手工批量制作卷內(nèi)目錄和備考表研究

文/國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館） 孫杰

在日常紙質(zhì)檔案整理中，基本的檔案整理無非分類、組合、排列、編號、編制目錄，我們正常需要制作檔案的卷內(nèi)目錄、文件目錄、案卷目錄，最后還要填寫檔案的備考表，雖然在某些時候可以用檔案系統(tǒng)來解決，但在大多數(shù)情況下，需要通過檔案管理員手工錄入的形式來解決，而要用人工分別制作卷內(nèi)、文件、案卷再手工填寫備考表，不僅效率低下，而且容易出錯。故而，我們可以借用Excel來解決這個問題：

圖1 項目檔案整理需要的各種目錄

一、準備工作

我們對檔案進行分類、組合、排列、編號、編制目錄，到編制目錄階段，首先制作文件目錄，把所有的檔案通過文件目錄的方式進行排列、組合，有助于查重、查錯、查缺，這也是檔案目錄制作中必不可少的階段。所以首先，準備好檔案的文件目錄。文件目錄也是檔案文件最詳細的描述目錄，我們也可以在Excel目錄里添加一些其他信息，并以予格式確認。

二、制作卷內(nèi)目錄

把某項檔案的卷內(nèi)目錄合并起來，就是檔案的文件目錄，下圖所示是卷內(nèi)目錄和文件目錄的區(qū)別。

圖1 文件目錄格式

圖2 卷內(nèi)目錄格式

通過識別文件目錄中的所在案卷檔號，即可區(qū)分出每一卷的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容，再利用簡單的vba程序，即可生成卷內(nèi)目錄。主要代碼如下：

三、制作備考表

1.制作備考表前，需要先將卷內(nèi)信息匯總。如卷內(nèi)文件的起止時間、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限等，以備考表中基本信息僅填寫“本卷總計××件，××頁”為例，首先需建立一個輔助表或以案卷目錄為模板進行制作。利用excel中自帶的“COUNTIF”和“SUMIF”函數(shù)進行統(tǒng)計。

其中，COUNTIF的用法為：= COUNTIF（range，criteria）

參數(shù)range表示條件區(qū)域——對單元格進行計數(shù)的區(qū)域。

參數(shù)criteria表示條件——條件的形式可以是數(shù)字、表達式或文本，甚至可以使用通配符。

計算案卷內(nèi)件數(shù)的函數(shù)公式為：

圖3 求數(shù)函數(shù)示意

SUMIF的用法為：=SUMIF（range，criteria，sum_range）

SUMIF中的參數(shù)range、criteria含義同COUNTIF，參數(shù)sum_range表示實際求和的區(qū)域，即Sumif（條件區(qū)域，求和條件，實際求和區(qū)域），第二個求和條件參數(shù)在第一個條件區(qū)域里，實際求和區(qū)域在本文中指文件目錄中的頁數(shù)列。

計算案卷內(nèi)頁數(shù)的函數(shù)公式為：

圖4 求和函數(shù)示意

多條件查詢時可用if語句進行嵌套，或用COUNTIFS進行多條件計數(shù)、用SUMIFS語句進行多條件求和，這是一個技巧，本文不再贅述。

2.將該輔助表作為數(shù)據(jù)源。通過一系列規(guī)整操作，如去除表頭，去除無須批量生成的內(nèi)容，形成一個數(shù)據(jù)源表，通過word郵件的合并功能進行批量生成：

圖5 輔助表格式

3.制作備考表模板。

圖6 備考表示意圖

4.進入【郵件】，選擇【開始郵件合并】，選擇【信函】，【選擇收件人】選擇【使用現(xiàn)有列表】，打開數(shù)據(jù)源，選擇我們剛剛制作完成的輔助表，我們這里叫“備考表清單.xlsx”。最后用【添加合并域】將“件數(shù)”和“總頁數(shù)”以及其他需要批量填寫項目分別插入對應(yīng)位置。

圖7 郵件合并關(guān)鍵步驟示意圖

圖8 插入域示意圖

5.全部搞定后，點擊【完成】中的【完成并合并】，選擇【編輯單個文檔】-【全部】。此時，備考表按順序合成一個文檔，直接打印即可。也可以先點擊預(yù)覽結(jié)果逐頁預(yù)覽自動生成的備考表內(nèi)容。

圖9 完成備考表生成

四、結(jié)語

Excel有很多實用的功能值得我們在日常工作中去開發(fā)和應(yīng)用，檔案工作很多時候需要與Excel打交道，所以熟練掌握一些應(yīng)用技巧對提高工作效率和檔案整理的質(zhì)量尤為重要，通過上述方式進行批量生成可以減少重復勞動，在整理過程中會補充文件、適當分卷或者發(fā)現(xiàn)頁碼錯誤時，只要調(diào)整文件目錄，其他的地方都可以自動更改，而不需要人工的一處一處手工修改，既不容易錯，也不容易遺忘，當然，在制作生成備考表的輔助表時，我們也可以初步生成檔案的案卷目錄，減輕后續(xù)工作量，這里不再贅述。