國經濟體制的變革，事業單位的發展體制也在不斷調整，而檔案管理科學化恰恰是這項改革的重要內容之一。檔案管理科學化的重要意義主要體現在以下幾個方面：

第一，檔案管理科學化是順應信息時代發展的需求。計算機設備的更新和互聯網技術的普及，帶來的不僅是人們生活方式的變化，還有檔案管理方式的變革，傳統檔案管理模式已經不能適應時代發展了，實現檔案管理科學化和信息化才是當前事業單位發展的新思路。因此，事業單位應當以時代和技術發展為關注點，積極創新，只有這樣才能實現檔案管理的科學化。

第二，實現檔案管理科學化是事業單位正常有效運行的基本保障。檔案資料是事業單位開展業務、提供服務的重要歷史見證，真實記錄了事業單位過去的工作軌跡。事業單位管理者能夠從檔案資料中了解本單位發展的情況，并根據實際情況調整計劃和制定戰略目標；同時檔案又是記錄干部職工成長軌跡的載體，管理者可以根據檔案對人力資源結構進行科學分析，以促進干部職工素質的提升。

第三，檔案管理科學化為事業單位改革發展提供保證。隨著事業單位改革的不斷深化，政務、財務、人事成為被要求公開的事項，這就要求檔案管理實現科學化。社會公眾能夠從檔案信息中看到事業單位發展的情況，一方面有利于民主監督的實現，另一方面又可以為事業單位帶來優秀的合作對象，實現良好發展。

3 當前檔案管理的現狀分析

3.1 檔案管理制度不完備

當前，檔案管理工作已經成為社會各個領域普遍關注的重點。然而有些事業單位對檔案管理工作卻缺乏足夠的重視，甚至出現檔案管理工作流于形式的不良現象，監督機制嚴重缺位。同時，由于檔案管理工作不能為事業單位帶來直接的經濟利益，領導就錯誤地認為檔案管理工作沒必要被當作重要工作來開展，在這種錯誤思想的影響下，沒有針對檔案管理制定科學嚴格的規章制度，致使檔案管理工作陷入一片混亂的局面。

3.2 檔案管理資金投入太少

當前，很多事業單位在檔案管理方面的資金投入相對較少，甚至有些領導認為投入過多的資金就是在增加事業單位的運行成本，導致檔案管理工作中一直使用陳舊的計算機設備，進而使得檔案管理工作效率極大降低，出現死板僵化的局面。在信息化背景下，仍有些檔案管理人員使用紙質手寫的方式來整理檔案，加上紙質檔案保存難度高，就很容易造成檔案信息遺漏、檔案資料破損的問題。

3.3 檔案管理信息化意識缺乏

信息技術對各行各業來說是一項重要的工具。然而，在事業單位檔案管理工作中，有些管理人員跟不上信息時代的步伐，缺乏檔案管理信息化意識，錯誤地認為采用傳統的工作方式就可以完成檔案管理工作，在檔案管理信息化建設中缺乏動力和積極性，僅僅抱著完成上級部門指示任務的應付態度來開展工作，進而導致檔案管理工作的效率遲遲得不到有效提升。

4 基于信息化背景的檔案管理科學化路徑

4.1 建立健全檔案管理制度

事業單位應當制定科學規范的檔案管理制度，制度內容應當包括檔案管理的重要性、基本內容、基本要求和標準、工作流程以及相應的考評措施。只有對檔案管理工作做明確詳細的規定，才能真正提升領導者及管理人員對檔案管理的認識，在明確檔案管理職責的基礎上做好檔案管理工作，進而為實現檔案管理科學化奠定基礎。同時，事業單位應當用嚴格的考評制度，督促檔案管理人員在日常工作中貫徹檔案管理制度，并按照規定的工作內容、標準和方法開展工作，最大限度地避免工作中相互推卸責任的情況發生，切實保證檔案管理科學化水平的提升。

4.2 適當加大檔案管理資金投入

在信息化背景下，要建立專項經費用以引進先進的計算機硬件設備如打印機、掃描儀、計算機等，以及軟件設備如電子檔案管理系統等，為檔案管理科學化提供足夠的軟硬件支撐。另外，事業單位應當為檔案管理建立優質的環境，按照科學化的規范和標準，建立專門的電子檔案室，配備專業的檔案柜和消防用具，并及時做好硬件設備的維護和軟件系統的管理，為檔案管理科學化水平的提高打好基礎。

4.3 強化檔案信息資源管理工作

在信息化背景下，檔案管理工作人員應當全面分析檔案信息的內容，做好檔案信息的收集、分離（分類）、整理工作，并為檔案信息編制規范目錄，將分散的信息集中起來為事業單位決策提供參考價值，并將紙質檔案信息進行數字化處理。在開展檔案管理工作的過程中，檔案管理人員應當借助信息技術的優勢和價值，將紙質檔案錄入電子檔案管理系統，保證檔案信息的準確性和完整性。同時，檔案管理人員還應當為檔案信息資源管理建立專門的網絡平臺，實現信息資源的共享和整合，進而以科學化的檔案管理為社會公 眾提供更加優質的信息服務。

5 結語

總而言之，檔案管理工作應當緊跟信息化進程，科學分析當前檔案管理工作中存在的問題，并通過完善制度、加大投入、整合信息等有效路徑加快檔案管理信息化、科學化進程，進而為事業單位的現代化改革提供動力。

參考文獻

[1]陳興龍：關于信息化背景下事業單位檔案管理科學化的思考，才智，2018（23）。

[2]李延菲：淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化，卷宗，2017（34）。

（作者單位：中共浦城縣委總值班室）