檔案信息管理的相關策略探討

靳朝

摘 要：在進行檔案管理工作的過程中，相關的工作人員應該意識到，在信息技術高速發展的今天，以往老舊的檔案管理模式必將被淘汰，作為工作人員檔案管理的工作方式以及工作理念必須與時俱進，所以在檔案管理工作中實行信息化管理是極為必要的。但是許多工作人員對如何進行高效的檔案管理工作感到苦惱，對此本文提出了相關的解決策略。

關鍵詞：檔案管理;工作效率;提升策略

目前干部信息檔案管理工作效率低下，主要原因在于相關的工作人員對檔案管理工作認識不足，單位管理制度不完善。部分領導雖然意識到了檔案信息管理的重要性但是由于資金原因，而顧此失彼;此外信息化平臺的推廣不利，相關的工作人員專業素質有待提高;同時部分但是缺乏合理有效的工作監督機制同樣對檔案管理工作造成障礙。面對這些情況本文提出了以下的解決方案。

一、建立健全檔案管理制度，提供高效工作保障

在進行相關檔案管理工作中，工作效率的保障需要有合理且健全的管理制度作為前提，所以相關的檔案管理單位在人員進行工作之前，需對相應的檔案管理制度進行健全，比如詳細設定文檔一體化制度，歸檔制度以及保密制度，同時還應該基于實際情況進行制定，對相關的工作人員進行一定程度的行為約束，為進行高效的檔案管理工作提供一定的便利條件。

在進行檔案管理工作的過程中，相關單位應該以首先向有關人員講述檔案管理制度，并將相關的制度以文字的形式打印出來，張貼在引人注意的位置，單位的領導層還可以適當監督相關工作人員，同時作為領導也應該以身作則，在工作中應該知曉“令之不行，由上犯之。”的道理，工作人員與相關的領導相互監督，共同踐行檔案信息管理工作制度，同時在完善相關的管理制度的同時，相關的工作人員以及領導必須意識到制度的可行性以及實用性，要能夠很好的對工作人員起到規范和指導的作用，讓相關的工作人員有例可循，為提高新時代檔案信息管理工作創造相應的便利條件。

二、適當增加管理資金投入，優化相應工作設施

在進行信息管理的過程中，很多單位領導對信息化管理認識不到位，所以導致單位檔案管理工作效率低下，工作設施老舊，所以若想實行信息化檔案管理，首先需要相應的領導對檔案管理工作有一個正確認識。此外還可以與有關部門進行簡單的商議，適當增加檔案管理資金投入，優化工作人員的工作設施，為進行信息化檔案管理工作提供便利。

一些檔案管理單位的領導對檔案管理工作不重視，導致工作效率低下，所以作為領導首先應該加強對檔案管理工作的規范，同時適當加強對相關人員的材料收集效率，及時跟進更新，不斷優化檔案信息，保障檔案管理工作的效率，此外在進行檔案管理工作過程中，部分領導者已經意識到檔案管理的重要性，但是由于資金等問題，導致設備老化，從而致使工作效率下降，所以在工作時，可以適當與單位進行溝通，適當增加管理資金投入，優化相應工作設施，建設獨立的檔案管理室，幫助工作人員及時優化電腦等硬件。同時在工作中還需要適當加快檔案信息化建設的過程，及時利用信息網絡技術對檔案信息進行分類匯總，優化相應的檔案數據庫，對相關的檔案進行網絡化管理。同時還可以嘗試公開相應的檔案，并對檔案管理工作進行嚴格的分類，使的檔案管理工作做到公平，公正，公開，為真正提高檔案信息管理工作效率創造相應的便利。

三、構建信息化工作的平臺，積極進行相應推廣

若想進行高效的檔案信息管理工作，首先就需要相關單位構建信息化工作的平臺，同時為真正使信息化檔案管理工作深入人心，所以相關的工作人人員應該積極進行相應推廣，同時在進行信息化檔案管理工作過程中，應該及時對相應的設施進行維修，提供相應的技術力量支持，同時也要時常優化信息管理平臺，鞏固檔案信息化管理成果，提高工作效率。

目前信息技術的高速發展，若想提高工作人員的工作效率，就需要相關單位著手搭建相應的建信息化工作的平臺，使相關的工作人員，切身感受到便利，增強信息化工作意識。同時為進一步使信息化工作意識深入人心，工作人員還應該積極進行相應推廣，同時利用手機等移動平臺，進行相關的管理工作，使工作人員逐漸提高信息化檔案管理工作意識，為接下來進行高效的檔案信息管理工作提供相應的便利條件。此外在進行相關的信息平臺建立的過程中，作為工作人員還應該借助信息網絡建立相應的數據庫，并對相關的檔案進行數據分析，同時將相關干部的檔案進行分類匯總，以便日后查閱，作為工作人員還應該著手，提升自身信息網絡運用技能，加強信息技術的應用，為提高新時代檔案信息管理工作提供一定的便利。

四、實行專業檔案管理培訓，實行新老結合制度

在進行檔案管理工作過程中，作為從事此項工作的工作人員切身感受到，工作效率的高低與自身檔案管理能力的高低密切相關，所以為提高工作人員的工作效率，需要相關單位適當引入專業的檔案管理培訓，提升相應人員的工作能力，同時還可以適當采用新老員工相互合作的機制，提升工作人員整體的工作效率，相互交流提升自身的工作能力。

在進行相應的檔案信息管理工作中，若想真正提高工作人員的工作效率，還應適當引入相關的人才，檔案信息管理工作對于工作人員的專業技能要求較高，從事檔案管理工作的人員首先應具備較為扎實的專業知識，同時還應該對信息技術的辦公軟件有一定的了解，對于在工作中出現的問題，及時進行交流，討論，為提高工作人員的工作效率也應定期對檔案工作人員進行學習與培訓，提升其工作能力，在工作中還應意識到，一些年紀較大的員工，接受新鮮事物較慢，不利于檔案管理工作的高效進行，一些年輕的員工，工作經驗有限，對工作內容不了解，所以在進行相關工作時，單位可以采用新老結合的工作制度，員工之間相互交流，共同解決相應的問題，提高整體的工作效率。

五、設立相應工作考核機制，實行競爭上崗模式

在進行信息檔案管理工作的過程中，有關單位還應該意識到，激發工作人員的競爭意識是提升工作效率最便捷的方法，所以相關單位應該對相應檔案管理人員進行考核，并對其進行量化評比，借助相關的結果直觀的向工作人員展示不足之處，同時對工作效率高，工作態度端正的人員進行獎勵，借助這種模式提高檔案信息管理者的能力。

在進行相關的信息檔案管理工作之時，單位還應該針對工作人員的情況設定相應的監督機制，可以時常借助相關會議對相應的工作進行講述，還可以對工作人員的工作態度，工作內容進行考核，比如詢問工作人員檔案信息管理的種類，概念，以及相關內容，同時還可以對工作人員進行監督，比如設置流動監督員，及時掌握工作人員的問題所在，及時與工作人員進行談話，及時提高工作效率，此外可以讓相關人員針對自己在工作中遇到的問題提出相關建議，單位的領導及時的采納相關建議，還可以對部門的全體員工進行考核，根據工作人員的考核結果，重新劃分崗位，這種方式不僅使工作人員的效率得到提升，還有助于培養工作人員的綜合能力，為接下來的工作提供便利。

綜上所述，若想進行高效的檔案信息管理，首先需要相關單位建立健全檔案管理制度，提供高效工作保障;其次還需要有關部門著手加大檔案管理資金投入，優化相應工作設施;同時還可以邀請專業的管理團隊對工作人員進行培訓并著手構建信息化檔案管理平臺進行推廣;最后單位還應該設立考核機制，激發工作人員的競爭意識，提高工作效率。

參考文獻

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