疾病預防控制檔案管理與利用工作的研究與探討

黃敏

摘 要：疾病預防控制中心作為我國重要的醫療部門之一，影響著廣大人民群眾的身體、生命健康安危。其主要作用是預防大量的群體性任務、監控社會上多種多樣的疾病并做出詳細分析及最重要的，疾病防治[1]。而在如此重要的疾病預防控制中心里，檔案管理又是其中一項至關重要的工作，其作為疾病預防控制中心運行和發展的基礎，對我國的疾病預防控制工作有著極大的推力。但其在現今疾病預防控制工作上還是有些缺陷存在，繼而影響疾病預防工作的發展，本文著重描述疾病預防控制檔案管理和利用的工作上不足的現狀及改善措施。

關鍵詞：疾病預防控制；檔案管理；檔案利用

近些年，隨著經濟的發展，人們的生活質量得到提高，人們對于健康方面也越來越重視。而作為我國全民意料中的重要職能部門，疾病預防控制中心與人們的聯系也愈發密切，因而得到人們更高度的重視。而檔案管理作為疾病預防控制中較為關鍵的一環，只有做好檔案管理、利用工作，才可以在疫情出現時提供有效的預防、確診、控制數據，同時規范疾病預防控制中心進行各項工作或活動[2]。

一、現階段疾病預防控制中心在檔案管理和利用上存在的缺陷

1.沒有規范的檔案管理制度

站在我國當前的國情上，疾病預防控制中心并沒有依據我國現有的法律法規制定出相對應的規章制度，這也導致了其在日常工作時，沒有切實的規章制度來指導工作，流程會出現混亂情況，同時，正因沒有具體的操作流程標準，也會使在進行檔案的分類、管理工作時，工作人員操作隨意，影響到日后的檔案更新和管理、利用。

2.檔案資料管理不到位

疾病預防控制中心對現在的檔案管理不到位，主要原因在于領導和工作人員對此項工作不夠重視，進而出現檔案管理部門出現因運作經費少而引發的無法配備更加現代化、專業的檔案管理設施和檔案管理室防潮、防火不到位的問題，這些問題對檔案資料的威脅極大。

3.檔案資料利用不到位

疾病預防控制中心沒有完全利用好檔案，利用率極低，主要原因從現實中可以看到，很多工作人員都沒有重視檔案資料，不會合理、規范地利用好檔案資料，沒有體會到檔案管理的主要目的：整理是為了最終的利用，因此造成了檔案資源閑置、浪費的不良現象。

二、如何提高疾病預防控制中心檔案管理和利用率的改善措施

1.提高檔案管理的環境舒適度

舒適的環境對于任何一份工作來說，都是極其有利的，檔案管理也不例外，它幾乎決定了檔案資料的使用期限。因而，在疾病預防和控制中心的檔案管理室里，中心應該在了解自身情況的基礎上，增大資金的投入，建立更加專業的檔案管理室，保證可以更好、效率更高的進行檔案管理[3]。同時，疾病預防控制中心的高層人員也應該增強對檔案管理工作的重視程度，撥放管理工作相應的經費，保證檔案管理各項工作都可以順利進行，也可以借此推動檔案管理向標準化、規范化前行。

2.培養高素質的檔案管理人員

在檔案管理工作上，檔案管理人員的素質水平直接決定到檔案管理工作是否能順利進行[4]。在實際生活中，疾病預防控制中心更要注意到這一點，要在了解全體檔案管理工作人員的基礎上，為其制定相應的培訓計劃，并根據計劃進行定期的培訓，讓檔案管理人員可以在檔案管理相關知識水平和最新的檔案管理技巧上更快更多的掌握，而且要能夠積極應用現代化的管理方法和管理理念進行檔案管理相關工作，全面而深入的提升檔案管理的質量和水平。同時，疾病預防控制中心也應該招進有著綜合管理經驗且有相關醫學背景的綜合型人才，讓疾病預防控制中心的檔案管理可以更加的專業化和規范化。

3.創建規范化的檔案管理工作流程和規章制度

前文中提到，現今的疾病預防控制中心沒有完整的檔案管理工作流程和規章制度，為了更好的進行檔案管理工作，完整的工作流程是必不可少的，因此，疾病預防控制中心需得依據自身工作現狀，創建和檔案管理相結合的工作流程和規章制度，通過制度和工作流程管理、規范檔案管理工作，規范性、標準性地開展活動，也可以保證檔案資料的完整性、安全性和機密性。

4.提高檔案的利用率

檔案管理最有價值的部分就是為了方便使用檔案的相關人員。而在現今的疾病預防控制中心里，檔案管理形式化、檔案利用率低的問題一直都有存在。如果想要滿足不同檔案使用者的不同需求，就必須把檔案的管理更加精細化，讓檔案分類和管理更加具有準確性。在此基礎上，疾病預防控制中心還要把檔案管理的宣傳力度大幅度加強，讓全體工作人員都充分認識到檔案管理的重要性和其隱藏價值，把相關的檔案管理意識和理念都牢牢記住，這樣他們在日常生活中也可以主動整理收集有用的檔案資料，甚至是主動使用這些檔案資料來解決工作或生活中遇到的難題，提高檔案資料的使用率[5]。另外，現代信息技術的迅速發展也給檔案管理工作帶來了新的機遇，即建立相對應的信息化管理系統，更好的將科技融入生活，更有利的展開疾病預防控制中心的檔案管理相關工作，全面徹底的改善因手工管理檔案帶來的管理效率低、檔案利用率低、時間長等問題，徹底將檔案管理的質量全面提升上去。

結語

由此可見，在我國的疾病預防控制中心管理工作進行的同時，疾病預防控制中心的檔案管理工作以及檔案利用工作也要向前發展，疾病預防控制中心相關人員也要重視檔案管理和利用的重要性，結合自身的現狀、創建完善的工作流程和規章制度，通過充分利用檔案資源來推進疾病預防控制中心的工作開展以及創新，實現檔案管理工作的重要意義：有效實現檔案查閱的便捷性和有效節約查閱、管理檔案的時間和空間、有利于提升疾病預防控制中心的業務能力、利于各個疾病預防控制中心間的資料交流。

參考文獻

[1]石艷麗.淺析新時期預防醫學檔案管理工作的建設與發展——以靈寶市疾病預防控制中心為例[J].辦公室業務，2019（02）：67+85.

[2]姜偉紅.疾病預防控制中心檔案管理工作存在的問題及解決的途徑[J].黑龍江史志，2014（10）：60-61.

[3]李玉波.切實做好專業人員技術檔案管理工作 充分發揮其在疾病預防控制工作中的作用[J].中國醫藥指南，2013，11（28）：593-594.

[4]王曉銳，趙崎峰.疾病預防控制檔案管理工作應當樹立的幾種意識[J].蘭臺內外，2007（04）：28.

[5]王建民.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用[J].蘭臺內外，2014（06）：64.

（作者單位：福建省寧德市疾病預防控制中心）