淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

孫崇梅

摘要：事業(yè)單位檔案管理中電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，也不能避免的現(xiàn)實(shí)。要不斷研究電子檔案管理中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，不斷加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全的管理電子檔案的目的，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求。本文具體分析了事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題，提出了新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案管理;有效對(duì)策

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。事業(yè)單位檔案管理中電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性，日益為檔案界矚目。文件載體的這一變化，給我們的生活和工作帶來(lái)巨大的變化，同時(shí)由于電子文件不同于傳統(tǒng)的記錄形式，將給檔案工作帶來(lái)新的生機(jī)和活力，也在管理形式、管理方法等諸多方面給廣大檔案工作者提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題

1、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的重視程度不夠，思維方式觀念陳舊

對(duì)電子檔案的重視不足，主要是由于長(zhǎng)期以來(lái)部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)造成的。在一些部門(mén)和單位，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不會(huì)對(duì)部門(mén)或單位的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。所以，他們很少關(guān)心檔案工作，對(duì)剛剛出現(xiàn)不久的電子檔案管理自然存在重視程度不夠的現(xiàn)象。與此同時(shí)，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問(wèn)題。他們沒(méi)有及時(shí)意識(shí)到，由于工作環(huán)境和工作對(duì)象的變化，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有很大的區(qū)別，需要及時(shí)在思維觀念上進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng)。相反，由于受封閉、守舊的檔案管理觀念的影響，他們對(duì)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性認(rèn)識(shí)不足，產(chǎn)生了“抗拒”心理，使檔案管理電子化、信息化建設(shè)受到一定的影響。

2、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的范圍不夠明確，檔案管理存在漏洞

電子檔案的特點(diǎn)是量大卻沒(méi)有物質(zhì)化，它們必須依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能夠得到體現(xiàn)。在電子檔案的管理工作中，雖然規(guī)定了重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔等應(yīng)定期備份，但對(duì)究竟哪些系統(tǒng)、文件等必須以硬盤(pán)介質(zhì)形式保管、如何形成介質(zhì)檔案、以什么介質(zhì)保存等問(wèn)題并沒(méi)有明確的規(guī)定。另外，在電子檔案的管理中，還存在電子檔案保存不連續(xù)、不完整等問(wèn)題，且在電子檔案管理中還存在一定的漏洞。當(dāng)前，電子檔案的存儲(chǔ)主要使用的是U盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等介質(zhì)，并沒(méi)有像紙質(zhì)檔案一樣列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿，電子檔案隨意放置的現(xiàn)象較為普遍，而且計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案尚缺乏防止拷貝的技術(shù)措施，也未將其列入檢查內(nèi)容，從而在一定程度上影響了電子檔案的管理，形成管理上的漏洞。

3、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的安全性估計(jì)過(guò)高，對(duì)其忽略了利用中的潛在問(wèn)題

當(dāng)前，大部分從事電子檔案管理工作的人員對(duì)電子檔案的安全性都不同程度地存在估計(jì)過(guò)高的問(wèn)題。實(shí)際上，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)面臨著病毒的入侵，同時(shí)也存在被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造的可能性。可見(jiàn)，電子文件檔案存儲(chǔ)的信息并不是完全安全的。與此同時(shí)，電子檔案在利用過(guò)程中也存在不少潛在的問(wèn)題。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用相比，最顯著的特點(diǎn)是迅速快捷，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)很方便地實(shí)現(xiàn)讀取信息。然而，由于電子檔案易于被修改的特點(diǎn)，在電子檔案利用的過(guò)程中可能會(huì)帶來(lái)相關(guān)信息被改動(dòng)或被覆蓋，從而造成電子檔案原稿的破壞。此外，電子檔案易于被修改的特點(diǎn)，亦使檔案保管部門(mén)在電子檔案利用之后進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性與完整性進(jìn)行認(rèn)定。

二、事業(yè)單位檔案管理中加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

要貫徹以人為本的戰(zhàn)略，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案者對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)，探索其規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

由于電子文件更改、復(fù)制非常容易，失去了原件和文件形式上的依據(jù)性，要鑒定文件內(nèi)容的真實(shí)性和原始性，必須依靠信息技術(shù)和制度的支持，例如通過(guò)計(jì)算機(jī)加密、簽署、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)措施、防火墻等技術(shù)來(lái)維護(hù)電子文件的真實(shí)性、安全性;通過(guò)制定電子文件各類參與人員的責(zé)任制度、載體及轉(zhuǎn)換登記制度的管理制度來(lái)堵塞信息失真的隱患。此外，檔案人員必須通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

3、解決電子文件的保存問(wèn)題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題還有待檔案工作者深入研究和探討。目前，我們應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，應(yīng)用安全的數(shù)據(jù)備份手段，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。一旦數(shù)據(jù)損壞、丟失，可以進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修復(fù)，確保電子檔案的完整。對(duì)電子文件依附的載體壽命不長(zhǎng)的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)制定載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與環(huán)境保存標(biāo)準(zhǔn)，盡力使這類載體具有更長(zhǎng)的保存期限。如計(jì)算機(jī)光盤(pán)，維護(hù)其安全穩(wěn)定就要注意防止高溫氧化、潮濕霉變、劃痕的損傷等。還要用高效的網(wǎng)絡(luò)安全防范軟件，防止病毒入侵，防止遭受非法破壞和攻擊。應(yīng)用加密軟件對(duì)重要信息進(jìn)行保護(hù)，確保電子檔案信息的傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程的安全性能。

4、完善歸檔制度，探索管理規(guī)范化的道路

近年來(lái)，我國(guó)檔案部門(mén)針對(duì)電子文檔管理進(jìn)行了深入的探索，逐步摸索出了電子文檔管理的道路，制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，又頒布了《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。我們必須結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從電子文件的產(chǎn)生途徑、類型出發(fā)，明確歸檔電子文件的管理機(jī)制，全面劃定歸檔電子文件的范圍，加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，自己開(kāi)發(fā)或購(gòu)入電子檔案的管理系統(tǒng)軟件，形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法。

5、加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運(yùn)用存儲(chǔ)、傳輸、檢索等技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，更需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案人員本身也要采取積極措施抓好知識(shí)更新，提高自身素質(zhì)，提高自身“含金量”，才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。

總之，電子文件的廣泛應(yīng)用，成為當(dāng)今信息時(shí)代勢(shì)不可擋的潮流。實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的科學(xué)管理，已成為我國(guó)“檔案信息高速公路”的熱門(mén)話題，也是建立與發(fā)展“檔案信息網(wǎng)絡(luò)”一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案管理者只有更新觀念，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際工作出發(fā)，以高度的責(zé)任心，加強(qiáng)文件管理，熟練的運(yùn)用專業(yè)的、科學(xué)的檔案管理平臺(tái)接收、整理和儲(chǔ)存電子信息文件，同時(shí)保證信息安全，才能促進(jìn)我國(guó)電子檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

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[3]?王玉寶.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理中電子文件在檔案管理工作中的作用[J]. 中國(guó)商界（上半月）. 2015（12）

（作者單位：遼寧省昌圖縣鎮(zhèn)村振興發(fā)展服務(wù)中心泉頭鎮(zhèn)分中心）