辦公室檔案管理的可持續發展策略

文/吉林省第五地質調查所 陳瑞晶 趙曉敏 都蕾

辦公室檔案管理工作主要是對單位各項工作中產生的信息資料進行收集、整理、歸納、管理，通過檔案管理工作能夠直接反映出事情的發展過程以及結果，使檔案管理能夠在單位的發展中起到重要的依據。在現代化的發展中，檔案管理工作要跟上時代的發展,并不斷創新，在體現自身價值的同時提高整體的工作效率。

一、辦公室檔案管理可持續發展的重要性

在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項工作提高了效率與質量，而且為企業的發展發揮著自身的價值。首先，促進檔案管理工作的可持續發展。在檔案管理的過程中，能夠依據檔案信息的特點進行儲存與管理，確保檔案管理的連續性，不斷創新管理模式與管理念，用科學合理的管理手段進行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進檔案管理工作的開展。但是需要注意的是，信息資源的搜集、整理、歸納、儲存，每一項工作環節都不是一次性完成的，都是在單位的發展中逐漸整理形成，對此，在檔案管理工作中要確保檔案信息資源的完整性，及時對信息資源進行整理，避免檔案信息出現損壞、丟失、遺漏等現象。其次，在辦公室檔案管理工作中，需要結合時代促進檔案管理工作可持續的發展。要求檔案管理人員在日常工作中，在各個環節，都能按照操作制度進行嚴格的管理，提供信息查詢服務，為單位中的各個部門提供方便。最后，檔案管理工作的可持續發展，有利于推動單位的經濟發展，在多數企業發展中，檔案管理工作都具有重要的作用，只有對檔案管理工作進行有效的管理，才能推動社會的發展。

二、辦公室檔案管理的可持續發展策略

信息時代對檔案管理進行優化與創新，已逐漸發展為現代化的管理形式，使檔案管理工作為單位的發展起到促進作用。

（一）現代化檔案管理。在開展檔案管理工作時，需要創新檔案管理工作理念，將檔案管理工作現狀與實際發展相結合，制定詳細的管理制度，跟上時代的發展步伐，從而有效地提高檔案管理工作的效率。與此同時，由于檔案管理工作的內容比較多，為了給檔案管理工作人員減輕工作負擔，在管理的過程中應用科學的管理手段進行現代化的管理，為檔案管理工作的現代化發展起到促進作用。

（二）優化檔案管理理念。優化管理理念，是檔案管理工作可持續發展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對檔案管理工作的內容與管理職責都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中。其次，在檔案管理工作中，對管理知識進行定期的培訓與管理，使辦公室內所涉及的所有人員都能具備專業的能力，充分掌握管理知識，并能在現代化的發展中，不斷改革與創新檔案管理理念及管理模式，把學習到的檔案知識正確地運用到日常的工作中，促進檔案管理工作的發展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開展交流會，針對問題制定詳細的解決方案，在商討的過程中明確檔案管理工作的開展方向，促進檔案管理工作的開展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

（三）完善管理制度。不斷完善檔案管理工作的管理制度，是實現可持續發展的重要策略之一。其一，對檔案管理制度進行分析，及時發現存在的問題以及不足之處，并且針對問題制定詳細的解決策略。其二，及時地搜集、整理信息資源，按照分類進行存儲，確保檔案信息的完整性。其三，對檔案進行分類管理，可以根據檔案類型、儲存時間等形式進行劃分管理，能夠為日后的查閱工作帶來方便，并且對于一些重點的檔案嚴加管理，提高檔案的安全性。其四，對檔案流程進行梳理，推動各項工作的發展，完善管理制度。

（四）信息化管理。檔案信息化管理，需要配置齊全的基礎設備，計算機、掃描機、打印機必不可少，設備的齊全為信息化管理的開展奠定基礎。與此同時，還要針信息資源進行處理，將紙質文件轉換為電子文件，方便儲存與管理，管理人員的專業能力與綜合素質為檔案信息化管理工作的開展提高保障，實現信息化管理。

三、結語

綜上所述，辦公室檔案管理工作對單位的發展具有重要的影響，不僅要與時代共同發展，還要優化與創新管理制度，使檔案管理工作更加具有規范性，逐漸地把檔案管理工作發展為信息化、智能化管理，促進單位的持續發展。