社保業務檔案發展趨勢

趙明瀅

摘 要：隨著互聯網技術的不斷發展，“互聯網 +”時代全方位地與我國的社會經濟和文化、生活的各個領域相融合。電子政務的迅速發展，為社會公眾提供一個公正、規范、透明的平臺。因此，越來越多的經辦業務推到網上，檔案管理的對象也從傳統的紙質材料轉變成電子文件，管理方式和流程必須適應電子文件管理的需要，為互聯網業務經辦提供有力的支撐。

關鍵詞：電子檔案;互聯網+

一、完善電子檔案、積極建立服務平臺

（一）電子文件的概念，是指在數字設備及環境中生成，是以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的文件。在社保業務經辦過程中，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。包括主表、業務要件以及伴隨其產生、流轉過程中形成的全部記錄信息等元數據、電子簽名。

（二）電子文件的優勢

1、有利于提高業務經辦效率和質量。電子文件具有存儲密集，處理靈活、檢索快捷、傳播迅速等優勢，有效提高社保業務辦理效率，簡化流程，對實現社保業務檔案一體化有著促進作用，并且從根本上克服紙質檔案儲存空間大，查詢整理困難，傳遞速度慢等問題。

2、有利提高檔案管理水平。由于檔案是從文件轉換過來的，今天的文件就是明天的檔案，今天的檔案就是昨天的文件，它們之間是不可分割的，因此業務檔案一體化，電子檔案工作必須強調前端控制，確保歸檔電子文件的價值。如業務辦理時掃描圖像不清、格式不規范等問題，將會給檔案工作帶來很大難度。

3、有利于信息資源的開發利用。優質的信息資源是政府管理的基礎和為民服務的依據。電子文件具有紙質文件難以比擬的優越性，理應成為現代社會的優質戰略資源。然而，由于這一新事物還沒有被人們廣泛認識，至今仍然是社會信息化的薄弱環節。加強電子文件的科學管理，就能為信息資源的開發利用創造條件，由此帶來可觀的社會效益。

4、有利于社會信息安全。安全是信息化的命脈，安全出問題，信息化工作將前功盡棄。由于電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環境不穩定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災難性后果。加強電子文件管理，利用電子簽名等手段保障信息安全，應當成為信息化安全的一項重要內容。

（三）電子文件的運用

為了能夠將社保檔案管理的作用發揮到極致，社保部門將社保檔案的管理工作與電子計算機、網絡通信技術等高科技產物結合起來，積極開展社保電子檔案管理工作的建設與完善，搭建金保二期系統完整的社保電子檔案數據庫，并在此基礎上不斷增強社保電子檔案信息的搜索查詢功能，以此社保電子檔案數據庫的完整性、功能性得到充分的體現。同時，社保檔案館還主動完成社保電子檔案的備份管理工作，以此確保電子檔案的真實性與安全程度。雖然目前檔案管理還實行著“雙套制”不可避免存在著重復勞動和資源浪費等局限性。電子文件的運用及今后完善系統搭建以及電子簽名的開發實現電子文件安全保障，“單套制”是對檔案信息傳遞方式和運行體系的一次徹底變革，會提高工作效率、降低保管城北、提升管理效益，是電子政務的前進方向。

二、加快“互聯網+”推進步伐

“互聯網+”是互聯網思維的進一步實踐成果，推動經濟形態不斷地發生演變，從而帶動社會經濟實體的生命力，為改革、創新、發展提供廣闊的網絡平臺。目前，互聯網與社保業務進一步融合，“互聯網+社保”、“一窗通辦”、“一網通辦”業務延續了近年來迅猛發展的態勢，人工智能、大數據、區塊鏈等技術加速向社保業務滲透，社保檔案業務的數字化轉型正迸發出蓬勃生機。

隨著電子政務的迅猛發展，檔案信息資源作為政務信息的重要組成，檔案數字化管理成為電子政務發展的必然需求。目前，檔案館已配合牽頭部門，將電子檔案理論研究應用實踐并提交了電子文件歸檔管理需求說明，為各項社會保險業務網上經辦提供有力輔助支持，有效解決了無紙化網上經辦的要件留存歸檔問題，減少紙質檔案整理工作的人工成本和時間成本，優化了歸檔流程。下一步，檔案館依據國家標準規范，結合“互聯網+社保”方案實施要求，穩步推進信息共享和業務協同，貫徹“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”的以人民為中心思想，充分運用現代信息技術手段，以實現業務遠程申報、電子文件流轉審核、形成版式文件自動歸檔為核心，提出適應網上經辦服務的業務檔案管理模式。

三、推進電子簽名運用

電子簽名是現代認證技術的泛稱，它是數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并標明簽名人認可其中內容的數據。通俗點說，電子簽名就是通過密碼技術對電子文檔的電子形式的簽名，并非是書面簽名的數字圖像化，它類似于手寫簽名或印章，也可以說它是電子印章。

隨著科學技術的發展，互聯網時代的到來，紙質文本為載體的文件將逐漸轉換成電子形式，以電子形式的文件在傳遞、共享、存檔過程中帶來的好處已被大眾認可，進而推動了無紙化辦公的進程。但由于電子檔案既是原始的，很容易被復制，因此極易失真，被篡改后可不留痕跡，真實性問題伴隨其始終，同時電子文檔的多樣性、流動性導致內容完整難以保障，因此電子檔案不同于傳統紙質檔案一旦被保存其真實性將得到很好的保障。

想要實現檔案“單套制”管理，首先需要解決檔案歸檔的安全可靠問題，通過采用加密、簽名等密碼技術，確保檔案數據在長久的保存中不致丟失，不被篡改，并且排除失真，確保真實、可靠、可信。此外法律效力問題是當前檔案歸檔最為關鍵問題。應用電子簽的方案可以賦予電子文件、電子檔案以原始性、真實性和可靠性。電子檔案系統保障了各類電子文件、電子檔案的完整性和安全性。使用PDF簽章服務對歸檔數據進行數字簽名，并加蓋可信時間戳，保證電子檔案的完整性和不可抵賴性。

目前金保二期系統仍然采用參保對象遞交紙質材料、柜臺申報受理、材料數字化、審核并打印《綜合業務處理單》留存的傳統經辦歸檔模式。通過高拍形成的影像本身缺乏完善的業務審核和電子檔案四性（真實、完整、安全、有效）條件，因缺失電子簽名等元數據信息，法律效力不足。

2016年10月國家標準委員會發布《電子文件存儲與交換格式版式文件》確立了OFD格式作為我國版式文件標準，借助OFD版式文件XML+ZIP的容器封裝機制，滿足電子檔案的長期保管要求，解決了單套制電子文件長期歸檔保存的技術難題。在廣泛調研的基礎上，結合社會保險業務經辦實際，設計形成了以電子文件全程在線流轉、元數據數字簽名實時采集、OFD版式文件封裝的歸檔流程，為社會保險業務網上經辦檔案留存提供了方案。這是《電子文件存儲與交換格式版式文件》國家標準在全國社會保險領域的率先創新性嘗試，為OFD版式文件在電子政務領域的應用邁出堅實的一步。

互聯網的發展與運用個，加速了生活節奏，提高了工作效率。檔案事業這一特殊的行業，也要面對新的發展機遇，與其說是挑戰不如說應更加適應，積極主動融入，把檔案與互聯網進行有機地結合，用網絡四位打開突破口，創造新的檔案管理模式，為檔案事業注入新的“興奮劑”也是適應新形勢下檔案工作發展需求。在信息時代，對于的哪敢事業的發展還必須認真思考，重新定位，注重傳統檔案的收管用與現代信息化管理的有機銜接，加快轉型升級，樹立質量觀和服務意識，已服務至上的理念來經營檔案事業，讓其煥發勃勃生機與活力。