檔案管理在水務集團管理中的新特點

許祺

摘 要：檔案作為能夠完整記錄已經(jīng)發(fā)生的某一領域的信息載體。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，水務集團也逐漸由原來的單一化管理走向了一體化的管理模式，水務檔案管理也隨之出現(xiàn)了一些新的時代特征。尤其是在城市的供水管理、城市新區(qū)規(guī)劃地下水的規(guī)劃利用管理，以及一些新的水務工程項目。這些都為當前水務檔案管理增加了新的內(nèi)容。水務檔案的管理變得更加復雜，尤其是計算機互聯(lián)網(wǎng)的全面普及和興起，這些對檔案管理工作有了更多的新要求。

關鍵詞：檔案管理;水務集團;檔案;應用管理

在以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，對檔案管理人員的要求相對比較寬松。但是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的興起，對紙質(zhì)檔案管理起到了質(zhì)的改變。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著很多不能回避的問題，譬如紙質(zhì)文件不容易保存極易損壞，而且占用的空間比較大，在相關文件內(nèi)容查找過程中速度很慢，保管維護工作量巨大。完全無法勝任快速發(fā)展的水務集團的相關業(yè)務。

通過使用新技術和新設備就可以完全解決這些問題。如今的硬盤存儲空間可以擴展到TB的存儲級別，為現(xiàn)代化檔案的存儲提供了很好的物理載體。使其具備了更長的保存時間、存儲容量大、便于檢索查詢和瀏覽相關文件檔案，便于檔案的備份和保管。通過互聯(lián)網(wǎng)可以進行異地訪問，多部門共享檔案，對檔案管理和使用有著巨大的幫助。作為一名水務集團的檔案管理人員，我們應該全面掌握和了解如何應用好這些先進的管理技術，這也是未來水務集團檔案管理的發(fā)展必然趨勢。

一、水務集團檔案管理的新特點

1.水務集團中的檔案是對水務工作建設和水務事業(yè)發(fā)展有價值的信息記錄，同時它也是水務信息的一種重要媒體。它從某種意義上來說克服了水務檔案認識的傳統(tǒng)觀念。并不是我們在傳統(tǒng)意義上那些，只要經(jīng)過相關管理部門鑒定的、同時負責整理過的紙質(zhì)資料，認為他們就是有保存價值的文件和重要參考資料，既所謂的檔案。其實目前很多檔案資料已經(jīng)完全脫離了紙質(zhì)媒介，其內(nèi)容也不再是簡簡單單的文字描述，但是這些資料還存在著很大的留存參考價值。比如說，水利工程中的視頻資料、電腦設計的工程圖紙電子版、水利工程中的一些電子公告等等。這些都不是以往傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，當然這些資料都有保存的價值。

2.傳統(tǒng)的檔案管理中，主要保存資料的原始形態(tài)（既原始紙質(zhì)文件）。而利用現(xiàn)代技術形成的原始檔案信息，并不是以往傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)方式，而是由計算機軟件進行繪制，文字資料也是通過相關的編輯軟件加工而成。其表現(xiàn)形式并不是手工書寫或者是手工繪制而成的，檔案的表現(xiàn)形式也更加豐富和多樣化。水務集團施工工程中的項目資料更是如此，在我們的現(xiàn)代化檔案管理中資料包括視頻圖像、聲音以及數(shù)字符號，其表現(xiàn)形式更加精準且直觀。

3.隨著計算機技術的普及和社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的水利事業(yè)也在不斷的向前發(fā)展，水務集團的一體化管理已經(jīng)相對趨于成熟。一體化管理的應用標志著水利事業(yè)的健康有序發(fā)展。為這些新事物和新科技服務的檔案，一定會加入更多的新內(nèi)容。同時，我們的水利事業(yè)能夠長足的發(fā)展也離不開先進的科學技術的不斷應用。

4.紙張作為傳統(tǒng)檔案的信息載體，已經(jīng)被人們所熟悉。但從檔案的發(fā)展大趨勢來看，由于要對信息進行有效的保護和加密，再者要記錄不同的信息內(nèi)容。所以，檔案的存儲介質(zhì)也有所改變和不同。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體已經(jīng)無法滿足如今新型檔案的存儲需求。

5.水務集團具有其獨特性，所以說水務集團所保留的檔案資料也有其獨特的屬性。不僅具有以往傳統(tǒng)意義上檔案的屬性，也存在著其獨特的多屬性。水務集團檔案存在著多種形態(tài)，所以需要多種方式對其進行保存，從而也形成了它多種形式存在的特殊性，也體現(xiàn)了其多途徑利用價值。

二、水務集團的管理方式

現(xiàn)代化的水利事業(yè)主要體現(xiàn)在以下五個方面：

1.防洪安全問題得到了有利保證。

2.城市水污染治理要達到相關指標，要有效控制水污染，改善人民生活環(huán)境和水環(huán)境。

3.現(xiàn)代化的水資源配比。

4.要對水資源進行統(tǒng)一管理，完成水務管理的體制建設。

5.提高水資源的合理利用。

我們要想實行水資源的統(tǒng)一管理，就必須要實現(xiàn)水務集團的現(xiàn)代化管理，就必須要有信息技術作為基礎，先進的科學技術作為理論依據(jù)，而檔案可以作為科學和利用的手段?，F(xiàn)代化的檔案管理是實現(xiàn)水務集團現(xiàn)代化統(tǒng)一管理的有利保障。現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)意義上的檔案管理有著很大差別，很多新的特點需要我們用新的管理模式和技術進行管理。

同時，也需要我們采用新的防護措施來保護我們的檔案資料。在對傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)資料保存時，應該注意保存時的防腐、防蟲以及防潮等。對于使用硅介質(zhì)的半導體存儲設備來說，要對存儲介質(zhì)進行防靜電和防紫外線照射，對于磁介質(zhì)存儲器要求進行防磁保護處理，對于光盤的保護要盡量減少盤面的磨損。涉及水務集團項目的重要檔案，必須要采取一定的保護措施，防止意外發(fā)生。同時，特殊檔案文件應該采用數(shù)據(jù)加密技術做好文件保護工作。

利用科學合理的分類方法對檔案進行重新分類，新的分類方式首先要滿足科學現(xiàn)代化的管理。此前，傳統(tǒng)檔案管理的分類方式已經(jīng)不能滿足檔案管理的發(fā)展需求。我們通過計算機軟件設計編程，可以對計算機中的數(shù)據(jù)庫進行更加多元化的檢索分析，利用不同的條件，或者多個條件對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行有效檢索。同時，通過大數(shù)據(jù)的方式挖掘常用檔案的使用頻率，對其檔案進行優(yōu)先篩選和查找展示。新的分類技術完全可以借鑒計算機數(shù)據(jù)庫的分類方式，從而讓使用者盡快的找到自己所需要的檔案數(shù)據(jù)。

我們?yōu)榱四軌蚋颖憬莸牟樵?、檢索和閱讀相關的檔案數(shù)據(jù)，必須制定新的標準。在不破壞檔案原始屬性的前提之下，我們大多采用微縮技術對紙質(zhì)檔案進行處理。但隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案大部分都已經(jīng)形成電子化，有些文件本身就是數(shù)字化的檔案資料，也有一些是需要進行數(shù)字化處理的檔案資料，要對其進行整理、分類、打包，再進行數(shù)據(jù)壓縮處理，這樣有利于各部門調(diào)用所需檔案資料，進而提高檔案查詢訪問速度，提高各部門的工作效率。我們所要做的這些都是基于一個新的檔案管理標準，只有這樣才能提高計算機在檔案管理中的作用，才能更好的發(fā)揮出檔案資料應有的使用價值。方便用戶的查詢和使用，才是作為檔案管理人員所追求的最終目標。

我們建立檔案的最終目的是方便單位人員查詢相關工程的文件信息，為其正在實施的項目提供技術參考和理論依據(jù)。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的迅速發(fā)展和普及，世界上的任何一個國家都不可能孤立存在，尤其是我國作為一個迅速發(fā)展的國家，不可能自己關起門來搞現(xiàn)代化管理，我們要實現(xiàn)檔案信息共享。信息共享為人們帶來信息便利的同時，也存在著很多安全隱患。一些重要檔案資料只允許相關人員查詢，在這種情況下，信息共享就顯現(xiàn)出了很多弊端。所以，我們對信息共享要進行更加細致的安全級別授權。對不同類型的檔案進行分級查閱，按照查詢?nèi)藛T的不同授權級別和不同的授權方式，或以不同的查閱方式，實現(xiàn)有針對性的檔案查閱。

三、計算機在檔案管理中的重要作用

計算機是檔案現(xiàn)代化管理的主要工具。很長一段時間我們的檔案管理系統(tǒng)只運行在單獨的計算機上，而且主要實現(xiàn)的是用于檔案編目的檢索工作。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，在水務集團檔案管理工作當中，我們應該積極接受新技術和新設備。努力避免出現(xiàn)盲目跟風，盡量少走彎路，減少資金和時間上的浪費。所以，我們一定要注意以下幾個問題。

1.制定科學合理的檔案管理標準。檔案管理部門要做到統(tǒng)籌規(guī)劃，同時要加強對相關部門的技術培訓和指導。由于水務部門檔案管理人員對相關的管理專業(yè)技術薄弱，如果都各自為戰(zhàn)，對檔案服務器硬件選擇和軟件配置毫無計劃。在選擇服務器時一味的追求高配置，沒有結(jié)合本部門的實際情況進行選擇適合本部門的服務器，造成了十分嚴重的資源浪費。尤其是現(xiàn)在計算機硬件更新速度很快的情況下，其后果是無法想象的。另外在選擇軟件時，我們也應該有自己的需求方向，不要受到市場的影響。一定要選擇適合的檔案管理軟件系統(tǒng)。從自身實際的應用需求出發(fā)，按照滿足目前需求，同時具有較強擴展性進行選擇。目前在系統(tǒng)選擇上有Windows和lunix兩種，在數(shù)據(jù)庫方面有mssql和oracle兩種，都比較適合進行水利檔案的建立和管理。

2.在建立檔案管理之初應該有一個較為長遠的規(guī)劃。要充分考慮到計算機的換代速度，其操作系統(tǒng)和軟件都在不斷更新。而檔案的保存期限可能是幾年甚至是幾十年，有的資料甚至要留存百年以上。如果真的到了那個時候，回頭查閱相關檔案，真的就像猜謎一樣。所以，我們必須做好計算機檔案管理系統(tǒng)的長遠規(guī)劃，使其具有符合時代發(fā)展特色的特點。

3.加大力度推廣水務集團檔案現(xiàn)代化進程。目前，很多水務檔案管理人員存在著這樣或者那樣的問題。主要集中在懂技術的不懂檔案管理，懂檔案管理的不懂技術的尷尬局面。所以，我們應該進一步加大對檔案管理人員的相關技術培訓，真正讓計算機技術融入到檔案管理當中。

總之，檔案作為一種長期存儲的文件，對未來水務集團發(fā)展會起到推動作用。其存在的價值遠遠要高于存儲他們的費用。所以，我們要做好檔案管理工作。在實際的工作中積極探索檔案管理的新方式和新方法，成為一個新時代背景下的合格檔案管理人員。

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