信息時代測繪檔案管理路徑探析

蘇青麗

摘 要：測繪檔案在國民經濟建設中發揮著重要作用，文章對測繪檔案的基本內涵及特點進行了分析，指出測繪檔案具有類別多、保密性要求高的特點。測繪檔案在實際管理中仍存在管理手段落后、服務理念陳舊、專業人才缺乏的問題，為更好地適應信息時代的發展，測繪檔案管理應從四個方面著手提升水平，即完善制度、更新觀念、改進手段及引入人才。

關鍵詞：測繪;檔案;測繪檔案

測繪檔案屬于專門檔案，具有較強的專業性，在國民經濟建設中發揮著重要作用。信息時代的到來，信息技術的高速發展，測繪檔案的管理面臨著新的機遇與挑戰，如何適應時代發展，充分利用信息技術服務測繪檔案管理值得探究。本文擬對新時代測繪檔案的特點進行分析，就當前測繪檔案管理存在的問題進行系統剖析并據此探究解決策略，以期為測繪檔案的有效管理提供參考及借鑒。

一、測繪檔案的基本含義及特點

目前，盡管針對測繪檔案的概念闡述略有不同，但其基本內涵是一致的。筆者參照檔案的基本定義理解，測繪檔案主要指在各種測繪活動中形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄，目前較為常見的測繪檔案主要包括大地測量檔案、航空攝影檔案、地形圖檔案等類別。而從不同的產業來看，測繪檔案包括海洋檔案、房地產測繪檔案、城市測繪檔案等等。總體而言，新時代，測繪地理呈現出以下特點：

一是類別多。從上文的描述中可以看出，測繪檔案所涉的類別多，信息數據量大，載體豐富。從類別來看，根據《測繪地理信息業務檔案管理規定》，測繪業務檔案主要包括十大類，如基礎測繪項目檔案、工程測量檔案、應急測繪保障服務檔案、公開地圖制作檔案，等等。細化業務檔案，包括立項文件、檢驗驗收報告、合同、圖例簿等紙質材料，還包括DEM、正射影像DOM等電子數據。此外，還包括磁盤、視頻、音頻、光盤等物質載體。總體而言，測繪檔案種類多、數據量大，特別是進入信息時代，信息呈爆炸式增長，信息技術愈發先進，加之紙質檔案逐步實現數字化，數據信息成為測繪檔案的重要組成部分。

二是保密要求高。前文已經提到目前測繪地理信息業務檔案劃分為十大類別，相關的測繪數據、成果關系到國家主權、國家機密與國家安全，從事測繪工作及測繪檔案管理的人員必須具備高度的保密意識，確保測繪檔案實體與信息的安全。譬如，地理國情監測（普查）檔案，運用GNSS、RS、GIS等現代測繪技術，對地形、交通、水系等要素進行動態監測，從地理的角度分析國情、研究國情，輔助政府決策，為社會提供權威的地理國情信息。又如，測繪檔案中的技術設計涉及主持單位的知識產權，合同設計雙方隱私，等等，一旦泄露可能造成難以逆轉的損失。因此，測繪檔案的保管應嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關法律，提高保密意識。

二、信息時代測繪檔案管理存在的問題分析

信息時代，測繪檔案數字資源與日俱增，紙質檔案與數字資源共同發揮著重要作用，當前，國家檔案事業總體遵循“存量數字化，增量電子化”的宏觀戰略，測繪檔案也遵循上述戰略，逐步推動檔案信息化建設，但從測繪檔案工作實際分析，測繪檔案管理仍存在以下問題：

1.管理手段落后

當前，檔案管理整體遵循“存量數字化，增量電子化”的發展戰略，為推動數字化進程出臺了系列政策法規，總之，檔案行業正逐步推進檔案信息化建設。測繪檔案是專門檔案，緊隨國家政策方針進入全面信息化建設階段，但從測繪檔案管理的實際工作來看，部分機構測繪檔案的管理仍以傳統手工管理模式為主，信息化管理方式運用程度不夠。測繪檔案管理的信息化起步較晚，系統功能不夠成熟完善，存在管理效率低下、數據不準確的問題。如何運用信息技術優化管理流程和手段是今后測繪檔案信息化建設需探究的重要問題。此外，管理手段落后還體現在設備配備方面。管理設備陳舊仍是當前阻礙測繪檔案信息化建設的重要因素。測繪檔案的信息化建設需配備專業化的軟硬件設施，包括運行系統、管理軟件、存貯環境、標準庫房及安全設施等，但實際檔案管理過程中仍存在庫房設施老化、安全設施缺失、電腦運行環境不安全、運行速度慢等問題。

2.服務理念陳舊

提供利用是實現檔案價值的根本路徑，測繪檔案專業性強且保密性要求高，因此其服務模式和管理方式也不同。受傳統管理模式和傳統觀念的雙重制約，測繪檔案的服務仍處于“被動服務”階段，管理人員主動服務的意識薄弱，很大程度上影響檔案作用的發揮，影響檔案價值的實現。隨著信息技術的發展和公眾檔案意識的逐步強化，公眾對檔案的利用需求逐步增強，這就為檔案價值的實現提供了良好的機遇。但受到傳統管理模式的制約，檔案信息化程度相對較弱，用戶獲取測繪檔案信息的途徑和渠道有限，獲取信息的便捷程度也較低，這將削弱用戶的利用積極性。此外，測繪檔案管理對于檔案管理人員綜合素質要求較高，但實際中缺乏此類復合型、應用型人才，導致檔案管理人員難以滿足工作需求。加之測繪檔案工作者缺乏主動服務的意識、創新意識和創新能力較低、競爭意識和憂患意識缺乏等等，也制約了測繪檔案工作的發展。

3.專業人才缺乏。從整體上分析，測繪檔案管理對管理人員的要求較高，測繪檔案本身具有較強的專業性，需對測繪專業知識有一定的了解;而檔案管理也是一項專門性強的工作，需要管理人員經過系統專業的訓練才能適應各類載體檔案、各種類型檔案的管理要求;此外，加上信息社會檔案信息化建設的發展需求，檔案管理人員還需掌握基礎的信息技術，如辦公軟件的使用、OA系統使用、信息檢索及系統開發等，還需具備一定的大數據技術，如數據分析、數據挖掘等。可以看出，信息時代測繪檔案的管理對人才的綜合素質要求較高，而從當前的工作實際來看，完全滿足測繪檔案管理工作要求的復合型人才較少，部分機構尚未設立專職人員進行檔案管理工作，這在一定程度上影響測繪檔案管理的工作效率。因此，如何全面提升綜合素養以適應工作要求值得探究。

三、信息時代測繪檔案管理的路徑分析

前文已經對測繪檔案管理過程中存在的問題進行了分析，信息化時代，測繪檔案管理面臨新的機遇與挑戰，為更好地適應信息技術的發展，有效滿足社會對測繪檔案的信息需求，筆者認為可以從以下幾個方面著手優化測繪檔案的管理。

1.完善制度。規范檔案管理需要完善的制度作保障，測繪檔案的管理主要參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》《保密法》等法律，測繪業務檔案的管理主要以《測繪地理信息業務檔案管理規定》和《測繪地理信息業務檔案保管期限表》為依據。《測繪地理信息業務檔案管理規定》共七章三十五條，包括總則、機構與職責、建檔與歸檔、保管與銷毀、監督管理及附則等七大內容，為測繪檔案的有效管理提供了參照依據。但隨著信息化進程的逐步推進，測繪檔案的信息化建設缺乏有效的參照標準，檔案行業與測繪行業的主管部門應加強聯合共同探究出臺相應的標準規范為測繪檔案的信息化建設提供強有力的制度保障。

2.更新觀念。更新觀念主要針對測繪檔案從業者，測繪檔案管理者應從三個角度出發，更新觀念：一是改變“重藏輕用”的傳統觀念，盡管測繪檔案保密性較高，但提供利用是實現其價值的重要途徑，要根據信息公開的要求將可公開的測繪檔案進行提供利用;二是改變“被動服務”的固定觀念。傳統的檔案管理工作只有在用戶提出利用需求時才開展檔案利用服務，這就在很大程度上阻礙了檔案價值的發揮，檔案工作者應樹立主動服務意識，積極開發測繪檔案資源，通過檔案編研工作將有價值的測繪檔案用于社會服務中;三是樹立檔案工作“信息觀念”。測繪檔案工作者應客觀認識到信息時代測繪檔案管理的新特點、新趨勢，客觀分析個人適應信息時代的優勢與劣勢，著力全面提升自身綜合素質，以更好地適應崗位的需求。

3.改進手段。加快測繪檔案的信息化管理進程，改變傳統的管理模式，改進管理手段已成為適應信息時代發展的必然趨勢。改進手段應關注兩個方面：一是配備完善的軟硬件設施。如開發或采購符合單位實際需求的檔案管理系統;構建完善的數據庫系統;建設智能庫房，配備完備的溫濕度控制系統;配備性能良好的安全防范系統;等等。二是逐步推進測繪檔案的信息化建設進程。一方面是傳統載體檔案的數字化建設，有步驟有規劃地對紙質檔案進行數字化加工;另一方面則是充分運用現代技術開展測繪檔案管理工作。如將檔案管理系統與單位OA系統進行有效對接，實現電子文件的即時歸檔;此外，積極開展檔案網站建設，積極主動為用戶提供信息服務，網站開通互動交流板塊，實現兩者的互動交流。

4.引入人才。信息時代，測繪檔案工作對于復合型人才的需求愈發強烈，提升人才綜合素養是適應信息時代測繪檔案工作的必然要求。從檔案機構來說，一是注重專業人才的引進。在人才引進階段，應注重引入檔案或測繪類專業人才，設置專職的測繪檔案管理工作者，避免以兼職檔案員管理檔案。二是鼓勵檔案工作者繼續深造。為測繪檔案工作者提供良好的學習機會與平臺，如行業類的業務培訓、繼續教育，出臺相應的政策鼓勵檔案工作者通過在職或全日制的方式提升學歷。而從檔案工作者來說，首先應提升檔案業務水平，熟練掌握測繪檔案管理的流程與要求，按照相關法律法規制度規范管理測繪檔案，并積極探究策劃檔案信息化管理的有效策略。其次，注重學習，培養創新意識與思維，能夠靈活地處理測繪檔案管理過程中存在的問題。再次，積極參與行業開展的各類培訓，包括業務培訓和學術研討，掌握行業內前沿動態，更好地開展檔案服務工作。

參考文獻：

[1]測繪地理信息業務檔案管理規定[EB/OL].[2019-12-24].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2015-03/26/content_92560.htm.

[2]地理國情監測[EB/OL].[2019-12-24].https：//baike.so.com/doc/445102-471304.html.

[3]張瑤瑤.信息化時代測繪檔案管理工作機遇與挑戰[J].山東檔案，2019