淺談國有企業(yè)辦文工作

鐘磊

摘要：本文圍繞國有企業(yè)辦文工作，根據(jù)作者的工作實踐與思考，提出做好辦文工作要把好審查關三要素，提寫擬辦意見的兩種類型和兩個要求，處理好質(zhì)量和效率的關系。

關鍵詞：國有企業(yè);辦文工作;提升;策略

做好國有企業(yè)辦公室辦文工作，對于提高企業(yè)工作的質(zhì)量和效益有著十分重要的意義。現(xiàn)結合自己的工作經(jīng)歷，對提高國有企業(yè)辦公室人員辦文基本功，談幾點體會。

一、收文把關審核

工作中常收到一些傳真或信函，正文標題是“關于舉辦某某管理能力提升培訓班”之類的通知，落款單位為省字號的培訓中心或專業(yè)委員會，請單位相關領導干部參加。文件格式規(guī)范，正文、附件齊備，印章清晰，但這類文件不該辦。這里涉及原則和常識判斷，一般須包括以下三個方面要素：

（1）文件渠道正常。一般公文由上級單位通過OA或公文流轉形式下發(fā)。《黨政機關公文處理工作條例》（下簡稱《條例》）規(guī)定：涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。其他渠道都是非正常渠道的非正常文件，不收。

（2）來文單位適格。一種情況是不具備發(fā)文資格的單位發(fā)了文件，比如上面提到的某某培訓中心、專業(yè)委員會等，這種文件不辦。第二種情況是越級行文。《條例》規(guī)定：一般不得越級行文，特殊情況越級行文，要抄送上級機關。

（3）行文規(guī)范。一是報告中不得夾帶請示。例如下屬企業(yè)向集團總部報送有關工作情況報告，目的卻是要求保障經(jīng)費投入，不辦。二是不得違反一文一事原則。例如某企業(yè)《關于××項目實施的請示》提出如下要求：1.請上級單位作為牽頭單位;2.給予經(jīng)費支持。這種文件無從下手，因為事務件和經(jīng)費件呈批程序不同，附件材料也不同。如果同意項目實施，經(jīng)費問題還要另外報件。三是不得直接給領導個人行文。邀請領導出席活動或提供經(jīng)費支持，抬頭不能寫單位領導姓名。《條例》規(guī)定：除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文。

二、擬辦意見的策略

擬辦意見的目的有兩個：一是節(jié)省領導批閱文件的時間，提高工作效率。二是發(fā)揮參謀助手作用，供領導決策參考。擬辦意見質(zhì)量高低充分體現(xiàn)了辦文人員的政治理論水平、綜合分析能力、文字表達能力。按照前人工作經(jīng)驗總結，擬辦意見大體可分兩類：

（1）“程序性擬辦意見”。是指提出承辦文件的主體、辦理步驟和辦理目標，呈領導審批同意后即交相關主體按照辦理。這類擬辦意見主要針對上級要求貫徹落實的文件、同級商請協(xié)助的文件和下級請求幫助的文件。這類擬辦意見提寫較簡單，注意三點：一是分工準確。熟悉部門和下屬企業(yè)的業(yè)務內(nèi)容，精準布置工作，以免文件重辦。二是綜合平衡。綜合考慮承辦方實際狀況，適當進行勞動量平衡，做到既講原則又合情合理。三是注重反饋。領導重要批示擬辦時寫明幾日內(nèi)反饋情況，重大文件如中央、省市委政策指導性文件等，要寫明于幾月幾日前報送貫徹落實情況。

（2）“結論性擬辦意見”。是指綜合考慮政策要求、文件背景和相關情況，提出解決問題的建議供領導決策參考。這類擬辦意見實際上是輔助決策，是幫助領導作出判斷，是發(fā)揮參謀助手作用的重要體現(xiàn)，要求辦文人員經(jīng)過認真調(diào)查研究和深入思考，在綜合考慮政策法規(guī)、工作實際的基礎上作出判斷。提寫過程中主要注意以下幾點：一是讀懂文件。首先弄清來文意圖，是辦事還是要錢，是依要求辦事還是自主申請辦事。其次要弄清來文陳述的理由，依要求辦事是否屬于剛性要求，自主辦事理由是否充分。二是查找依據(jù)。是否有先例可循，是否有明文規(guī)定，有的還要附上必要的佐證材料，供領導參考。三是把握政策。要具有一定的政治敏感性，熟悉方針政策，把準上級精神，堅持原則，從全局出發(fā)準確判斷事件性質(zhì)。四是協(xié)商溝通。注意與來文單位、業(yè)務處室和相關部門多溝通，注意傾聽和采納各部門的意見。

三、提寫擬辦意見

擬辦意見的提寫主要有兩個要求：

（1）簡明扼要。為節(jié)省時間，提高工作效率，擬辦意見必須簡單明了、重點突出。如果擬辦意見寫得太長，領導看起來費力，還不如直接把文件送領導審閱。講究遣詞造句，通過提煉抓住要點的基礎上用寥寥幾句把事情表述清楚。

（2）微言大義。擬辦人員責任重大，要有原則性判斷，如果不符合政策要求的文件按常規(guī)辦文導致審批通過，就會出現(xiàn)違背政策的重大錯誤。一是要具備較高的政治素質(zhì)。政治上要敏銳，要堅持站在全局、大局角度來看問題，對待工作能從宏觀上考慮，又能在微觀上處理好。二是要具有較強的業(yè)務素質(zhì)。文字表達準確、簡捷、明了。同時，要加強提高綜合協(xié)調(diào)能力的學習鍛煉，培養(yǎng)把握全局、統(tǒng)籌各方的視野和本領，增強把原則性和靈活性結合起來協(xié)調(diào)關系、解決問題的能力，學會換位思考，站在領導的視角，謀全局，當高參，使自身工作與領導決策需求相符，形成上下同心合力推動工作的一體化格局。

辦文工作要注重處理好質(zhì)量和效率的關系，要注意摸索規(guī)律，對各類辦文急緩程度做到心中有數(shù)，處理起來舉重若輕，運用自如。總之，切不可因為時間要求比較急就粗心大意、應付了事。要處理好急和“靜”的關系，在急中保持冷靜，切忌忙中出錯。此外，精簡文件簡報勢在必行，即數(shù)量要減少、質(zhì)量要提高。因為文件從掃描進網(wǎng)開始，擬辦、審核，領導批示、辦理、回復，最少要5、6個程序，涉及辦事的請示、報告，就應該先溝通協(xié)商，具可辦性才行文。