電子政務系統中的檔案管理：整合共享

張桂利

摘 要：電子政務系統中檔案信息資源的整合與共享與檔案信息建設密切相關。根據檔案信息建設的基本條件，有針對性地制定檔案信息資源整合共享策略。只有這樣，才能有效促進檔案資源的跨單位、跨部門互聯互通，集中深入挖掘檔案內部的關聯性，發揮檔案信息資源的集約化作用。

關鍵詞：電子政務;電子檔案;檔案整合;檔案共享

電子政務環境下，電子檔案管理系統建設情況各異，檔案整合共享的層次性、復雜性特點突出。從信息背景下文件集成與共享的現狀出發，根據我國分散和集中的電子文件實體管理模式的特點，分別分析了相應的電子文件集成與共享方式。

一、檔案整合共享的多種模式

從表面上看，上述模式主要依據檔案實體與管理體制的集中與否進行區分;實際上，在信息化背景下，傳統意義上的“檔案實體”概念正被賦予“電子檔案實體”的涵義。因此，在不同的檔案整合共享模式中，電子檔案實體采用集中式或分散式管理，也決定了其整合共享中將遇到的問題，如電子檔案管理系統的一致性與異構性、檔案共享途徑的單一性與多樣性、檔案管理體制的縱向性與橫向性等，這也意味著電子檔案整合共享的方式與途徑依據實際情況具有多種實現模式。電子檔案整合共享與電子檔案實體管理及檔案信息化關聯密切。一方面，電子檔案實體管理反映檔案實體與信息整合共享的需求，應當據此制定相應的電子檔案整合共享策略。另一方面，檔案信息化建設情況決定了電子檔案整合共享的基本條件，電子檔案整合共享需根據檔案信息化建設采取相應的整合方式與共享途徑。因此，電子檔案整合共享模式的多樣性實質上包含電子檔案實體管理與檔案信息管理等多重因素的相互影響，從理論研究的角度而言，實踐中積累的經驗性成果應當置于普遍的框架下進行分析和總結，才能更好地發揮其普遍性價值。

二、集中式電子檔案整合共享

1.基于共享平臺的電子檔案整合共享。建立跨單位的電子檔案整合共享平臺，就是要在電子檔案集中存儲的基礎上，構建可擴充、可集成、可交換的復合數據庫系統，實現電子檔案實體集中管理與檔案信息資源統一共享，為各單位提供決策支持。電子檔案整合共享平臺建設的實現方式主要是以檔案館為中心的“云模式”，即由檔案館或檔案行政管理部門牽頭研發統一的電子檔案管理系統供各單位使用，解決技術異構問題，并為各單位提供集中統一的存儲，檔案部門可以通過私有云建設標準統一的檔案資源池，再通過公有云建設規范統一的應用平臺。相較于分散式條件下的檔案整合模式，電子檔案整合共享平臺可以在保持現有檔案管理機制的情況下，對不同來源的檔案信息資源進行整合開發，使得反映同一主題的檔案信息資源能夠集成起來，便于提供深層次利用。在電子檔案整合共享平臺的具體運行中，可以通過權限控制賦予不同角色的部門或人員以不同的功能與操作內容。

2.基于電子文件中心的電子檔案整合共享。相較于傳統載體檔案管理，電子政務環境下更容易實現電子檔案的實體集中，這為電子文件中心的建設與實現創造了可行性。基于電子政務環境下的網絡應用，可以將各單位的電子政務業務系統與電子文件中心聯通，從而完成電子文件的實時、在線歸檔，并能夠在歸檔階段即實現電子檔案的實體集中，為深層次的電子檔案整合共享奠定基礎。電子文件中心統一面向電子政務系統中的各個業務子系統，與業務系統之間不再是一對一的關系，而是一對多的關系。一方面，由于電子文件中心集中保管電子檔案實體，需要通過一對多的檔案利用服務平臺為各業務單位提供電子檔案共享，這意味著電子文件中心較其他整合共享方式更加具備強化檔案信息服務的驅動力。在文件中心的體制模式下，電子文件中心的實際運作獨立于各單位之外，因此電子文件中心承擔更復雜的檔案共享責任，但同時也具備更高的自主服務權力，這有利于電子文件中心以用戶需求為導向，提供更具個性化、專業化的檔案信息服務。

3.集中式電子檔案整合共享的優勢。無論是建立電子檔案整合共享平臺或是電子文件中心，兩種方式在本質上都對各單位的電子檔案實體實行集中統一管理。電子檔案實體的集中管理為電子檔案整合共享創造了良好的基礎，使得跨單位檔案信息資源的利用深度和廣度都有所擴展。

三、電子檔案整合共享的發展趨勢

電子檔案整合模式與共享方式的選擇應當結合實際背景與實踐條件。就我國電子政務系統建設的現實情況而言，我們認為，相較于分散式的信息交換與共享，電子檔案的集中式整合共享更有利于真正實現單位間檔案信息資源的互聯互通與深度整合，并且具有更突出的應用需求和更好的實踐效果。隨著電子政務系統的整合式發展需求日益突出，集中式電子檔案整合共享也具備了一定的實施條件與現實意義。具體而言，電子檔案實體的集約化管理是集中式電子檔案整合共享的首要基礎，這在特定行政區域或專業系統內的電子檔案管理中具有較高的可行性，我國也已經有許多有益的探索可供借鑒。無論從實際政策、學術研究或是探索經驗中看，目前我國的檔案工作在技術、體制與管理方面都反映出集約化的發展態勢，這意味著基于集中式的電子檔案整合共享具有極大的發展空間。因此，在這一背景下，我們認為，推動集中式的電子檔案整合共享不僅有利于檔案工作的提升，也有利于促使電子檔案管理在電子政務系統環境中更好地發揮支撐性作用。要促進、深化集中式的電子檔案整合共享，還需逐步完善、優化集中管理條件下電子檔案整合共享的策略。一方面，在管理上，應當完善管理體制、機制建設，以檔案管理與應用的需求為核心，構建更有利于電子檔案集中管理與整合共享的跨部門檔案工作體制，如建立特定行政區域內、行政單位間的聯合檔案室、文檔中心等檔案集中管理機構，并在電子檔案的整合管理、共享共用方面建立科學合理的運行機制。另一方面，在技術上，需要進一步加強檔案語義關聯以及檔案本體的應用，使得集中管理模式下的電子檔案能夠真正發揮有機聯系的外在價值，這是大數據背景下強化檔案內容管理的需求，也是電子政務對于檔案利用提出的要求。

總之，電子政務系統中的檔案整合共享與檔案信息化建設模式、跨機構的檔案利用需求等因素息息相關。基于電子文件集成共享的基本現狀，基于電子文件實體的分散集中管理模式，分別對我國當前的跨單位電子檔案整合共享方式與途徑進行了梳理，并對我國電子檔案整合共享的發展態勢進行了分析。

參考文獻

[1]王建華.淺析電子政務系統中的檔案管理：整合共享.2018.

[2]胡海洋.探討電子政務系統中的檔案管理問題.2018.