PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果研究

摘 要：目的：對(duì)PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進(jìn)行調(diào)研和分析。方法：選擇2016年1月到2019年1月我院整理的114份檔案，其中，將2016年1月到2017年7月（該時(shí)間段的醫(yī)院檔案室還未實(shí)行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為對(duì)照組（57份）;將2017年8月到2019年1月（該時(shí)段的醫(yī)院檔案室已經(jīng)實(shí)行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為觀察組（57份）。對(duì)照組內(nèi)的檔案采用傳統(tǒng)檔案管理方法，觀察組內(nèi)的檔案采用PDCA循環(huán)管理方法。觀察并對(duì)比兩組檔案管理正確率情況。結(jié)果：觀察組檔案管理的正確率96.49%明顯高于對(duì)照組84.21%（P<0.05）。結(jié)論：在醫(yī)院檔案室管理中，采用PDCA循環(huán)管理方式能有效規(guī)范檔案室管理人員的行為，提高檔案管理的有效率，值得在臨床治療中推廣。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)管理;檔案管理;應(yīng)用效果

醫(yī)院檔案室是醫(yī)院的資料庫(kù)，在醫(yī)院中占有重要位置。然而由于醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容繁雜、管理人員數(shù)量較少，使得檔案管理人員在工作中存在效率不高、質(zhì)量較低等情況，如何提高醫(yī)院檔案管理水平，改善醫(yī)院檔案管理所存在的問(wèn)題是醫(yī)院上層管理人員需要思考的問(wèn)題。有研究表明PDCA循環(huán)管理能有效解決醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，提高檔案的利用率。對(duì)此，本文就PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進(jìn)行調(diào)研和分析，具體如下。

一、資料與方法

1.一般資料

選擇2016年1月到2019年1月我院整理的114份檔案，排除不符合標(biāo)準(zhǔn)、不愿參與此次調(diào)研的檔案。其中，將2016年1月到2017年7月（該時(shí)間段的醫(yī)院檔案室還未實(shí)行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為對(duì)照組（57份）;將2017年8月到2019年1月（該時(shí)段的醫(yī)院檔案室已經(jīng)實(shí)行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為觀察組（57份）。對(duì)照組檔案中人事檔案23例，技術(shù)檔案13例，業(yè)務(wù)檔案9例，行政檔案6例，醫(yī)藥檔案4例，聲像檔案2例。觀察組檔案中人事檔案24例，技術(shù)檔案12例，業(yè)務(wù)檔案10例，行政檔案6例，醫(yī)藥檔案4例，聲像檔案1例。兩組研究對(duì)象的一般資料無(wú)差異（P>0.05），可作比較。

納入標(biāo)準(zhǔn)：①本次研究所抽取的檔案接經(jīng)過(guò)本人同意，并自愿參加此次調(diào)研，且全部簽署知情同意書(shū);②所有檔案保存完整，且符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn);③檔案室所有管理人員積極配合此次調(diào)研工作。

2.方法

對(duì)照組內(nèi)的檔案采用傳統(tǒng)檔案管理方法，觀察組內(nèi)的檔案采用PDCA循環(huán)管理方法，主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）P（Plan）計(jì)劃階段：計(jì)劃階段是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)階段，為醫(yī)院檔案管理的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)提供了方案支持，該階段主要分為三點(diǎn)：一是成立檔案管理小組，小組成員為各科室優(yōu)秀檔案管理人員，若是小組成員出現(xiàn)變動(dòng)應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)整;二是在年末歲初的時(shí)候制定工作計(jì)劃，并及時(shí)向醫(yī)院上層管理人員報(bào)告。

（2）D（Do）執(zhí)行階段：①建立健全績(jī)效考核制度和獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性;分工明確，細(xì)化員工職責(zé)，提高檔案管理人員的責(zé)任感;定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高實(shí)際操作能力。②檔案管理人員要及時(shí)將資料歸檔，做到檔案資料分類(lèi)正確、資料完整、外觀有序，管理人員在工作中勿拖拉;避免出現(xiàn)檔案資料丟失等情況。

（3）C階段（Check）檢查階段：建立健全檔監(jiān)督和管理制度，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案資料的控制和監(jiān)督。在檔案管理過(guò)程中，將制定的年度工作計(jì)劃以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作為參照物，仔細(xì)檢查和核對(duì)各階段任務(wù)完成情況，發(fā)現(xiàn)可能存在的問(wèn)題與安全隱患，并及時(shí)解決問(wèn)題或調(diào)整年度工作計(jì)劃。

（4）A（Action）處理階段：該階段又可稱(chēng)之為持續(xù)改進(jìn)階段，處理階段存在于執(zhí)行階段和檢查階段。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理力度，強(qiáng)化工作員工的履職能力。定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)工作人員自學(xué)的能力，醫(yī)院管理人員要多為員工提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，比如邀請(qǐng)專(zhuān)家到本院開(kāi)展座談會(huì)或技術(shù)指導(dǎo)、派遣員工外出參加學(xué)術(shù)交流會(huì)或出國(guó)深造等。提高醫(yī)院檔案信息化水平，除了提高醫(yī)療設(shè)備的水平以外，醫(yī)院還要在檔案室投入一定的經(jīng)費(fèi)，為檔案室配置相應(yīng)的電子設(shè)備，打造數(shù)字化檔案庫(kù)，逐步提高檔案資料的利用率，延長(zhǎng)檔案資料的保管期限。

3.觀察指標(biāo)

（1）檔案管理正確率，判斷標(biāo)準(zhǔn)：采用問(wèn)卷調(diào)查方式評(píng)估檔案正確率，滿(mǎn)分為10分，8-10分則表示正確;5-7分則表示達(dá)標(biāo);0-4分則表示不合格。

4.統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

采用SPSS21.0分析，計(jì)量資料以（±s）表示，經(jīng)t檢驗(yàn)，計(jì)數(shù)資料經(jīng)x2檢驗(yàn)，以（%）表示，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義為P<0.05。

二、結(jié)果

兩組檔案管理正確率對(duì)比

觀察組檔案管理的正確率96.49%明顯高于對(duì)照組84.21%（P<0.05），見(jiàn)表1。

三、討論

檔案管理室是醫(yī)院的機(jī)密機(jī)構(gòu)，對(duì)于醫(yī)院具有重要的作用和價(jià)值，因此，醫(yī)院檔案管理不僅需要嚴(yán)格的規(guī)章制度進(jìn)行管理，還需要更為科學(xué)的管理方法。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前醫(yī)院檔案管理中存在著許多問(wèn)題，而導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因包括四個(gè)方面：（1）醫(yī)院上層管理者對(duì)檔案管理的重視力度不大，由于檔案管理室是一個(gè)非盈利部門(mén)，不會(huì)對(duì)醫(yī)院造成嚴(yán)重的損害，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不夠重視。（2）管理設(shè)備陳舊、落后。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案室無(wú)過(guò)多的資金更換設(shè)備，從而影響了檔案管理的質(zhì)量。（3）檔案管理人員能力水平參差不齊，檔案管理人員往往是一些辦公室的兼職人員，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理人員，導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)問(wèn)題。（4）檔案管理方式缺乏創(chuàng)新是影響檔案管理質(zhì)量的重要原因。

本文針對(duì)PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進(jìn)行調(diào)研和分析，PDCA循環(huán)管理是一種比較全面的管理方法，在臨床實(shí)踐中取得了較好的成績(jī)，目前已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。PDAC循環(huán)管理模式主要包括四個(gè)階段，分別是Plan（計(jì)劃）階段、Do（實(shí)施）階段、Check（檢查）階段以及Action（處理）階段，四個(gè)階段相輔相成、相互影響。本次研究中通過(guò)對(duì)檔案管理實(shí)行PDCA循環(huán)管理模式，進(jìn)一步完善了醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，提高了管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)了檔案管理設(shè)備的數(shù)字化。本次研究結(jié)果顯示，觀察組檔案管理的有效率94.74%明顯高于對(duì)照組，檔案管理的正確率96.49%明顯高于對(duì)照組84.21%（P<0.05），這說(shuō)明PDCA循環(huán)管理模式在檔案管理中的效果顯著。

綜上所述，在醫(yī)院檔案室管理中，采用PDCA循環(huán)管理方式能有效規(guī)范檔案室管理人員的行為，提高檔案管理的有效率，值得在臨床治療中推廣。

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基金項(xiàng)目：本文為萬(wàn)寧市人民醫(yī)院2018年海南省萬(wàn)寧市科技和工業(yè)信息產(chǎn)業(yè)局科研項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)：2018wnkj03。

作者簡(jiǎn)介：陳少婷（1979-），女，漢族，海南萬(wàn)寧人，本科學(xué)歷，館員，海南省萬(wàn)寧市人民醫(yī)院，醫(yī)院檔案管理。