行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

滕玉波

摘 要：在我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)組成中，行政事業(yè)單位是非常重要的組成部分，其在日常工作中負(fù)責(zé)處理各種文件檔案，把信息進(jìn)行歸納整理和保存。必須要加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)正常運(yùn)行提供基礎(chǔ)的后勤保障工作，同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作的專業(yè)化程度，跟上時(shí)代的步伐，充分利用現(xiàn)代化信息化的手段提升檔案管理質(zhì)量。本文就行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑進(jìn)行了探討和研究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的技術(shù)工作者們提供一定的幫助和支持。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑;開展策略

近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，社會(huì)取得了巨大的進(jìn)步，同時(shí)，行政事業(yè)單位檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容也越來(lái)越多，各種各樣的信息都被歸納到了檔案管理中心中，需要最妥善加以整理和存儲(chǔ)。工作內(nèi)容的復(fù)雜性給工作人員提出了較大的挑戰(zhàn)，相關(guān)的處理事務(wù)更加繁瑣，因此，必須要加強(qiáng)行政事業(yè)單位員工的工作能力，促使行政事業(yè)單位工作理念的提升，并且革新技術(shù)手段，跟上時(shí)代的需求，滿足國(guó)家經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的需求。

一、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要意義

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)，其能夠歸納和整理各部門和單位的基礎(chǔ)性信息，反映國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和社會(huì)發(fā)展水平，并且為日后的信息調(diào)用和數(shù)據(jù)處理提供有效保障，隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，提高檔案管理工作質(zhì)量已經(jīng)成為了一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，并且引起了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。其重要意義可以體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是信息化社會(huì)發(fā)展的必然需求，隨著中國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，整個(gè)社會(huì)所產(chǎn)生的信息量越來(lái)越大，人們的生活方式和工作方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，有太多的信息需要被記錄和整理，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)逐漸被時(shí)代所淘汰，不能夠適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)節(jié)奏，因此必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，不斷創(chuàng)新和提升檔案管理水平。

其次，提升檔案管理質(zhì)量是行政事業(yè)單位正常工作開展的有效保障，檔案管理是一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要?dú)v史載體，包含了此單位在過去時(shí)間段內(nèi)的發(fā)展歷程，是對(duì)真實(shí)工作狀況的有效記錄，通過查閱檔案，我們可以了解到單位的基本狀況以及經(jīng)濟(jì)水平，能夠根據(jù)實(shí)際狀況及時(shí)調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，另一方面，能夠在檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，并且充分發(fā)揮這部分人才的價(jià)值，提高選拔效率。

二、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.制度與設(shè)備系統(tǒng)問題。在行政事業(yè)單位檔案管理的工作過程中，其所依附的工作制度仍然不夠健全，很多細(xì)節(jié)之處并沒有明文規(guī)定，相應(yīng)的流程不夠完善，無(wú)法給檔案管理工作者提供可靠有效的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致工作人員依靠自身的經(jīng)驗(yàn)來(lái)辦事，容易產(chǎn)生人為性操作失誤。同時(shí)，在行政事業(yè)單位的議事日程中，也沒有把制度的更新與完善放入到其中，檔案管理所引起的重要性沒有被充分認(rèn)知到，工作人員缺乏工作方面的執(zhí)行力，最終影響到了檔案管理的質(zhì)量。

除此之外，行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)備系統(tǒng)存在相應(yīng)問題，例如設(shè)備配備不到位，設(shè)備老舊，科技程度不高，檔案室防盜措施不完善等等，以上種種原因?qū)е铝藱n案資料的保管處于一種不安全的狀態(tài)，隨時(shí)會(huì)由于突發(fā)事件或者盜竊而丟失，一旦發(fā)生這種狀況，所造成的后果是難以想象的。很多檔案沒有進(jìn)行備份，一旦缺失就是永久性的，難以做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施。最后，檔案保管系統(tǒng)軟件更新不及時(shí)，檔案資料的建檔保管和銷毀工作不能及時(shí)執(zhí)行，而導(dǎo)致各種混亂事件的產(chǎn)生，大大降低了檔案管理工作的有效性。

2.工作模式與監(jiān)管問題。行政事業(yè)單位需要處理的工作內(nèi)容是非常復(fù)雜的，其需要考慮各種類型的影響因素，同時(shí)，由于檔案資料種類繁多，在歸納過程中，需要嚴(yán)格對(duì)檔案類型予以區(qū)分，防止混淆。要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)的核查，確保檔案內(nèi)容與登記內(nèi)容的一致性，在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式看來(lái)，其管理方法比較落后，工作人員工作積極性不高，一旦發(fā)現(xiàn)失誤往往會(huì)出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的狀況，從而導(dǎo)致檔案管理工作整體呈現(xiàn)出機(jī)械化和被動(dòng)化的狀態(tài)，管理質(zhì)量難以滿足要求。除此之外，不同類型的檔案資料重要性也不同，其被調(diào)用的頻率也不同，在檔案的調(diào)用過程中，沒有做好相應(yīng)的登記工作和監(jiān)督管理工作，從而導(dǎo)致了當(dāng)然在借閱過程中的丟失和缺損。因此，我們必須要重視行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，要不斷創(chuàng)新工作方法，提高工作效率，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的開展。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

檔案管理工作呈現(xiàn)出很強(qiáng)的程序性和系統(tǒng)性，要按部就班的開展工作，按照相應(yīng)的流程逐條推進(jìn)，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在著效率不高、檔案缺失等質(zhì)量問題，必須要嚴(yán)格分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，并且結(jié)合新時(shí)代的技術(shù)手段，妥善解決以上問題，要做到具體問題具體分析，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的困境，積極探討有效的創(chuàng)新工作方法。

1.實(shí)行制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。必須要?jiǎng)?chuàng)新行政事業(yè)單位管理方法和工作流程，不斷健全和完善相應(yīng)的制度體系，在宏觀角度上考慮問題，把握全局，為各項(xiàng)工作的開展提供清晰可靠的保障，讓檔案管理工作更加清晰化和規(guī)范化，不斷健全檔案管理工作的保障制度，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度，把每一項(xiàng)責(zé)任都分配到具體的人，從而提高員工的工作注意力，減少人為失誤的發(fā)生。

要做到理論聯(lián)系實(shí)際，具體問題具體分析，根據(jù)檔案管理中可能遇到的問題進(jìn)行研究和分析，并且制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，讓工作更加具有針對(duì)性，提高工作效率。必須要對(duì)檔案管理中的資料收集工作，文件整理工作以及檔案保存工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并且開展合理分工，保障每一位員工都能夠按時(shí)完成手上的工作，不能夠急于求快，要深刻認(rèn)識(shí)到真實(shí)性和可靠性才是檔案管理工作的核心。

要對(duì)相關(guān)人員的工作行為予以評(píng)價(jià)和考核，按照相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，開展內(nèi)部建設(shè)工作，讓每一位員工都能夠以十足的熱情積極的投入到工作之中，并且認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的重要責(zé)任。最后，管理層的領(lǐng)導(dǎo)工作者要建立起對(duì)于檔案保管工作的重要性認(rèn)知，不能夠依照個(gè)人的意愿隨意干涉檔案保管秩序，如果有調(diào)用檔案的需求，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行登記審查，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的健康有序運(yùn)行，提升管理工作質(zhì)量與水平。

2.應(yīng)用信息化管理模式。近些年來(lái)，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，并且極大的改善了人們的生活提高了工作效率，具體到行政事業(yè)單位檔案管理工作中，也要充分運(yùn)用信息化管理模式，加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，運(yùn)用新時(shí)代的科技工具，幫助工作人員減輕工作壓力，減少人為失誤，優(yōu)化內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)。

在具體的工作實(shí)踐，要開發(fā)和升級(jí)相應(yīng)的管理軟件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞和問題，并且做好相應(yīng)的補(bǔ)丁，同時(shí)，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，要把數(shù)字化檔案與紙質(zhì)版工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，同步建立紙質(zhì)文檔和電子文檔的管理系統(tǒng)，借助于云端工作平臺(tái)加以整合。對(duì)于非常重要的紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行掃描備份，錄入到核心數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立安全登錄系統(tǒng)，設(shè)定訪問權(quán)限，做到永久保存。要注重加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)硬件的保護(hù)措施，包括計(jì)算機(jī)機(jī)房的防潮防濕，雙重備份等等。通過在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化操作，不但能夠提高工作效率，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久保存，大大提高了檔案管理的安全性和保密性同時(shí)，這也讓后期的文件調(diào)用工作更加流暢和簡(jiǎn)便。

3.提升檔案管理工作者的專業(yè)技能。當(dāng)今世界是人才的世界，一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍能夠有效提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，必須要不斷加強(qiáng)人才的內(nèi)部培訓(xùn)，加強(qiáng)工作實(shí)踐，讓其做到理論聯(lián)系實(shí)際，提升專業(yè)技能，相比較于傳統(tǒng)的培訓(xùn)工作而言，實(shí)現(xiàn)信息化和創(chuàng)新性的檔案管理工作人員培訓(xùn)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和資金，要邀請(qǐng)專業(yè)的信息化管理專家開展教學(xué)和講座，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，更新單位內(nèi)部的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，為工作開展提供有效保障。在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員要深刻意識(shí)到計(jì)算機(jī)所起到的重要輔助性作用，有意識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握實(shí)用小技巧，并在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，與相關(guān)的技術(shù)部門做好溝通和交流，熟練掌握檔案管理工作的操作方法，創(chuàng)新工作流程，提高工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度。在單位檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)和員工并沒有提高對(duì)于管理工作的重視程度，他們認(rèn)為檔案管理是一件可有可無(wú)的環(huán)節(jié)，這種看法是非常錯(cuò)誤的，必須要加大檔案管理工作的宣傳，讓整個(gè)單位內(nèi)部建立起對(duì)于檔案管理的科學(xué)認(rèn)知。

5.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，有效提高檔案利用率。就很多事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀看來(lái)，服務(wù)手段仍然比較單一和落后，檔案整理和存檔之后，被調(diào)用的次數(shù)比較低，沒有起到相應(yīng)的價(jià)值，因此，必須要不斷健全和完善檔案管理平臺(tái)，利用信息化手段，建立云端共享服務(wù)器，并且給相應(yīng)的員工檔案查閱賬號(hào)，按照員工級(jí)別進(jìn)行檔案調(diào)取審查等級(jí)劃分，提高事業(yè)單位檔案的利用率，真正讓其發(fā)揮價(jià)值。事業(yè)單位要不斷完善檔案服務(wù)體系，當(dāng)有人無(wú)法調(diào)取到想要的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由工作人員進(jìn)行解釋和應(yīng)答，從而讓服務(wù)更加健全，全面提高檔案管理水平。最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)于單位管理工作的重視程度，提高相應(yīng)的資金分配和資源配置水平，從而讓檔案管理工作更加流暢的開展。

總而言之，行政事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，必須要不斷創(chuàng)新工作方法，革新工作手段，提高檔案管理工作質(zhì)量，采用信息化和網(wǎng)絡(luò)化的輔助方式，提高檔案管理價(jià)值，保障內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)于工作人員的培訓(xùn)力度，不斷健全和完善內(nèi)部管理制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

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