數字化檔案管理中信息通信技術的應用

摘要：隨著當前科學技術的快速發展，檔案管理工作取得了較大的進步，出現了數字化檔案管理，其能夠有效地適應現階段社會發展的新形勢。然而在數字化檔案管理中，信息通信技術的應用是十分重要的，其能夠為檔案管理服務提供堅實的技術支持和發展途徑。因此本文通過闡述信息通信技術，并探討數字化檔案管理中對信息通信技術的應用，旨在進一步促進檔案管理工作的實效性。

關鍵詞：數字化;檔案管理;信息通信技術;應用

一、前言

數字化檔案管理實際上是一種利用計算機系統技術，通過建立其有序結構的數字化檔案資源存儲信息庫，可以有效地解決傳統文本檔案管理存在的缺陷，并能夠提高資源管理質量和效率。其中信息通信技術則發揮了重要作用，促使檔案服務能夠更加適應信息時代的發展趨勢。但另一方面數字化檔案服務發展的實效性，還要更進一步的優化信息通信技術，促使良好應用，實現數字化檔案管理具有高效性和科學性。

二、信息通信技術概述

信息通信技術是當前信息技術和通信技術的結合，在社會中各個領域都有相對廣泛的應用，尤其是在企業發展轉型以及升級的過程中，是重要的技術支持和發展動力。在檔案管理方面，信息通信技術能夠為檔案工作業務發展提供有效的技術途徑。在信息化和數字化時代下，檔案管理業務正逐漸從傳統實體檔案模式轉型為數字化，在建設過程中，計算機技術代替了以往手工檢索方式，有利于快速查閱和調取相關檔案信息。這其中則是信息通信技術的支持，因此加強計算機軟件和硬件設施建設，推廣信息通信技術有利于充分提高數字化檔案管理的質量和水平[1]。

三、數字化檔案管理中信息通信技術的應用

（一）改進數字化檔案管理

在數字化檔案管理中應用信息通信技術，存在一定的優勢和缺點，首先通過云計算技術能夠豐富文檔的管理模式，具有速度快、精準度高、查詢方便、方式多樣的優點，在當前作為一種關鍵信息管理和溝通的重要工具類型。同時在科學技術不斷發展進步的進程中，數字化檔案管理對計算機網絡的依賴性較大，一旦出現軟件或者硬件故障，則會導致檔案數據受到較大的影響，甚至可能造成數據失真或丟失的可能性。因此在數字化檔案管理中對信息通信技術的應用則要充分掌握其優點和缺點，根據實際的檔案管理特點和需求，揚長避短，有效改進數字化檔案管理，充分發揮信息通信技術對檔案管理質量提高的積極作用。所以，相關檔案部門應當盡可能地降低檔案管理對計算機網絡等軟硬件設備的依賴性，及時更新和設計軟件系統和硬件設備。并且要通過信息通信技術增強軟硬件的兼容性，最大限度地避免出現檔案數據丟失或者損壞的可能性。另外還要應用信息通信技術來應對數字化檔案的安全和保密需求，即是設置用戶使用權限，禁止文件被隨意篡改，利用身份驗證技術以及數字簽名技術等，確保數字化檔案管理的安全性[2]。

（二）優化數字化檔案文檔

在數字化檔案管理的背景下，對文檔處理提出了更高的要求，即是將每一份的檔案文件分為前端、中端和末端等，前端通常是形成文件，中端則是有效地對文件進行處理和鑒定，并整理和編目，最后在末端進行永久保存和到期銷毀等。在數字化檔案管理的過程中，應用信息通信技術能夠對檔案文檔進行良好的優化。其主要是信息技術和通信技術的有效融合，促使信息系統集成部署的數據管理可以實現數字化檔案的高效貢獻和傳遞，在一定程度上可以解決信息不對稱的問題，而且也能夠緩解信息孤島的情況。基于此，檔案管理部門要重視信息通信技術的應用，結合部門和個人的實際工作需求，加大信息技術的建設力度，盡可能地提高檔案管理工作人員對信息通信技術的運用和應用能力，從而更好地構建出系統化的檔案辦公網絡平臺，促使數字化檔案文檔管理得到優化。

（三）信息通信推動技術提高檔案管理服務質量

在數字化檔案管理中應用信息通信技術最大的作用即是提高檔案管理服務質量，現階段人們對信息的交流傳遞方式發生了較大的變化，在信息通信技術的支持下，實現了網絡溝通工具呈現集成化、開放化的特點特征，能夠有效打破時空和地理上的限制。因此在數字化檔案管理中優化其應用效果，則就必須要整合信息通信技術資源。結合實際情況，及時更新數字化檔案管理網站平臺，建設主動的信息通信推送服務。在此基礎上則要利用網絡平臺技術和智能服務平臺技術，在信息公開的環境下，針對用戶需求，應用信息通信技術推動數字化信息的互聯共享和合理利用，最大限度地提高檔案管理服務質量。

四、結束語

綜上所述，在數字化檔案管理過程中，科學合理的應用信息通信技術，能夠為檔案管理業務以及服務功能的良好實現奠定堅實的基礎。所以檔案管理部門及相關人員要充分掌握信息通信技術的優勢和特點，加大建設力度，通過整合信息通信技術實現改進和提高數字化檔案管理安全性、優化檔案文檔管理功能以及提升檔案服務質量等，促進檔案事業的向前發展和進步。

參考文獻：

[1]郝磊.數字化檔案管理中信息通信技術的應用對策[J].辦公室業務，2018（13）：42.

[2]賈義燕.數字化信息技術在醫院人事檔案管理中的應用探討[J].山東檔案，2019（05）：69-70.

作者簡介：李舉，甘肅省文化藝術檔案館。