規范學校會計檔案的綜合管理研究

于建

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-137-01

摘 要 隨著我國各級各類教育事業發展取得顯著成就，持續深化教育體制改革的要求日益鮮明。作為學校財務管理的重要組成部分，會計檔案管理工作需要向制度化、規范化發展，全面提高會計檔案管理質量。本文在介紹學校會計檔案管理重要性的基礎上，分析當前學校在開展會計檔案管理工作中的問題，進而提出革新管理思路，加強和規范會計檔案管理的對策，從而使會計檔案管理融入學校綜合治理體系中，為學校開源節流、創新服務、優質發展提供有力支撐。

關鍵詞 學校 會計檔案管理 問題 對策

一、學校會計檔案管理的重要性

會計檔案即學校在教學、科研、行政管理和其他經濟活動中產生的具有保存價值的會計核算資料。一般來說，學校會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、銀行對賬單、納稅申報表等，這些會計資料同全套電子檔案、會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書一同整理、歸檔、保存。在高度信息化的背景下，信息就是生產力，規范學校的會計檔案管理工作能最大程度開發和利用會計檔案資源，為學校各項事務提供可靠依據。會計檔案是記錄和反映學校經濟活動的重要史料，提高會計檔案管理的規范化程度，有利于解決經濟糾紛，揭露責任事故，為學校審計提供有效資料，防止濫用私權、推諉責任、亂用經費等現象。學校的會計檔案管理不止關系到其財務計劃和經濟決策，還間接影響其教育質量，重視會計檔案管理工作，就是重視學校的可持續發展。

二、學校會計檔案管理中存在的問題

（一）忽略檔案管理工作

管理層重視程度影響學校會計檔案管理工作的正常開展。近年來，我國各級學校開始注重內部會計核算，陸續制訂各部門的會計核算辦法，嚴格采用權責發生制實施會計核算。但部分學校對會計核算的認識過于片面，沒有認識到會計檔案與會計核算的關聯，相應的檔案保管和利用意識淡薄，長期忽視會計檔案日常管理，導致檔案管理內容和流程不完善。有些學校領導將檔案管理誤解為檔案保管，只重視會計檔案的收集、歸檔和保存，沒有在檔案信息資源深層次開發編研上給予政策和資金支持，使得檔案中蘊含的大量信息無法發揮作用。

（二）管理制度松散滯后

由于許多學校并不重視會計檔案管理工作，使得相關流程、架構和章程建設進展緩慢，整體管理制度松散滯后，無法有效指導和約束會計人員的工作。財政部和國家檔案局已于2014年修訂頒布《會計檔案管理辦法》，但絕大部分學校并未嚴格貫徹《管理辦法》的精神和原則，而是繼續沿用歷年的檔案管理習慣，導致有些管理措施與新要求不符，在移交、銷毀檔案時疏于監督、敷衍了事，容易出現檔案信息丟失、誤毀。當前，學校積極推進檔案管理信息化，但未構建相應的信息化管理制度，沒有根據學校實際建立合理的電子文件歸檔、交接和借閱細則，也沒有統籌規劃安全保密工作，導致管理人員濫用職權的情況時有發生。

（三）管理人員素質不高

目前大部分學校的會計檔案管理人員都由會計人員兼任，這些人員長期在財務部任職，雖然有豐富的會計工作經驗，但不熟悉檔案管理類知識，經常按主觀想法來工作，容易出現檔案工作統計材料報送不及時、鑒定分析報告不科學、擅自出借檔案、檔案裝訂不規范等問題。許多學校并未設置專門的會計檔案管理部門，相關人員的薪酬補貼不明確，工作任務繁重，導致其工作積極性不高，加上學校并對未這些人員開設專項培訓，他們對會計檔案管理具體要求不明確，“磨洋工”、得過且過的現象十分嚴重。

三、規范學校會計檔案管理的對策

（一）強化管理意識

會計檔案是經濟活動的直接產物，是學校節約成本、審核支出、預測前景的第一手資料。學校管理層要轉變重會計核算、輕會計檔案管理，重檔案保管、輕檔案利用的錯誤思維，清醒認識會計檔案管理工作的必要性和現狀，加大對會計檔案管理的資金投入，向全校師生介紹會計檔案的概念、類型和作用，提高會計檔案管理工作在財務管理中的地位。在強化管理意識的基礎上，學校可在校園內開設檔案主題日活動，普及會計檔案管理的準則，解讀《會計檔案管理辦法》中的條例，一方面，培養師生的保密意識和責任意識，另一方面，為會計檔案管理規范化奠定群眾基礎。

（二）完善頂層設計

只有具備完整的管理制度，才能在會計檔案管理工作改革中切準節奏、把握規律。學校要明確《會計檔案管理辦法》的指導地位，按照辦法中的要求編制更加細致的管理規則。隨著學校后勤管理職能不斷拓展，會計檔案的范圍和內容也不斷增加，要對檔案資料的分類、歸檔時間、保管期限表和日常檢查等作出清晰的規定，避免因解釋不清引發工作失誤。要嚴格劃分相關人員的權力界限，學校可以根據全局內容區分會計檔案管理工作人員的崗位和職責，采取一崗雙職的內控體系，提高相關人員對崗位的匹配度和自律能力。

四、結語

觀念、制度和人才是學校規范會計檔案管理工作最重要的要素，應強化管理意識，健全相應的管理流程和規章，開展全方位的技能、思想培訓，使學校的會計檔案管理水平提升到一個新層次。

參考文獻：

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