大數據時代文書檔案電子化建設研究

周艷

摘 要：在現代社會中，檔案是十分重要的資源，因此加強檔案的管理是非常重要的。隨著科學技術的發展，電子檔案在檔案建設中發揮著重要的作用，將檔案文件用電子文件的方式進行保存，使得檔案電子化，這樣可以更好對檔案進行管理。本文主要分析大數據時代檔案電子化，并從檔案管理角度提出以下合理的措施和建議，促進檔案管理水平的提高。

關鍵詞：檔案;電子文件;大數據管理;對策

當前，在所有的檔案文件中，電子檔案占有重要的地位，是非常重要的檔案形式，因此對于管理也要愈加重視。電子檔案在管理過程中要想取得良好的效果，就需要與大數據時代相結合，形成對電子檔案的大數據管理，使得檔案的管理質量和管理效率可以提高，這樣可以更好的滿足檔案管理的需要，提升檔案管理的水平。

一、大數據時代文書檔案電子化管理的特點

1.數據量巨大

檔案數字化文件在形成過程中，會有大量的原生電子文件形成，這些文件是海量的，形成之后會以TB甚至PB的存儲級別來進行存儲，形成巨大的文件檔案庫。

2.數據類型多

大量的檔案電子文件中也存在著數量眾多的類型，有的是管理信息系統的結構化數據，有的是半結構化數據，還有一些是電子文件的非結構化數據，比如圖片文件、視頻音頻檔案、Word文件、PDF文件等。這些數據在類型上不同，結構上也是有很多差異的。

3.數據價值高

電子文件檔案有很多優點，其一是可以更好的保證檔案，使得檔案的內容可以完好的保存;其二是利用電子檔案可以將大量的檔案進行儲存，節省儲存的成本和空間，還可以利用大數據對這些檔案進行分析，使得檔案可以得到更好的管理，為客戶提供更便利的服務。

4.查詢速度快

電子檔案在大數據分析和管理過程中，可以實現快速的分析和查詢結果，使得人們可以在第一時間找到自己想要的結果，還可以利用關鍵字詞進行查詢，將相關的檔案都找出來，提高檔案的利用率，有效的提高生產效益，推動檔案信息化的發展。

二、文書檔案電子化建設的現狀和問題

1.檔案管理基礎設施落后

當前，還有很多檔案室的設備陳舊，發展落后而緩慢。首先，檔案庫落后，在檔案庫建設過程中不能滿足發展的需要，也不能滿足檔案信息化建設和管理的需要。辦公區域在劃分的時候不夠明確，沒有進行三方分離，對于電子檔案所需要的電子化用房也沒有實現。其次，檔案的硬件管理設施落后，很多檔案室只是配備一些簡單的計算機、打印機，沒有電子檔案管理需要的設備，如掃描儀、檔案刻錄設備以及服務器等。最后，管理軟件落后，管理的方式和管理的功能比較單一，不能滿足大數據時代人們對于檔案管理的需求。

2.文書檔案管理體制落后

首先，檔案電子化管理過程中缺乏完善的規章制度。在大數據時代，很多電子文件管理沒有相關的制度，導致檔案在管理過程中沒有規章可依，沒有制度可循，這會導致管理的規范性沒有做好，使得檔案在管理過程中容易出現一些錯存或者是漏存的現象，對于檔案管理不利。檔案管理制度的完善可以使得電子文件的管理更加順利，保證檔案系統的平穩發展。其次，落后的管理理念，很多電子檔案管理過程中，重視管理而輕視利用，這不符合大數據時代信息共享的需求，在檔案利用這方面還要進一步加強，使得檔案可以為更多的人服務，發揮檔案的作用。

3.檔案管理人員綜合素質有待提升

大數據時代，檔案在管理中應該結合信息化的技術，使得檔案可以盡快的電子化，這就需要大量專業的人員來完成這項工作。對于檔案的電子歸檔、管理、數據維護等工作進行有效的處理。檔案管理人員提出更高的要求，不僅要掌握檔案的相關知識，還要具有信息化管理知識、計算機技術，并可以將這些知識與檔案管理有效的結合起來，熟練操作計算機對檔案進行處理。然而實際上，現階段很多檔案管理人員的素質還不能夠達到要求，主要原因是，第一，檔案管理人員很多都是原有的一些管理人員，人員結構比較老化，這些人對于新知識的學習能力和理解能力比較弱，不能適應現代化的電子信息技術，不能夠掌握好計算機的運用，不符合電子化檔案的人才需求。第二，很多檔案管理人員雖然具備豐富的經驗和管理知識，但是在計算機運用方面還不是很熟悉，對于計算機軟件的運用不熟悉，也就無法處理海量的信息和檔案，使得檔案電子化建設要求無法達成。

4.電子檔案管理存在較大的安全隱患

當前，我國加強了對網絡安全的重視，人們認識到網絡安全的重要性，也開始采用各種手段來維護網絡安全，然而網絡安全體系和保障體系還沒有完全形成，這對電子檔案管理的安全性有著較大的威脅，再加上一些電子檔案管理人員在工作中的疏忽，使得電子檔案面臨著較大的安全隱患和潛在的威脅。這會對電子檔案管理工作造成不利的影響，甚至會造成一些利益上的損失。

三、大數據時代文書檔案電子化建設研究

1.加強文書檔案基礎設施建設

大數據時代，傳統的檔案在管理過程中存在的嚴重滯后性，在使用過程中也不方便，沒有辦法滿足信息社會對于檔案管理的需求和對資源的需求。首先，要建設和配備現代化的檔案管理庫房，建設滿足檔案數學化和電子文件的基礎設施設備，以滿足檔案電子化的需求。在建設檔案庫房過程中要將各種設施配備齊全，包括系統硬件、安全保障系統、基礎軟件等。比如可以配備進行全文識別的掃描儀、檔案專用刻錄機等。檔案部門也要做專業的服務器，配備專用的儲備設備。其次，要引進先進的設備和管理技術，構建高效的檔案查詢系統，提高檔案的利用率，實現檔案的資源共享。對檔案的數據進行更深層次的處理，構建強大的檔案管理系統，實現檔案管理的信息自動化，實現檔案的互動連通、資源共享。

2.科學合理利用相關技術手段

在檔案管理過程中要使得信息更好的保存，實現資源更好的利用，就要對先進的科學技術進行合理的運用。第一，簽署技術應用，就是在檔案電子文件中實現數字化簽名，這些電子簽名可以作為重要的依據，檢驗電子文件的完整性、安全性以及原始性。當前，電子文件應用簽署主要包括光筆簽署和數字簽名技術。第二，要采取一定的防范措施，對于一些重要的電子文件要將其設置成為只讀模式，這樣用戶在查詢使用過程中不能夠對文件中的內容進行更改，只能進行閱讀，這樣大大增加了電子檔案的安全性，使得電子檔案在管理過程中可以更加安全。第三，使用加密技術，要對電子檔案使用一些合理的加密技術，特別是一種保密性比較強的文件，這些文件不是對外公開的，要進行加密，保證其安全性，防止出現泄密。這種技術就是通過數字技術對這些需要加密的文件進行數字偽裝，可以采用雙密鑰法來進行加密，防止普通用戶的訪問，對用戶的操作進行合理的限制。

3.制定完善的文書檔案

在電子檔案管理過程中，要制定和完善相關的管理制度，而電子檔案在建設和管理中相對比較復雜，區別于紙質檔案的管理，這些電子檔案在管理中要進行有條不紊的展開，就需要一套統一的制度和規范。國家檔案局頒布的《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等制度在其中起到非常大的作用。在實際的管理落實過程中，要嚴格按照電子檔案制定的規范制度來進行，才能有效的實施，發揮應有的作用。首先，要按照國家頒布的檔案管理規范，將電子文件、文檔等電子檔案進行規范化，使其可以達到質量標準。其次，要對電子檔案產生的流程進行規范，包括紙質檔案如何轉化為電子檔案、這些文件的產生、收集、流轉、鑒定、分類、存儲等都要有明確的規定。此外，對于電子檔案的查詢、傳輸和利用也要有一定的制度來進行規范，使得電子檔案在運用過程可以更加規范，實現電子檔案合理的運用和管理，推動電子檔案文明化管理，從而為人們提供更多的資源，使得資源利用率可以得到提高。

4.重視文書檔案安全保密工作

在電子檔案管理過程中一定要重視其安全性，對電子檔案進行安全性的管理，主要從人的角度和物的角度來進行合理的防范。一方面是從人的角度而言，要加強對檔案管理人員的培訓，使得檔案管理人員的安全意識可以得到提高，樹立起安全意識和責任意識，嚴格遵守檔案管理的相關制度，嚴格按照一定的程序來進行管理工作，防止自己在管理工作中存在失誤;另一方面來說，要通過引進先進的檔案設備來提高檔案的安全性，從科學技術層面來對檔案進行保護，維護一些保密檔案的安全性，使得紙質檔案和電子檔案都可以更加安全。在電子檔案防護過程中還可以對其進行隔離，使得這些電子檔案可以在一定范圍內進行傳播，防止文件流向外部。對涉密的文檔要進行加密，有專門的技術人員做好防范的措施，對文檔進行電子化的加工;不僅如此，還要做好文檔的電子化分類，將這些電子檔案按照一定的類別做好分類，從而在查詢使用過程中可以更好的進行利用;在電子檔案中還要進行一些網絡安全軟件的設置，防止網絡病毒和網絡黑客的攻擊，定期進行安全維護，對于使用者做好權限的設置;建立標準化的檔案庫房和機房，配備專業的設備，防止電子存儲過程中受到電磁波的干擾，防止文件和檔案受到破壞。

四、結束語

總而言之，在大數據時代，電子檔案成為一種趨勢，電子檔案有著非常大的優勢，在存儲過程中會更安全，使用過程會更方便，因此電子檔案在管理過程中就非常重要。檔案管理工作者要加強自身計算機和網絡技術的學習，緊跟時代的步伐，提升電子檔案管理的水平，為發展提供有力的支持。

參考文獻：

[1]趙一榮，梁 媚.大數據時代高校文書檔案電子化建設研究[J].山西檔案，2019

[2]王 莉.大數據環境下高校檔案電子化管理研究[J].中國多媒體與網絡教學學報（中旬刊），2019

[3]吳園園，劉 玥.大數據環境下高校檔案電子化管理研究[J].科技資訊，2019